Asset Management

Was wäre ein Unternehmen ohne Vermögen? Die vorhandenen und einsetzbaren Vermögenswerte einer Firma sollten stets im Blick behalten werden, um die Ressourcen optimal zu nutzen und möglichst wirtschaftlich zu handeln. Hier kommt das Asset Management ins Spiel, was darauf abzielt, das Vermögen von Unternehmen oder auch von Privatpersonen übersichtlich zu verwalten.

Was ist Asset Management?

Was sind Assets?

Zunächst sollte natürlich geklärt werden, was genau unter „Assets“ zu verstehen ist, denn dieser Begriff beinhaltet wesentlich mehr als auf Anhieb vermuten lässt. Grob gesagt, handelt es sich bei Assets um Vermögen und Kapitalanlagen. Jedoch schließt der Begriff auch andere positiv verwendbaren Ressourcen, wie Immobilien, Güter und Vermögensgegenstände, ein. Auch Kunstwerke, Informationen, Medien, Daten sowie Fonds und Aktien werden zu den Assets einer Firma gezählt. Zieht man in Betracht, dass es sich hierbei um eine Vielzahl unterschiedlicher Ressourcen handelt, wird klar, wieso ein akkurates Management so wichtig ist, um die einzelnen Vermögenswerte nicht aus den Augen zu verlieren und stets den Überblick zu behalten.

Asset Management Definition

Ist der Begriff „Asset“ einmal geklärt, lässt sich die Definition daraus sehr einfach ableiten. Ins Deutsche übersetzt, bedeutet Asset Management die Vermögensverwaltung – meist durch einen Asset Manager oder Vermögensverwalter. Diese Verwaltung schließt materielle (Immobilien, Fuhrpark, Vermögensgegenstände) und immaterielle (Informationen, Daten) Assets ein. Hierbei werden alle vermögensbezogenen Aktivitäten und Ressourcen über den gesamten Lebenszyklus eines Assets koordiniert. Das beinhaltet auch die Instandhaltung eines Assets oder die Risikoabwägung einer Investition.

Was ist IT Asset Management?

IT Asset Management, kurz ITAM, ist eng mit der regulären Vermögensverwaltung verbunden, denn das Ziel ist beim ITAM das gleiche. Anstelle von Aktien, Immobilien oder ähnlichen Vermögenswerten geht es hier jedoch um die Verwaltung von Software und Hardware. Mithilfe eines Asset Managers oder einer digitalen Lösung werden Bestandsinformationen über alle Hard- und Softwarekomponenten gesammelt und katalogisiert.

Wozu wird die Vermögensverwaltung benötigt?

Wie profitieren Unternehmen davon?

Digital Asset Management ist aus dem Alltag moderner Firmen nicht mehr wegzudenken, wenn diese wirtschaftlich und effizient arbeiten wollen. Ein Asset Management System hilft dabei, alle Assets immer im Blick zu haben, um die richtigen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zu treffen. Der Überblick, den Firmen durch ITAM erhalten, bringt sowohl zeitliche als auch finanzielle Vorteile mit sich, die später in diesem Beitrag noch einmal näher erläutert werden.

Was ist das Ziel von Asset Management?

In erste Linie verschafft die digitale Vermögensverwaltung einen Überblick, indem alle Assets und Vermögenswerte katalogisiert werden. Das große Ziel dahinter ist jedoch, diese Ansammlung von Assets für ein Unternehmen oder eine Privatperson so zu optimieren, dass aus den gesammelten Daten die richtigen Rückschlüsse gezogen werden und daraus finanzielle Vorteile entstehen.

Wie funktioniert Asset Management?

Je nachdem, welche Art von Assets verwaltet werden sollen, gestaltet sich das Management entsprechend anders. Kommt ein Asset Manager zum Einsatz, katalogisiert und optimiert dieser für das Unternehmen die Vermögenswerte und trifft zudem Investitionsentscheidungen. Eine digitale Asset Management Software übernimmt das Management für viele moderne Firmen anstelle eines internen oder externen Asset Managers, hat aber die gleichen Funktionen – nämlich die Katalogisierung aller vorhandenen Assets in der Software oder der Plattform.

Was sind Asset Management Lösungen?

Die digitale Vermögensverwaltung übernimmt die Anlagenwirtschaft bereits für viele Unternehmen. Es gibt Lösungen, deren Asset Management auf RFID Tracking basiert. Hier werden alle Assets – egal, ob es sich dabei um einen Fuhrpark, Reinigungsgeräte oder Produktionsmaschinen handelt – mit einem RFID-Chip versehen, der bei Nutzung, Reparatur oder Inventur gescannt wird.

