Une société de nettoyage de 3 000 employés a récemment changé son système de gestion de flotte de Webfleet à ToolSense. Celle-ci économise maintenant plus de 30 000 euros par an en coûts de logiciels.

Ce que Webfleet proposait

Webfleet était utilisé pour suivre la localisation des véhicules, leurs trajets ainsi que la documentation de leur historique de voyages .

L’entreprise n’utilisait pas le livre de bord électronique pour le reporting fiscal.

Ce que ToolSense propose aujourd’hui

Comparaison des coûts des deux systèmes et analyse du retour sur investissement à 4 ans

Comparaison des Coûts par unité	Webfleet	ToolSense
Coût par capteur	360€	79€
Frais mensuel	16,20€	5€
Coût sur 4 ans	1.138€	319€
Economies par unité avec ToolSense	819€

Avec une flotte de 149 véhicules, voici la comparaison des coûts globaux.

	Année 1	Année 2	Année 3	Année 4	Total
Webfleet	82.606 €	28.966 €	28.966 €	28.966 €	169.502 €
ToolSense	20.711 €	8.940 €	8.940 €	8.940 €	47.531 €
Economies avec ToolSense	61.895 €	20.026 €	20.026 €	20.026 €	121.971 €
ø Economies par an	30.493 €

Une comparaison sur 4 ans montre que l’entreprise économise en moyenne plus de 30 000 euros par an en passant chez ToolSense. Si l’on ne tient pas compte de l’achat du matériel et que l’on se limite aux frais d’abonnement au matériel télématique, l’entreprise économise toujours plus de 20 000 euros par an grâce à ToolSense.

Il est important de souligner ici que, comme nous l’avons mentionné, ToolSense couvre toutes les fonctions de gestion de flotte et qu’il n’est donc pas nécessaire de faire des compromis.

Comment le changement de système a été rendu possible par un « Rachat de contrat ToolSense » sans aucun coût supplémentaire

Cependant, l’un des obstacles au changement de système était l’engagement contractuel avec Webfleet. Certaines des 149 unités télématiques avaient une durée contractuelle de 12 à 24 mois.

L’entreprise disposait donc des options suivantes pour passer de Webfleet à ToolSense :

1. Les unités Webfleet sont ensuite échangées pièce par pièce à l’expiration du contrat correspondant.
   • Avantage : Pas de coûts supplémentaires
   • Inconvénient : Processus long, laborieux, deux systèmes, les économies ne se font que petit à petit.
2. Les unités Webfleet sont toutes remplacées en même temps
   • Avantage : Processus rapide, un seul système
   • Inconvénient : coûts supplémentaires élevés en raison des contrats en cours avec Webfleet

Ces deux options sont peu intéressantes. C’est pourquoi ToolSense a créé l’option « Rachat de contrat ».

Pour ce faire, l’entreprise a communiqué à ToolSense la liste des unités télématiques Webfleet, avec le coût mensuel et la date de renouvellement de chaque unité.

ToolSense a ensuite calculé les coûts Webfleet fixés contractuellement que la société de gestion devait de toute façon encore payer à Webfleet. En l’occurrence, il s’agissait de 14.650 €.

ToolSense a alors accordé à l’entreprise une réduction spéciale unique de 14.650 € dans le cadre d’une campagne d’échange de 149 modules télématiques automobiles.

L’entreprise a ainsi pu résilier immédiatement tous les contrats Webfleet et passer au système ToolSense.

Cette opération s’est déroulée sans coûts supplémentaires dus aux contrats Webfleet, le seul effort ayant consisté à résilier les contrats Webfleet le plus tôt possible et débrancher le module télématique Webfleet dans 149 voitures et brancher le module télématique ToolSense.

Cette approche présentait les avantages suivants pour l’entreprise :

• Pas de coûts supplémentaires dus aux contrats Webfleet en cours
• Utilisation d’un seul système (ToolSense)
• Rentabilité dès le premier jour avec des économies de plus de 20 000 euros par an

Le seul inconvénient pour ToolSense dans ce cas était la réduction supplémentaire accordée. Toutefois, il s’agit pour nous d’un investissement justifié dans le cadre d’un partenariat à long terme.