Una empresa de gestión de instalaciones con unos 3.000 empleados ha cambiado recientemente toda la telemática de sus vehículos del conocido proveedor «Webfleet» al sistema ToolSense. Ahora ahorra más de 30.000 euros al año en costes de software.
Este estudio de caso examina:
- Cómo utilizaba la empresa Webfleet
- Qué funcionalidades se utilizan en cambio en ToolSense
- Comparación de los costes de ambos sistemas y análisis del ROI a 4 años
- Cómo el cambio de sistema fue posible gracias a una «compra de contrato de ToolSense» sin costes adicionales
Cómo utilizaba la empresa Webfleet
La empresa de gestión de instalaciones utilizaba Webfleet principalmente para el seguimiento de vehículos, el trazado de rutas y la documentación de viajes de vehículos.
Sin embargo, la empresa no utilizó la opción de un cuaderno de bitácora con relevancia fiscal utilizando Webfleet.
Qué funcionalidades se utilizan en cambio en ToolSense
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Video: https://www.youtube.com/watch?v=4mkZIItXZlc&ab_channel=ToolSense
Comparación de los costes de ambos sistemas y análisis del ROI a 4 años
| Comparación de costes por unidad telemática | Webfleet | ToolSense |
|---|---|---|
| Coste del hardware | 360€ | 79€ |
| Cuota mensual de suscripción | 16,20€ | 5€ |
| Coste de 4 años | 1.138€ | 319€ |
| Ahorro por unidad | 819€ | |
Como la empresa tiene una flota de 149 vehículos y también los ha equipado con el sistema Webfleet, la comparación global de costes es la siguiente.
| 1er año | 2do año | 3er año | 4º año | Suma | |
|---|---|---|---|---|---|
| Webfleet | 82.606 € | 28.966 € | 28.966 € | 28.966 € | 169.502 € |
| ToolSense | 20.711 € | 8.940 € | 8.940 € | 8.940 € | 47.531 € |
| Ahorros con ToolSense | 61.895 € | 20.026 € | 20.026 € | 20.026 € | 121.971 € |
| ø Ahorros por año | 30.493 € | ||||
Una comparación de 4 años muestra que la empresa ahorra una media de más de 30.000 euros al año en costes de software al pasarse a ToolSense. Si no se tiene en cuenta la compra de hardware y sólo se consideran las cuotas de suscripción en curso para el hardware telemático, la empresa sigue ahorrando más de 20.000 euros al año con ToolSense.
Es importante destacar aquí que, como se ha mencionado, todas las funciones necesarias para la gestión de flotas también están disponibles en ToolSense, por lo que no es necesario hacer concesiones.
Cómo el cambio de sistema fue posible gracias a una «Compra de Contrato ToolSense» sin costes adicionales.
Sin embargo, un obstáculo para cambiar el sistema era el compromiso contractual con Webfleet. Algunas de las 149 unidades telemáticas tenían un plazo contractual de 12 a 24 meses.
Por lo tanto, la empresa tenía las siguientes opciones para realizar un cambio de sistema de Webfleet a ToolSense:
- Las unidades de Webfleet se intercambian pieza a pieza cuando vence el contrato correspondiente.
- Ventaja: Sin costes adicionales
- Desventajas: Proceso largo, laborioso, dos sistemas, el ahorro sólo llega poco a poco.
- Las unidades Webfleet se sustituyen todas a la vez
- Ventaja: Proceso rápido, un solo sistema
- Inconveniente: elevados costes adicionales debido a los contratos en vigor de Webfleet.
Ambas opciones son poco atractivas. Por este motivo, ToolSense ha creado la opción de «Compra de contrato».
Para ello, la empresa comunicó a ToolSense la lista de unidades telemáticas Webfleet, cada una con el coste mensual y la fecha de renovación por unidad.
A continuación, ToolSense calculó los costes de Webfleet fijados contractualmente que la empresa de gestión de instalaciones aún tenía que pagar a Webfleet en cualquier caso. En este caso, fueron 14.650,13 euros.
ToolSense concedió entonces a la empresa un descuento especial único de 14.650,13 euros en el marco de una campaña de intercambio de 149 módulos telemáticos para vehículos.
Esto permitió a la empresa cancelar inmediatamente todos los contratos de Webfleet y pasarse al sistema de ToolSense.
Esto se hizo sin ningún coste adicional debido a los contratos de Webfleet, el único esfuerzo fue
- cancelar los contratos de Webfleet lo antes posible
- desconectar el módulo telemático Webfleet en 149 coches y conectar el módulo telemático ToolSense
Este enfoque tenía las siguientes ventajas para la empresa:
- Sin costes adicionales por contratos Webfleet en vigor
- Trabajo inmediato con un solo sistema (ToolSense)
- Realización del caso de negocio desde el primer día y ahorro de más de 20.000 euros al año en costes de software
La única desventaja para ToolSense en este caso fue el descuento adicional concedido. Sin embargo, se consideró una inversión justificada en una asociación a largo plazo.
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