ToolSense dagegen arbeitet mit einfachen QR-Codes, die ebenfalls an den einzelnen Assets angebracht und gescannt werden. Wird ein Gerät benutzt und der Code gescannt, wird diese Nutzung in der digitalen Software-Lösung vermerkt. So erhalten Unternehmen stets aussagekräftige Zusammenfassungen und einen detaillierten Überblick über alle Assets, deren Standort, Laufzeiten, anstehender TÜV oder UVV Prüfungen sowie Reparaturen und können darauf basierend stets wirtschaftliche Entscheidungen treffen.

Was ist ein Asset Manager?

Neben der Verwendung einer Facility Asset Management Software besteht für Unternehmen auch die Möglichkeit, einen internen oder externen Asset Manager einzustellen. Diese Vermögensverwalter kümmern sich vorrangig um Vermögen und Kapitalanlagen, behalten diese für das Unternehmen im Blick und tätigen auch Investitionen im Namen der Firma. Auch die Betreuung eines Finanzportfolios kann zu den Aufgaben zählen. Da ein Asset Manager oft mit sehr großen Summen zu tun hat, geht dieser Beruf mit viel Verantwortung einher. Aus diesem Grund benötigt er ein fundiertes Wissen rund um Finanzen, Statistiken und auch aktuelle Anlagetrends.

Vorteile und Herausforderungen

Vorteile des Asset Managements

• Den Überblick behalten – Mit einer digitalen Lösung behalten Firmen zu jedem Zeitpunkt den Überblick über all ihre Assets, egal, ob es sich dabei um Reinigungsequipment oder einen Firmenwagen handelt. Standort, Laufzeit, anstehende Reparaturen oder auch TÜV Prüfungen können in der Digital Asset Management Platform abgerufen werden.
• Assets ideal einsetzen – Nur, wenn Unternehmen sich zu jedem Zeitpunkt bewusst sind, wo sich welches Gerät befindet und in welchem Zustand es ist, können Assets ideal eingesetzt werden.
• Unnötige Anschaffungen vermeiden – Da Laufzeiten, Reparaturen und andere Informationen ebenfalls im Asset Management System angezeigt werden, können diese Informationen Aufschluss über das Alter und den Zustand der Assets geben. So kann schnell und einfach kalkuliert und entschieden werden, ob eine Neuanschaffung gerechtfertigt oder eine Reparatur zu bevorzugen ist. Nicht oder nur selten genutzte Assets kommen so ebenfalls ans Tageslicht.
• Lebenszykluskosten akkurat berechnen – Da alle Bewegungen stets im Asset Lifecycle Management erfasst werden, fällt es Unternehmen leicht, die Lebenszykluskosten ihrer Assets genau festzusetzen. Budgets können so akkurat kalkuliert und wirtschaftliche Entscheidungen rund um die Assets gefällt werden.
• Geld sparen und optimal anlegen – Das Asset Management hilft nicht nur bei der Verwaltung der Finanzen, sondern auch bei der Verwaltung von Maschinen und Geräten. Durch optimiertes Maschinenmanagement erhalten Unternehmen eine Übersicht über alle relevanten Fakten – von den Anschaffungskosten, Mietkosten, Laufzeiten bis hin zu Reparaturen. Finanzmittel können dadurch optimal eingesetzt und Geräte- sowie Personalkosten gespart werden.

Herausforderungen des Asset Managements

• Große Datenmengen – Je mehr Daten ein Asset Manager vor sich hat, desto unübersichtlicher kann es für ihn werden. Hier ist ein Asset Management System im Vorteil, denn auch große Datenmengen können verarbeitet und übersichtlich dargestellt werden.
• Kosten für das Management – Wenn ein Unternehmen einen Asset Manager engagiert oder sich für die digitale Vermögensverwaltung entscheidet, entstehen selbstverständlich Kosten. Diese fallen jedoch in den meisten Fällen wesentlich geringer aus als die Kosten, welche durch die Vermögensverwaltung eingespart werden können.
• Die richtige Taktik finden – Nicht jede Taktik ist für jedes Unternehmen geeignet. Arbeitet eine Firma vorrangig mit finanziellen Assets, so ist ein Asset Manager wahrscheinlich die bessere Wahl. Sollen jedoch Geräte, der Fuhrpark oder Maschinen im Blick behalten werden, eignet sich eine Digital Asset Management Software für die Verwaltung. Doch auch dort gibt es viele Unterschiede, die bei der Wahl beachtet werden sollten.

