So überzeugen Sie mit einem starken Business Case

Projektplanungen, Prozessverbesserungen und neue Ideen können Ihr Unternehmen voranbringen, doch nicht immer sind sie leicht durchzusetzen – vor allem, wenn sie das Budget berühren. Um eine Idee in die Tat umzusetzen, müssen Sie zunächst die Managementebene von Ihrem Projekt überzeugen. Um die Projektplanung erfolgreich zu präsentieren und das Management mit der Idee zu beeindrucken, bietet sich die Erstellung eines Business Case an. Was genau man darunter versteht, welche Details enthalten sein sollten, wie Sie Business Cases erstellen und erfolgreich präsentieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Business Case: Definition und Unterschiede zum Businessplan

Neben einem Projektantrag kann und sollte in vielen Fällen zur Ergänzung ein Business Case eingereicht werden. Die Definition besagt, dass darin die Zeitplanung, anfallende Kosten, Nutzen und Risiken des geplanten Projekts enthalten sein sollten. Zudem werden Fragen beantwortet und Konsequenzen der Nichtausführung des Projekts aufgezeigt. Damit dient der Business Case also der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und der quantitativen Grundlage für die Genehmigung des anstehenden Projekts. Für größtmögliche Transparenz sollten Business Cases zudem nachvollziehbare Entscheidungsspielräume und Handlungsoptionen beinhalten, die alle Auswirkungen des Vorhabens berücksichtigen und der Managementebene Entscheidungssicherheit geben.

Die folgenden Punkte dürfen laut dem Leitfaden PRINCE2 in einem guten Business Case nicht fehlen:

• Zusammenfassung des Projekts
• Gründe und Auslöser für das Projekt
• Handlungsoptionen für die Ausführung mit einer Bewertung der einzelnen Entscheidungsspielräume
• Erwarteter Nutzen und Potenziale
• Erwartete Negativeffekte
• Zeitrahmen des Projekts
• Kosten des Projekts
• Investitionsrechnung
• Risiken des Projekts

Der Business Case sollte nicht mit einem Businessplan verwechselt werden, der vorrangig allgemeine Unternehmensziele festlegt und potenzielle Wege dahin aufzeigt. Business Cases dagegen beinhaltet spezielle Ziele für einzelne Projekte und Vorhaben. Business Model ist ein weiterer Begriff, der leicht mit den bereits genannten verwechselt werden kann. Dieser bezieht sich jedoch auf das Geschäftsmodell des Unternehmens und beschreibt die grundlegende Funktionsweise der Organisation.

Wofür benötigt man einen Business Case?

Einen Business Case zu erstellen, ist die optimale Vorbereitung auf die Durchführung des Projekts. Offene Fragen werden geklärt, Risiken werden beleuchtet und der zeitliche Rahmen des Projekts wird festgelegt. Dabei werden positive und negative Effekte betrachtet und natürlich auch die Frage des Budgets geklärt. Die Business Case Präsentation – zusammen mit dem Projektplan – sind also eine hervorragende Voraussetzung, um das Projekt erfolgreich zu realisieren.

Die Vorteile eines Business Case

Übersicht und Transparenz

Ein ausgearbeiteter Business Case liefert Managern eine gute Übersicht über das geplante Projekt und seine Details sowie monetäre und nicht monetäre Faktoren, sodass Übersichtlichkeit und Transparenz für alle Mitarbeiter entstehen.

Vergleichbarkeit und Priorisierung

Da verschiedene Optionen und Möglichkeiten gegenübergestellt werden, sind Business Cases ideal, um einen Vergleich herzustellen und einen der verschiedenen Wege zu priorisieren.

Sicherung der Finanzierung

Die im Business Case gelisteten Ausgaben und Investitionsrechnung bieten eine gute Vorlage, um das Einverständnis der Managementebene zu erhalten und die Finanzierung des Projekts frühzeitig zu sichern.

Entscheidungssicherheit

Da die einzelnen Risiken und Kosten der unterschiedlichen Entscheidungswege in der Business Case Analyse beleuchtet werden, erhalten Sie größere Entscheidungssicherheit. Es hilft also dabei, eine abschließende Beurteilung des analysierten Projekts vorzunehmen.

