Eine Facility Management Firma mit ca. 3.000 Mitarbeitern hat kürzlich ihre komplette Fuhrpark-Telematik von “Webfleet” auf das ToolSense-System umgestellt. Dadurch werden nun mehr als 30.000 € pro Jahr an Softwarekosten eingespart.
Diese Fallstudie beleuchtet:
- Wie das Unternehmen Webfleet genützt hat
- Welche Funktionen stattdessen von ToolSense genützt werden
- Vergleich der Kosten von beiden Systemen und 4-jährige ROI Betrachtung
- Wie der Systemwechsel durch eine “ToolSense Vertragsübernahme” ohne jegliche Zusatzkosten ermöglicht wurde
Wie das Unternehmen Webfleet genützt hat
Das Facility Management Unternehmen hat Webfleet hauptsächlich zur Ortung, Routenverfolgung und Fahrtendokumentation genützt.
Die Möglichkeit eines Finanzamtrelevanten Fahrtenbuch mittels Webfleet wurde vom Unternehmen jedoch nicht genützt.
Welche Funktionen stattdessen von ToolSense genützt werden
ToolSense: Übersicht über die Fahrten eines Autos
ToolSense: Fahrer Identifizierung mittels RFID Karte
Wenn das Video nicht abgespielt wird, klicken Sie bitte auf den folgenden Link: https://www.youtube.com/watch?v=4mkZIItXZlc&ab_channel=ToolSense
Vergleich der Kosten von beiden Systemen und 4-jährige ROI Betrachtung
| Vergleich Kosten pro Telematikeinheit | Webfleet | ToolSense |
|---|---|---|
| Hardwarekosten | 360 € | 79 € |
| Monatliche Abogebühr | 16,20 € | 5 € |
| Kosten für 4 Jahre | 1.138 € | 319 € |
| Ersparnis pro Einheit Dank ToolSense | 819 € | |
Da das Unternehmen eine Flotte von 149 Fahrzeugen hat und diese auch mit dem Webfleet-System ausgestattet hatte, gestaltet sich der gesamtheitliche Kostenvergleich wie folgt.
| Jahr 1 | Jahr 2 | Jahr 3 | Jahr 4 | Summe | |
|---|---|---|---|---|---|
| Webfleet | 82.606 € | 28.966 € | 28.966 € | 28.966 € | 169.502 € |
| ToolSense | 20.711 € | 8.940 € | 8.940 € | 8.940 € | 47.531 € |
| Ersparnisse Dank ToolSense | 61.895 € | 20.026 € | 20.026 € | 20.026 € | 121.971 € |
| Ø Ersparnisse pro Jahr | 30.493 € | ||||
Über einen 4-Jahres Vergleich sieht man daher, dass das Unternehmen durch den Wechsel auf ToolSense durchschnittlich mehr als 30.000 € jährlich an Softwarekosten einspart. Wenn man die Anschaffung der Hardware außer Acht lässt und nur die laufenden Abogebühren für die Telematik-Hardware miteinbezieht, so spart das Unternehmen mit ToolSense immer noch mehr als 20.000 € pro Jahr.
Hierbei ist wichtig herauszustreichen, dass wie angeführt alle nötigen Funktionen für das Fuhrparkmanagement ebenfalls in ToolSense vorhanden sind und daher keinerlei Abstriche gemacht werden müssen.
Wie der Systemwechsel durch eine “ToolSense Vertragsübernahme” ohne jegliche Zusatzkosten ermöglicht wurde
Ein Hemmnis für den Wechsel des Systems war jedoch die vertragliche Bindung an Webfleet. Die 149 Telematik Einheiten waren teilweise mit einer vertraglichen Laufzeit von 12 bis zu 24 Monaten versehen.
Daher hatte das Unternehmen folgende Möglichkeiten, um einen Systemwechsel von Webfleet auf ToolSense zu realisieren:
- Webfleet Einheiten werden dann Stück-für-Stück ausgetauscht, wenn der jeweilige Vertrag ausläuft
- Vorteil: Keine Mehrkosten
- Nachteil: Langwieriger Prozess, Mühsam, Zwei Systeme, Ersparnis kommt erst Stück für Stück
- Webfleet Einheiten werden dann Stück-für-Stück ausgetauscht, wenn der jeweilige Vertrag ausläuft
- Vorteil: Schneller Prozess, Nur ein System
- Nachteil: Hohe Mehrkosten durch weiterlaufende Webfleet-Verträge
Beide Optionen sind eher unattraktiv. Daher haben wir bei ToolSense die Möglichkeit einer “Vertragsübernahme” geschaffen.
Hierfür hat das Unternehmen die Liste an Webfleet Telematik-Einheiten gegenüber ToolSense offengelegt, jeweils mit den Kosten pro Monat und dem Verlängerungsdatum pro Einheit.
ToolSense hat dann die vertraglich fixierten Webfleet-Kosten berechnet, die das Facility Management Unternehmen auf jeden Fall noch an Webfleet zahlen musste. In diesem Fall waren es 14.650,13 €.
ToolSense hat dem Unternehmen dann im Rahmen einer Austauschaktion von 149 Auto-Telematik Modulen einen einmaligen Sonder-Rabatt von 14.650,13 € gewährt.
Somit konnte das Unternehmen alle Webfleet Verträge kündigen und sofort auf das ToolSense-System umsteigen.
Dies geschah ohne jegliche Mehrkosten durch die Webfleet-Verträge, der einzige Aufwand war:
- bei Webfleet die Verträge zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu kündigen
- in 149 Autos das Webfleet Telematik-Modul abzustecken und das ToolSense Telematik-Modul anzustecken
Dieser Ansatz hatte die folgenden Vorteilen für das Unternehmen:
- Keine zusätzlichen Kosten durch weiterlaufende Webfleet Verträge
- Sofortiges Arbeiten mit nur einem System (ToolSense)
- Ab Tag 1 Realisierung des Business Case und Ersparnis von mehr als 20.000 € pro Jahr an Softwarekosten
Der einzige Nachteil war in diesem Fall für ToolSense der zusätzliche Rabatt, welcher gewährt wurde. Diese wurde aber im Sinne einer langfristigen Partnerschaft als sinnvoll angelegt angesehen.
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