Die österreichische Baufirma Leithäusl Bau GmbH verwaltete ihre Maschinen, Geräte und Betriebsmittel manuell und ineffizient:
Excel-Listen und Papierdokumente zur Maschinenverwaltung.
Schreibmaschinen für Maschinenkarten.
Telefon und WhatsApp für Reparaturanfragen.
Keine zentrale Übersicht für Maschinenkosten und -nutzung.
Diese analogen Prozesse führten zu hohem Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit. Mitarbeiter waren durch wiederkehrende administrative Aufgaben gebunden, anstatt sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.
2. ToolSense als Lösung
Mit ToolSense konnte Leithäusl die gesamte Verwaltung digitalisieren und automatisieren:
Lieferscheine (Eingang und Ausgang) werden automatisiert dokumentiert.
Reparaturen und Sicherheitsprüfungen laufen über digitale Workflows.
Maschinenprotokolle und QR-Codes ermöglichen eine einfache Nachverfolgung.
Maschinenkosten-Management wird bald integriert, um Kosten direkt den Baustellen zuzuweisen.
Durch die zentrale Plattform von ToolSense wurden Prozesse effizienter und transparenter gestaltet.
3. Ersparnis durch ToolSense
Die Digitalisierung führte zu jährlichen Einsparungen von insgesamt 22.500 €. Gleichzeitig konnte Leithäusl rund 609 Arbeitsstunden oder etwa 76 Arbeitstage einsparen. Hier sind die Einsparungen im Detail:
Lieferscheine (Eingang und Ausgang):
Vorher: 46 Stunden jährlich.
Nachher: 12 Stunden jährlich.
Einsparung: 34 Stunden und 1.300 €.
Beispiel: Bei der Eingabe von Eingangslieferscheinen, die früher manuell in Excel erfasst wurden, werden jetzt alle Daten automatisch im ToolSense-System gespeichert.
Reparatur- und Wartungsmanagement (z. B. Checklisten ausfüllen):
Vorher: 120 Stunden jährlich.
Nachher: 30 Stunden jährlich.
Einsparung: 90 Stunden und 4.500 €.
Beispiel: Mitarbeiter mussten früher Wartungs- und Reparaturarbeiten mit Papier-Checklisten dokumentieren. ToolSense ermöglicht eine digitale Erfassung in wenigen Minuten.
Sicherheitsprüfungen und Dokumentation (z. B. Sicherheitschecklisten):
Vorher: 95 Stunden jährlich.
Nachher: 20 Stunden jährlich.
Einsparung: 75 Stunden und 3.200 €.
Beispiel: Sicherheitsüberprüfungen, die manuell auf Papier erledigt wurden, werden nun digitalisiert und automatisch gespeichert.
Maschinen- und Übergabeprotokolle (z. B. Auftragsnummernvergabe):
Vorher: 180 Stunden jährlich.
Nachher: 40 Stunden jährlich.
Einsparung: 140 Stunden und 7.500 €.
Beispiel: Die manuelle Vergabe und Nachverfolgung von Auftragsnummern wurde ersetzt durch einen automatisierten Prozess im ToolSense-System.
Sonstige administrative Aufgaben (z. B. Rückfragen zu Maschinen):
Vorher: 120 Stunden jährlich.
Nachher: 50 Stunden jährlich.
Einsparung: 70 Stunden und 6.000 €.
Beispiel: Rückfragen zu Maschinenhistorien, die früher über mehrere Dokumente hinweg gesucht werden mussten, sind jetzt über ToolSense sofort abrufbar.
Fazit
Mit ToolSense konnte Leithäusl:
22.500 € jährlich durch Zeit- und Ressourceneinsparungen realisieren.
609 Arbeitsstunden oder rund 76 Arbeitstage für wertschöpfende Tätigkeiten freisetzen.
Transparenz und Effizienz in der Maschinenverwaltung deutlich steigern.