Rechtzeitige Risikoidentifizierung

Risiken und deren potenzielle Lösung werden im Business Case genau betrachtet – lange bevor das Projekt tatsächlich beginnt. Daher sind Manager frühzeitig über alle möglichen Risiken – auch die, die durch eine Nichtausführung des Projekts entstehen – informiert.

Smarter Ressourceneinsatz

Da anfallende Kosten und Investitionen bereits Teil des Business Case sind, können Ressourcen bestens eingeplant und eingesetzt werden. Auf diese Weise unterstützt ein Business Case bei der Investitionsentscheidung.

Abstimmung auf Businessplan

Wie gut das Projekt in den Businessplan passt und wie es dabei helfen kann, die langfristigen Unternehmensziele zu erreichen, kann ein Business Case aufzeigen.

Prüfung der Projektplanung

Business Cases zu erstellen, erfordert Konzentration und Disziplin. Bei der Erstellung können Schwachstellen in der Projektplanung aufgedeckt und beseitigt werden, bevor das endgültige Ergebnis der Managementebene präsentiert wird.

Bestandteile eines Business Case

PRINCE2 liefert einen Leitfaden für die Erstellung von Business Cases. Diese sind jedoch immer individuell und können je nach Unternehmen und Projekt unterschiedlich aussehen. Die folgenden Punkte sollten jedoch in beinahe jedem guten Business Case enthalten sein und nicht vergessen werden:

1. Executive Summary / Management Summary

Die Executive oder Management Summary ist eines der wichtigsten Bestandteile des Business Case, denn diese erste Seite muss die Executive- und Managementebene von Ihrem Plan überzeugen. Gelingt Ihnen das nicht bereits auf der ersten Seite, werden Vorgesetzte den weiteren Business Case wahrscheinlich nicht lesen. Aus diesem Grund sollten an dieser Stelle Situation, Ziele, Zieldatum, Optionen und Empfehlungen zusammengefasst werden. Auch der Ist-Zustand und die möglichen Folgen beim Nichthandeln sollten erwähnt werden. Dabei ist eine prägnante und überzeugende Formulierung besonders wichtig.

2. Ausgangslage und Gründe

Nachdem der Status quo bereits in der Zusammenfassung erwähnt wurde, wird er in diesem Abschnitt näher und ausführlicher dargestellt. Hier sollten Sie noch einmal alle Konsequenzen aufzählen, die eine Weiterführung des Ist-Zustands mit sich bringen würde. Daraus ergeben sich die Gründe und der Handlungsanlass für das Projekt.

3. Optionen

Viele Wege führen zum Ziel! Im nächsten Punkt werden die verschiedenen Handlungsoptionen und Entscheidungsspielräume näher beleuchtet. Hier können beispielsweise die Vor- und Nachteile verschiedener Umsetzungswege betrachtet werden und, wie diese Optionen zum gesetzten Ziel führen.

4. Wirtschaftlichkeit und erwarteter Nutzen

Das Erreichen des gesetzten Ziels – egal, auf welchem Weg – hat für Ihr Unternehmen einen Nutzen oder Mehrwert. In manchen Fällen kann dieser finanziell gemessen oder bestimmt werden, sodass Sie an dieser Stelle die Wirtschaftlichkeit des Projekts durch eine Rechnung nachweisen können. Das können beispielsweise gesteigerte Umsätze oder reduzierte Betriebskosten sein. Allerdings ist nicht jeder Mehrwert eindeutig messbar, wie gesteigerte Kunden- oder Mitarbeiterzufriedenheit. Diese Aspekte sollten dennoch im Business Case genannt und möglichst belegt werden.

5. Risiken

Nicht jedes Projekt bringt nur Vorteile mit sich, denn oft entstehen auch potenzielle Nachteile oder Risiken, die im Business Case Erwähnung finden sollten. Um die Risiken eindeutig zu identifizieren, eignet sich eine Risikoanalyse. Zudem können Sie erwähnen, wie diese Risiken gemindert oder vermieden werden können. Auch nicht nutzerrelevante Nebeneffekte, die weder besonders positiv noch negativ ausfallen, finden sich an dieser Position im Business Case.

6. Zeitlicher Rahmen

Der zeitliche Rahmen des Projekts wurde ebenfalls in der Zusammenfassung erwähnt und sollte an dieser Stelle genauer erläutert werden. Dabei sollten Start- und Enddatum des Projekts genau festgehalten werden. Eventuelle Zwischenschritte und festgelegte Termine stehen ebenso an dieser Stelle im Business Case.

