Wie behalten Sie bei einer Flotte von über 50 Maschinen den Überblick über anstehende Wartungen, notwendige Reparaturen und wichtige Prüftermine? Wenn Sie noch mit Excel-Tabellen, Nachrichten und handgeschriebenen Notizen arbeiten, kennen Sie vermutlich die Herausforderung, alle Informationen aktuell und im Blick zu behalten. Eine CMMS-Software (Computerized Maintenance Management System) digitalisiert diese Prozesse und wird zum zentralen Knotenpunkt Ihrer Instandhaltung.
Das Thema kurz und kompakt
- Digitale Wartungsplanung statt Excel: Eine CMMS-Software automatisiert Ihre Wartungsprozesse und ersetzt manuelle Listen. Alle Informationen sind zentral verfügbar – von der Maschinendokumentation bis zum Wartungsprotokoll.
- Massive Kosteneinsparungen möglich: Unternehmen wie Facility Services sparen mit CMMS bis zu 20 % ihrer Wartungskosten und reduzieren ungeplante Ausfallzeiten um bis zu 75 %.
- Schnelle Implementierung: Moderne CMMS-Lösungen wie ToolSense sind innerhalb weniger Minuten einsatzbereit. Per Excel-Import oder ERP-Anbindung digitalisieren Sie Ihren gesamten Maschinenpark sofort.
Was ist eine CMMS-Software?
Ein CMMS (Computerised Maintenance Management System) ist eine digitale Plattform für umfassendes Enterprise Asset Management, welche die Einbindung verschiedener Assets für Ihr Unternehmen extrem einfach gestaltet. Mithilfe eines praktischen Excel-Imports können all Ihre Maschinen innerhalb kürzester Zeit in die Plattform eingebunden werden, wo für jedes Asset ein eigener Lebenszyklusordner angelegt wird. So können Sie alle wichtigen Informationen und auch Maschinendaten speichern. Behalten Sie alle Laufzeiten, Ausfallzeiten und Reparaturen Ihrer Anlagen im Blick und greifen Sie mit nur wenigen Klicks auf die wichtigsten Informationen zu.
Wie funktioniert eine CMMS-Software?
Eine CMMS-Software funktioniert wie ein digitaler Assistent für Ihre Instandhaltung. Der grundlegende Arbeitsablauf gestaltet sich dabei wie folgt:
- Digitale Basis schaffen
- Ihre Maschinen werden einmalig digital erfasst
- Jedes Asset erhält einen QR-Code als digitalen Ausweis
- Alle relevanten Dokumente werden zentral hinterlegt
- Automatische Überwachung
- Die Software überwacht kontinuierlich alle Ihrer Assets
- Bei Bedarf werden automatisch Wartungsaufträge erstellt
- IoT-Sensoren liefern zusätzliche Echtzeitdaten zum Maschinenzustand
- Mobiler Workflow
- Ihre Techniker erhalten Wartungsaufträge direkt auf ihr Smartphone
- Vor Ort wird der QR-Code gescannt und alle Infos sind sofort verfügbar
- Durchgeführte Arbeiten werden digital dokumentiert
- Intelligente Auswertung
- Alle Daten fließen in automatische Analysen ein
- Sie sehen auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht
- Wartungen werden zunehmend präziser planbar
Diese Funktionen bietet eine professionelle CMMS-Software
Eine moderne CMMS-Lösung bietet weit mehr als nur digitale Wartungspläne. Sie bietet aktive Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Instandhaltung. Entdecken Sie die wichtigsten Funktionen, die Ihre Instandhaltung auf ein neues Level heben:
Digitale Dokumentenverwaltung im Lebenszyklus-Ordner
Der Lebenszyklus-Ordner Ihres Equipments ist das digitale Pendant zum klassischen Maschinenordner. Hier speichern Sie neben technischen Daten auch Rechnungen, Garantiebelege, Fotos und Videodateien. Dank Cloud-Technologie haben berechtigte Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle Dokumente – ob am PC oder per Smartphone. Große Aktenordner und Papierchaos gehören damit der Vergangenheit an.
