Stichtagsinventur

Bilanzierende Unternehmen sind dazu verpflichtet, einmal im Jahr eine Stichtagsinventur vorzunehmen. Sie erhalten damit einen Überblick über ihre Geräte-, Waren- und Materialbestände. In der Praxis der Betriebe kommen verschiedene Methoden für die Erfassung zur Anwendung.

Was ist eine Stichtagsinventur?

Laut Definition handelt es sich bei der Stichtagsinventur um eine Inventur zu einem bestimmten Termin bzw. Stichtag. Das Unternehmen möchte herausfinden, wie seine Bestände aussehen. Das ist im Rahmen einer Inventur jederzeit möglich. Hier erfolgt die Ermittlung jedoch für einen bestimmten Stichtag. Häufig fällt dieser genau mit dem Bilanzstichtag zusammen oder liegt zeitlich kurz davor oder danach.

Formen der Inventurverfahren

In der Praxis sind drei Formen der Inventur zu unterscheiden. Bei der Stichtagsinventur handelt es sich zumeist um eine körperliche Inventur. Allerdings sind die Buchinventur und die Anlageninventur als alternative Methoden ebenfalls zulässig.

Körperliche Inventur

Bei dieser Form der Stichtagsinventur handelt es sich um eine mengenmäßige Erfassung des Inventars. Im Rahmen der körperlichen Inventur interessieren die Waren- und Materialbestände. Es erfolgt also eine Ermittlung der materiellen Vermögensgegenstände. Das Unternehmen entscheidet dabei selbst, welche Methode der Erfassung es wählt. Die körperliche Aufnahme erfolgt durch folgende Alternativen:

• Messen
• Schätzen
• Wiegen
• Zählen

Bei einem produzierenden Unternehmen oder einem Handwerksbetrieb können zum Beispiel Schrauben, Nägel und Ähnliches bei der Inventur zu berücksichtigen sein. Es muss aber auch eine Erfassung der Waren erfolgen, die sich zum Stichtag im Lager befinden.

Buchinventur

Während sich die körperliche Inventur auf die materiellen Vermögensgegenstände bezieht, erfasst die Buchinventur die immateriellen Vermögensgegenstände und das Umlaufvermögen. Anhand der buchhalterischen Aufzeichnungen lassen sich die entsprechenden Bestände nachvollziehen. Wichtig sind Belege wie etwa die Kontoauszüge. Die Buchinventur berücksichtigt also alle Inventarbestandteile, die nicht mit der körperlichen Inventur erfassbar sind. Die Betrachtung bezieht sich auf Forderungen und Kassenbestände. Auch das aktuelle Bankguthaben ist relevant. Wiederum gilt, dass nur die Werte bedeutsam sind, wie sie sich zum Bilanzstichtag darstellen.

Anlageninventur

Die Anlageninventur bezieht sich auf das bewegliche Sachanlagevermögen. Dazu gehören zum Beispiel Maschinen oder die Betriebs- und Geschäftsausstattung. Die betroffenen Anlagegüter führt das Unternehmen gemeinsam in einem Anlageverzeichnis auf. Die Fortführung darin erfolgt entsprechend der betrieblichen Nutzung. Um den Bestand zu ermitteln, zieht das Unternehmen bei der Inventur die fortgeführten Anschaffungskosten heran. Die Anlageninventur ist Teil eines effektiven Maschinenmanagements.

Gesetzliche Grundlage für eine Stichtagsinventur

Betriebe können dazu verpflichtet sein, eine Bestandsaufnahme oder Stichtagsinventur vorzunehmen. Das gilt für alle Unternehmen, die eine Bilanz aufstellen müssen. In diesem Fall hat die Bestandsaufnahme einmal jährlich zu erfolgen. Die entsprechenden Regelungen dazu finden sich in §240 HGB (Handelsgesetzbuch) sowie in der Abgabenordnung (AO) in den §§ 140 und 141.

Die Unternehmen sind dazu verpflichtet, die Inventur zum Ende des Geschäftsjahres durchzuführen. In der Regel fallen Stichtagsinventur und Bilanzstichtag zusammen. In den meisten Fällen sollte das der 31.12. und damit der letzte Tag eines Jahres sein. Das hängt jedoch von der betrachteten Branche ab. So ist es zum Beispiel bei landwirtschaftlichen Betrieben möglich, dass Kalenderjahr und Geschäftsjahr voneinander abweichen.

Zudem räumt der Gesetzgeber für die Durchführung der Inventur einen gewissen Spielraum ein. Denn nicht jedes Unternehmen ist in jedem Jahr in der Lage, die Inventur genau am 31.12. vorzunehmen. Aus diesem Grund ist es erlaubt, die Inventur auch bis zu zehn Tage davor oder danach abzuwickeln.

Durchführung der Stichtagsinventur

Um die Stichtagsinventur durchzuführen, nimmt das Unternehmen eine Wertermittlung für alle seine Waren- und Materialbestände vor. Wie oben ausgeführt sind auch Schätzungen zulässig, wenn sich die Werte anders nicht ermitteln lassen.

Wichtig ist, dass die Erfassung der Gegenstände zweifach erfolgt. Nach der ersten Ermittlung nimmt eine zweite Person alles noch einmal auf. Ein Vermerk im Inventar erfolgt erst, wenn beide Mitarbeiter zum gleichen Ergebnis kommen. Ansonsten ist es erforderlich, die körperliche Inventur noch einmal zu wiederholen.

Tätigkeiten zur Vorbereitung einer Stichtagsinventur

Für die Durchführung der körperlichen Inventur muss die Geschäftsführung zuerst einen Inventurleiter bestimmen. Dieser kümmert sich um die Organisation, was gerade in größeren Betrieben wichtig ist. Er ist auch für die Überwachung der Inventur zuständig.