7. Kosten

Die Kosten sind vor allem für die Managementebene von Interesse, denn hier wird über das Budget und daher über das Projekt entschieden. Deshalb sollten Sie Kosten und Nutzen auf einer zeitlichen Achse gegenüberstellen und das Return on Invest (ROI) berechnen, um Executives von Ihrem Projekt zu überzeugen.

8. Bewertungen und Empfehlung

Am Ende des Business Case stehen Bewertungen einzelner Handlungsoptionen und natürlich auch die entsprechenden Empfehlungen an das Management.

Checkliste für Ihren Business Case: Die fünf wichtigsten Erfolgsfaktoren

Realistische Abschätzung

Einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg Ihres Business Case ist die realistische Abschätzung des Projekts. Können die gesetzten Ziele tatsächlich im angegebenen Zeitraum erreicht werden? Ist die Kostenanalyse plausibel? Um beim Management mit der Business Case Präsentation zu punkten, sollten weder die Vorteile heruntergespielt, noch die Zahlen zu optimistisch dargestellt werden.

Selbstverständlich kann ein Business Case Assessment nie akkurat voraussagen, wie hoch die Ausgaben für ein Unterfangen tatsächlich sein werden oder wie viel Arbeitszeit dadurch wirklich eingespart werden kann. Dennoch können verschiedene Business Case Kalkulationen dabei helfen, die aktuelle und zukünftige Lage so genau wie möglich einzuschätzen. Das geschieht beispielsweise durch eine Arbeitszeitanalyse oder eine Kosten-Nutzen-Analyse.

Der Implementierungspfad

Realistische Planung ist auch bei der Ausarbeitung des Implementierungspfads von großer Wichtigkeit, denn die Konsequenzen von zu großem Optimismus oder hohen Ambitionen können schwerwiegend sein. Werden Zwischenziele nicht erreicht, kann der Zeitplan nicht eingehalten werden und die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist inakkurat. Das Budget wird möglicherweise überschritten, Ressourcen können nicht termingerecht beschafft werden und die Mitarbeiterzufriedenheit sinkt.

Aus diesen Gründen ist es wichtig, den Implementierungspfad sorgfältig und realistisch zu planen und Zwischenziele wirklichkeitsgetreu festzulegen. Nur so können akkurate Budgetplanungen stattfinden, die richtigen Ressourcen zeitnah beschafft und auch die Mitarbeiter optimal eingesetzt werden. Eine genaue Planung des Implementierungspfades macht es zudem wahrscheinlicher, dass die Managementebene dem Projekt zustimmt.

Einmalkosten vs. laufende Kosten

Ein Projekt – egal, welchen Umfangs, welcher Dauer und Art – kostet Geld, wodurch das Budget von der Managementebene vor Beginn abgesegnet werden muss. Für eine bessere Übersichtlichkeit und Verständlichkeit sollten daher alle Kosten in der Business Case Berechnung enthalten sein. Das betrifft sowohl die laufenden Kosten als auch die Einmalkosten.

Einige Kosten, wie Schulungen für Mitarbeiter, fallen einmalig an und können als Investition gesehen werden. Andere Kosten dagegen, wie die jährlichen oder monatlichen Lizenzgebühren für Software, zählen zu den laufenden Kosten und müssen gegen die Einsparungen durch das Projekt gerechnet werden. Dafür eignet sich die im nächsten Abschritt beschriebene Break-Even-Analyse oder die Berechnung der Amortisationsdauer.

Amortisationsdauer und Break-Even-Analyse

Neben der Frage, ob sich ein Projekt lohnt, ist für die Managementebene natürlich auch interessant, wann sich das Projekt lohnt. Um diesen Punkt zu ermitteln, gibt es zwei Methoden. Die erste Methode ist die Break-Even-Analyse, bei welcher zuerst der Break-Even-Point ermittelt wird – also der Punkt, an dem sich Ausgaben und Gewinn ausgleichen. Dazu fließen die verschiedenen variablen Kosten oder Fixkosten und die erzielten Gewinne in die Rechnung ein.