Wie unterscheiden sich ITAM, SACM und CMDB?

ITAM	ITAM steht für IT Asset Management und beschäftigt sich mit der Verwaltung von Software und Hardware Assets.
SACM	SACM bedeutet Service Asset und Configuration Management. Hier werden alle Konfigurationselemente verwaltet, welche für IT Services benötigt werden. Auch deren Beziehung untereinander ist in der Verwaltung enthalten.
CMDB	Eine Configuration Management Database (CMDB) beschäftigt sich ebenfalls mit Konfigurationselementen und verwaltet diese. In diesem Fall stehen die Konfigurationselemente meist im Kontext des Lebenszyklus eines Produkts, einer Software oder eines Systems.

5 Best Practices für Asset Management in Unternehmen

1. Das passende Asset Management System wählen

Ob Asset Manager oder digitale Vermögensverwaltung – nicht jedes System ist für jedes Unternehmen geeignet. Vor- und Nachteile sollten vor der Entscheidung deshalb gut beleuchtet werden, um die ideale Lösung für das Unternehmen zu finden.

2. Einen Verantwortlichen benennen

Die beste Digital Asset Management Lösung nützt nichts, wenn sich niemand dafür verantwortlich fühlt. Zwar können bei Systemen wie ToolSense alle nötigen Mitarbeiter auf die Plattform zugreifen, dennoch sollte ein Mitarbeiter für die Verwaltung und Einarbeitung anderer in das System verantwortlich sein, um die Arbeit mit einer entsprechenden Software so effizient wie möglich zu gestalten.

3. Den kompletten Lebenszyklus betrachten

Um den Wert oder die Kosten eines Assets richtig zu ermitteln, sollte stets der komplette Lebenszyklus betrachtet werden. Dort finden sich nicht nur Anschaffungskosten, sondern auch Laufzeiten, Reparaturen und TÜV Prüfungen. Nur, wenn die Daten vollständig im Asset Management System hinterlegt sind, können Unternehmen aus ihnen die richtigen Rückschlüsse ziehen.

4. Die gesammelten Daten auswerten

Ein Asset Management System sammelt im Laufe der Zeit eine Menge Daten über Standorte, Betriebsstunden, anstehende TÜV Termine und weiteres. Diese Daten sind für ein Unternehmen jedoch erst von Wert, wenn sie ausgewertet werden und wenn mit ihnen gearbeitet wird. Aus diesen Daten lassen sich wichtige Rückschlüsse über den weiteren Einsatz der einzelnen Assets ziehen.

5. Regelmäßige Audits durchführen

Auch, wenn eine entsprechende digitale Plattform alle wichtigen Daten sammelt und ausgibt, sind regelmäßige Auswertungen durch den Verantwortlichen zu empfehlen. Sie sind nicht nur zur Datenauswertung unentbehrlich, sondern auch, um versteckte Fehler, Fehlbedienungen oder fehlende Assets zu finden, die noch hinzugefügt werden sollten.

Fazit

Die Vermögensverwaltung hilft Unternehmen dabei, sowohl die Finanzen als auch alle anderen Assets (Geräte, Maschinen oder Daten) im Blick zu behalten. Mit den Informationen, die sich aus dem Digital Asset Management ergeben, können Firmen die bestmöglichen und wirtschaftlichsten Entscheidungen für ihr Unternehmen treffen. Das betrifft Personalfragen, Reparaturen sowie Neuanschaffungen und hilft letztendlich, Geld und Personalkosten zu sparen.

Mit einer Digital Asset und Maschinen Management Software, die cloud-basiert ist, haben alle Mitarbeiter von jedem Standort aus und zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf die wichtigsten Daten rund um die Assets des Unternehmens. Da ToolSense alle Geräte mit einem QR-Code ausstattet, wird dieser bei Nutzung, bei Störungen oder bei Reparaturen gescannt und die Informationen zum entsprechenden Gerät auf der Plattform abgelegt. Die verantwortlichen Mitarbeiter können sofort die nötigen Schritte einleiten, um Downtime zu reduzieren. Das sorgt für einen verbesserten Arbeitsfluss und für optimale, vereinfachte Arbeitsabläufe aller Mitarbeiter.

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