Viele Unternehmen setzen Hilfskräfte ein, um die Inventur durchzuführen. Denn diese ist häufig besonders zeitaufwendig. Diese Hilfskräfte sind ebenfalls rechtzeitig zu organisieren.

Damit alle Mitarbeiter die Zählungen, Messungen und sonstigen Erfassungsvorgänge vornehmen können, benötigen sie entsprechende Hilfsmittel wie zum Beispiel Zollstöcke. Diese stellt der Inventurleiter bereit.

Um die Durchführung der Buchinventur zu erleichtern, müssen die Unternehmen alle relevanten Geschäftsvorfälle aufzeichnen. Das stellt einen reibungslosen Ablauf der Inventur sicher. Wichtig ist daher, alle Belege aufzuheben, anhand derer sich die Werte nachvollziehen lassen. Dazu gehören insbesondere die folgenden:

• Kontostände
• Quittungen
• Rechnungen
• Salden- und Bestandslisten
• Forderungen, Verbindlichkeiten und Außenstände und deren Umfang

Inventurvereinfachungsverfahren

Insgesamt handelt es sich bei der Stichtagsinventur um ein aufwendiges Verfahren, das für viele Tage die Ressourcen im Betrieb binden kann. Um die Unternehmen zu entlasten, sieht der Gesetzgeber daher sogenannte Inventurvereinfachungsverfahren vor. Dazu gehören die Stichprobeninventur, die permanente Inventur und die vor- oder nachverlegte Inventur. Diese Methoden kommen bei Bedarf zum Einsatz, um den Aufwand auf ein vernünftiges Maß zu reduzieren. Gleichzeitig sollen auch die Inventurvereinfachungsverfahren ausreichend genaue Ergebnisse liefern.

Stichprobeninventur

Normalerweise handelt es sich bei der Stichtagsinventur um eine Vollinventur. Ziel ist es, alle Gegenstände oder Werte lückenlos zu erfassen. Das ist bei der Stichprobeninventur anders. Dennoch muss das Unternehmen bei der Durchführung der Inventur alle Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung berücksichtigen.

Mathematisch-statistische Verfahren helfen dabei, aus einer untersuchten Teilmenge den Gesamtbestand im Unternehmen hochzurechnen. Im Rahmen der Inventur erfasst der Betrieb also einen Teil seines Bestands und vereinfacht damit die Arbeit deutlich. Gerade große Unternehmen greifen gerne zu dieser Methode, da lückenlose Erfassungen häufig nur mit extremem Aufwand möglich wären.

Permanente Inventur

Möglich ist auch, dass Unternehmen laufend eine Inventur vornehmen. Diese ist nicht mehr auf einen Stichtag bezogen. Das bedeutet aber nicht, dass alle erforderlichen Daten dauerhaft vorliegen würden. Da die Inventur über das ganze Jahr verteilt ist, liegt das Ergebnis erst am Ende zum Stichtag vor. Die Wertermittlung erfolgt etappenweise. Möglich ist es zum Beispiel, die verschiedenen Warengruppen auf einzelne Monate zu verteilen.

Vor- oder nachverlegte Inventur

Eine andere Option liegt darin, die Stichtagsinventur kurz vor oder nach dem Bilanzstichtag vorzunehmen. Hierbei handelt es sich um eine sogenannte vor- oder nachverlegte Inventur. Allerdings ist eine bestimmte Frist vorgesehen. Die Vor- oder Nachverlagerung darf zehn Tage nicht überschreiten. Daraus ergibt sich ein Zeitraum von 20 Tagen, in dem die Inventur durchzuführen ist.

Vor- und Nachteile der Stichtagsinventur

Hat ein Unternehmen die Stichtagsinventur durchzuführen, muss es die Vor- und Nachteile im Blick behalten, die damit einhergehen.

Vorteile

• Die Stichtagsinventur liefert genaue Ergebnisse.
• Das Unternehmen kontrolliert seinen gesamten Bestand stichtagsbezogen.
• Die 20-Tagesfrist (10 Tage vor und nach Bilanzstichtag) erlaubt eine ausführliche Beschäftigung mit der Inventur.

Nachteile

• Ein hoher zeitlicher Aufwand ist erforderlich.
• Die Produktion steht während der Inventur still, woraus Umsatzeinbuße resultieren.
• Für die Hilfskräfte entstehen Personalkosten.

Vorteile der permanenten Inventur gegenüber der Stichtagsinventur

Der Vorteil der permanenten Inventur besteht in der Verteilung des Aufwands. Statt alles innerhalb von 20 Tagen erledigen zu müssen, hat der Betrieb das ganze Jahr über Zeit. Das ist nützlich, wenn nicht genügend Hilfskräfte kurzfristig organisierbar sind oder das Unternehmen aus anderen Gründen den Aufwand nicht innerhalb der gegebenen Frist bewältigen kann. Diese Regelung kann zum Beispiel für kleine Betriebe mit weniger Ressourcen hilfreich sein.

Fazit

Die Stichtagsinventur ist zwar gesetzlich vorgeschrieben, sie bietet aber auch dem Unternehmen selbst Vorteile. Denn dieses erhält einen Überblick über alle seine Waren und Materialien und kann so zum Beispiel Verluste schnell erkennen. Die größte Herausforderung besteht darin, den Aufwand für die Inventur möglichst gering zu halten. Dafür dienen die Inventurvereinfachungsverfahren. Mithilfe einer Maschinenmanagement Software können Geräte und Betriebsmittel mit QR Codes verwaltet und inventarisiert werden und Inventurprozesse einfacher und effektiver gestaltet werden.

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