Auch die Berechnung der Amortisationsdauer ist geeignet, um herauszufinden, wie groß der Zeitraum ist, in dem die aufgewandten Kosten durch die Investition wieder erwirtschaftet werden. Diese Investitionsrechnung gibt also Auskunft über das Risiko der Investition und kann dabei helfen, dieses Risiko einzuschätzen. Ziel ist es, die Amortisationsdauer so gering wie möglich zu halten, um das Risiko zu senken.

Diese oder beide Werte sollten in einer Business Case Kalkulation stets bedacht werden. Mit präzise kalkulierten Werten kann die Managementebene ihre Beurteilung leichter und sorgfältiger fällen.

Präsentation gut vorbereiten

Eine Business Case Präsentation sollte auf keinen Fall improvisiert und fahrlässig vorgetragen werden, denn der Erfolg des Projekts hängt auch davon ab, wie der Vorschlag den Managern präsentiert wird. Die Ergebnisse sollten dabei zuerst genannt werden, denn diese sind für Executives die wichtigsten Fakten, die zur Entscheidung beitragen. Dabei sollten Sie genauestens auf Ihre Rechnung achten, um eine Scheingenauigkeit zu vermeiden und die Zahlen so präzise wie möglich vermitteln. Auch visuelle Hilfen sind beliebt, um einen besseren und bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Grafiken, Bilder oder übersichtliche Tabellen in verschiedenen Formen machen die Präsentation zu einem besonderen Erlebnis.

Business Case-Beispiel: Wie eine Asset Management Software wie ToolSense die Prozesse von Bauunternehmen verbessert

Um die Business Case Bedeutung zu erklären, haben wir für Sie ein Beispiel anhand eines fiktiven aber realitätsnahen Bauunternehmens zusammengetragen. Die Baubranche eignet sich besonders gut für das Business Case Beispiel, in dem die Implementierung einer Asset Management Lösung untersucht wird, denn das Baugewerbe ist deutschlandweit eine der am wenigsten digitalisierten Branchen. Hier finden noch viele manuelle Hangriffe statt, es werden unzählige Telefonate und E-Mails ausgetauscht, Excel-Listen gepflegt und analoge Unterlagen sortiert. Das bedeutet, dass Mitarbeiter einen großen Teil der Arbeitszeit mit dieser manuellen Organisation verbringen. So entsteht ein großes Optimierungspotenzial, um Arbeitszeit, Ausfallzeit und Asset-Kosten mithilfe einer cloud-basierten Software und automatisiertem Tracking-Equipment zu verringern. Zu diesem Zweck soll die Asset Management Software von ToolSense eingesetzt werden.

Überblick und Ausgangslage

Das beispielhafte Bauunternehmen hat ca. 45 Mitarbeiter und einen Maschinenpark von 20 großen Baugeräten sowie ca. 100 kleineren Geräten. Diese umfassen Assets wie Bagger oder Rüttelplatten. Ziel dieses Projekts ist es, die Planungs- und Dispositionsprozesse im Unternehmen zu verbessern, indem die Asset Management Software von ToolSense und dazugehörige Asset Tracking Hardware implementiert wird. Hierzu wird zunächst der gesamte Maschinenpark inventarisiert und ein digitaler Zwilling aller Geräte angelegt, auf den alle Mitarbeiter über eine Software Zugriff haben. Das ermöglicht ein Arbeiten mit dem gleichen Informationsstand, unabhängig von der Abteilung.

Business Case Kalkulation: Wirtschaftlichkeit und erwarteter Nutzen

Durch die Implementierung von ToolSense entfällt die Pflege mehrerer Excel-Listen, Ordner und Dokumente, da sich alle Informationen rund um jedes Asset in der cloud-basierten Plattform befinden. Diese kann genutzt werden, um Maschinen und Geräten an unterschiedlichen Standorten zu verwalten. E-Mails, Telefonate und Briefverkehr werden dadurch eingespart.

Der Prozess der Suche, Erfassung und Abstimmung der Daten entfällt ebenso wie umständliche Kommunikationsmethoden. Dadurch kann bei unserem Beispiel in einem Jahr von einem Potenzial von ca. 9.000 € ausgegangen werden. Bei knapp 200 Arbeitstagen im Jahr wird durch ToolSense eine Mitarbeiterstunde pro Tag eingespart, also 45 € pro Tag in Mitarbeiterkosten.