IoT-Integration für datenbasierte Entscheidungen
ToolSense verbindet klassisches Wartungsmanagement mit moderner IoT-Technologie. Diese Verbindung ermöglicht es, dass GPS-Tracker und Sensoren automatisch wichtige Maschinendaten wie Laufzeiten, Stillstandzeiten und Standorte erfassen. Diese Daten fließen direkt in den Lebenszyklus-Ordner und werden übersichtlich aufbereitet. Das integrierte Analysewerkzeug hilft Ihnen, wirtschaftlich fundierte Entscheidungen für Ihre Anlagen zu treffen.
Arbeitsschutz durch systematische Wartung
Ein professionelles Wartungsmanagement erhöht nicht nur die Produktivität, sondern auch die Arbeitssicherheit und Sicherheit im Betrieb. Die Software behält TÜV-Termine und notwendige Überprüfungen im Blick und stellt sicher, dass alle Sicherheitsanforderungen erfüllt werden. Durch die systematische Wartung reduzieren Sie Ausfallrisiken und schaffen eine sichere Arbeitsumgebung für Ihre Mitarbeiter.
Präventive Wartung und Instandhaltung zur Minimierung von Ausfallzeiten
Ungeplante Maschinenstillstände wirken sich negativ auf den Umsatz aus. Die präventive Wartung mit der CMMS-Software von ToolSense hilft Ihnen, solche Ausfälle zu vermeiden und Ihre Instandhaltungsprozesse proaktiv zu gestalten. Durch kontinuierliche Überwachung der Maschinendaten erkennen Sie Unregelmäßigkeiten frühzeitig und können rechtzeitig eingreifen.
Das System erinnert automatisch an anstehende Wartungstermine und stellt sicher, dass keine wichtige Inspektion vergessen wird. Mithilfe von benutzerdefinierten Checklisten gestaltet sich die vorbeugende Wartung einfach und effizient. So behalten Sie alle Maschinendaten stets im Blick und können Stillstand sowie hohe Reparaturkosten vermeiden.
Berichte und Analysen
Die vielseitige Computerised Maintenance Management Software von ToolSense bietet fantastische Bericht- und Analysewerkzeuge. So können Sie Ausgaben, Reparaturen, Ausfallzeiten und Laufzeiten perfekt im Blick behalten und für Ihren Entscheidungsfindungsprozess nutzen. Diese Tools geben Ihnen einen tiefen Einblick in die Wirtschaftlichkeit Ihrer Geräte, woraus wichtige Rückschlüsse für die Entwicklung Ihres Unternehmens gezogen werden können.
Unabhängigkeit von Herstellern
Es gibt viele Arten von Instandhaltungssoftware und Apps für die Wartung von Geräten und Equipment. Viele sind jedoch an den jeweiligen Hersteller der einzelnen Maschinen gebunden, wodurch die Software oft nicht allen Anforderungen gerecht wird. Mit ToolSense erlangen Sie Unabhängigkeit und können all Ihre Maschinen durch einen simplen Excel-Import in die CMMS Datenbank einbinden. Mit den cleveren IoT-Hardware-Lösungen von ToolSense überwachen Sie alle Maschinendaten oder pflegen diese per QR-Code in das System ein. Dazu ist nichts weiter notwendig als ein modernes Smartphone oder ein Tablet.
Leistungsstarke Instandhaltungs-Workflows und individuelle Wartungsabläufe
ToolSense ermöglicht die Erstellung maßgeschneiderter Wartungsabläufe für jedes Asset. Sie legen die Wartungsintervalle – ob wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder in individuellen Abständen – fest und erstellen benutzerdefinierte Checklisten. Diese sind besonders wichtig, wenn Reparaturen und Wartungen viele detailreiche Handlungen erfordern und stellen sicher, dass der Wartungstechniker keine Einzelheiten übersieht. Zudem können Sie mit ToolSense viele benutzerdefinierte Automatismen erstellen, welche Ihren Alltag erheblich erleichtern. Das System kann Rückmeldungen fordern, die Techniker dazu veranlassen, ihren Fortschritt einzutragen, sodass Wartungsmanager und Mitarbeiter stets über den Zustand aller Maschinen bestens informiert sind.