Das automatisierte Tracking-Equipment – etwa durch Telematik-Lösungen oder Bluetooth-Tracker – weist ein großes Sparpotenzial auf. Die Suche nach Geräten oder Maschinenteilen hat in der Vergangenheit ca. 1.5 bis 2 Stunden in Anspruch genommen. Daher wird ein Einsparpotenzial von 13.500 € bis 18.000 € pro Jahr ermittelt.

Das ergibt ein jährliches Gesamtpotenzial von mindestens 22.500 €, welches durch den Einsatz von ToolSense gespart werden kann. Weitere Einsparungen sind möglich, beispielsweise durch optimale Nutzung des Maschinenparks (Transportkosten, Transportzeiten u.s.w.), hängen aber davon ab, wie das Unternehmen die Software in der Zukunft nutzt.

Implementierungspfad und -kosten

Die Implementierung von ToolSense ist einfach, aber dennoch nicht in wenigen Minuten erledigt. Zunächst wird der Cloud-Server aufgesetzt und die Software für den Kunden bereitgestellt. Anschließend wird der Datenimport vollzogen. Dank Excel-Kompatibilität verläuft dieser mit ToolSense besonders schnell und reibungslos, da bestehende Listen einfach importiert werden können.

Die Plattform von ToolSense ist besonders bedienerfreundlich und intuitiv. Es kann jedoch nach erfolgreicher Installation eine Mitarbeiterschulung stattfinden, um allen Nutzern die Software zu erklären und das zukünftige Arbeiten zu erleichtern.

Für neu erworbene Assets oder Maschinen, die nicht durch den Excel-Import in die Software integriert wurden, folgt nun die Anbindung der einzelnen Geräte an die ToolSense Plattform. Hier können GPS Sensoren oder Tracker von ToolSense verwendet werden, um die Maschinen zu überwachen. Alternativ stellt die Software einen individuellen QR-Code zur Verfügung, der einer Maschine eindeutig zugewiesen und daran angebracht werden kann.

Einmalig fällt für ToolSense eine beispielhafte Implementierungsgebühr von ca. 7.000 € an. Dazu kommen monatliche Lizenzgebühren von ca. 250 € (oder 3.000 € pro Jahr). ToolSense besitzt eine praktische QR-Code-Funktion, mit der verschiedene Geräte verfolgt werden können. Vor allem für motorisierte Maschinen bieten sich jedoch Hardware-Lösungen auf Telematik- oder Bluetooth-Basis an. Für die Bereitstellung der Hardware werden in diesem Business Case einmalig Kosten in der Höhe von 7.500 € (20*135 € + 100*52 €) fällig. Die laufenden Kosten für die Datenübertragung belaufen sich auf monatlich 110 € (oder jährlich 1.320 €). Damit fallen Einmalkosten von 17.900 € und jährlich wiederkehrende Kosten von 4.320 € an.

Zusammenfassung

Nach Abzug der laufenden jährlichen Kosten (4.320 €) bleibt ein Nettopotenzial von mindestens 18.180 € bestehen. Die einmalig für ToolSense anfallenden Implementierungskosten von 17.900 € können also im ersten Jahr nach Durchführung des Projekts amortisiert werden. Die Digitalisierung vieler einst analogen Verwaltungsaufgaben erleichtern Mitarbeitern den Arbeitsalltag und sorgt so zu einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit. Die Asset und Maintenance Management Lösung von ToolSense trägt zudem durch bessere Wartungssysteme zur Zuverlässigkeit Ihrer Maschinen bei, was nicht nur Ausfallzeiten verringert, sondern auch die Kundenzufriedenheit steigert.

Fazit

Der Managementebene einen Projektplan vorzulegen, reicht häufig nicht aus, um Executives von Ihrer Idee zu überzeugen. Dazu benötigen Sie starke Argumente, präzise Zahlen und genügend alternative Handlungsoptionen, um bei den Managern zu punkten. All dies und mehr ist in einem sorgfältig ausgearbeiteten Business Case enthalten, der Risiken, Kosten und Nutzen gegenüberstellt und alle Vorteile des Projekts überzeugend hervorhebt. Mit dem zusätzlich erstellten Businessplan können Sie Ihre Ideen bestens präsentieren.

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