Benutzerfreundliches QR-Code- und Ticket-System
Mit ToolSense haben Sie die Möglichkeit, jedem Asset einen individuellen QR-Code zuzuweisen und unauffällig an der Maschine anzubringen. Das ist vor allem praktisch, wenn sich die Maschinen nicht für GPS-Tracker oder Sensoren eignen, denn durch das Scannen des Codes können Lauf- und Ausfallzeiten in nur wenigen Schritten an die CMMS Database übermittelt und gesammelt werden. Das QR-Code-System kann ebenso dazu genutzt werden, um Arbeitsaufträge zu verwalten, Reparaturen zu veranlassen und den Fortschritt zu verfolgen oder auch Ersatzteile zu bestellen. Sobald ein Mitarbeiter den QR-Code mit seinem Smartphone oder Tablet scannt, wird ein Ticket generiert, welches an den entsprechenden Mitarbeiter in der Einkaufsabteilung oder einer anderen Abteilung gesendet wird.
CMMS Software: Cloud based oder On-Premise?
Bei der Implementierung einer CMMS-Lösung steht Ihr Unternehmen vor einer grundlegenden Entscheidung: Setzen Sie auf eine Cloud-basierte Lösung oder auf eine lokale On-Premise-Installation? Die Unterschiede sind beträchtlich und können langfristige Auswirkungen auf Ihre Instandhaltungsprozesse haben.
Cloud-based (SaaS)
Cloud-basierte CMMS-Systeme wie ToolSense überzeugen durch schnelle Implementierung und den Zugriff von überall – ideal für Unternehmen mit mehreren Standorten oder mobilen Teams. Ein wesentlicher Vorteil sind die niedrigeren Hardware-Kosten, da keine eigenen Server angeschafft und gewartet werden müssen. Zudem profitieren Sie von unlimitierten Backup-Möglichkeiten, die Ihre Daten zuverlässig vor Verlust schützen. Entgegen häufiger Bedenken bieten moderne Cloud-Lösungen ein hohes Maß an Sicherheit durch professionelle Datenverschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsupdates. Die monatlichen Abo-Kosten machen die Investition zudem kalkulierbar, ohne große Anfangsinvestitionen.
On-Premise
On-Premise-Lösungen ermöglichen zwar volle Kontrolle über Ihre Daten und Systeme sowie individuelle Anpassungen, bringen jedoch auch deutliche Nachteile mit sich. Dazu gehören vor allem die teuren Hardware-Anschaffungen für Server und Infrastruktur. Auch beim Thema Datensicherung müssen Abstriche gemacht werden, da On-Premise-Lösungen oft nur limitierte Backup-Kapazitäten bieten. Ein weiterer kostentreibender Faktor sind die hohen Wartungskosten: Ihre IT-Abteilung muss sich kontinuierlich um Updates, Sicherheitspatches und Systemwartung kümmern.
Vorteile einer CMMS-Software für Ihr Unternehmen
Die Einführung einer CMMS-Software bringt messbare Verbesserungen für Ihre Instandhaltung. Erfahren Sie, welche konkreten Vorteile Sie erwarten können:
Reduzierung ungeplanter Ausfallzeiten
Eine CMMS-Software wie ToolSense minimiert kostspielige Maschinenstillstände durch die frühzeitige Erkennung von Verschleiß. Durch vorbeugende Wartung reduzieren Sie in Ihrem Unternehmen ungeplante Ausfälle um bis zu 75 %. Die digitalen Workflows ermöglichen außerdem deutlich schnellere Reaktionszeiten bei auftretenden Störungen.
Optimierung der Wartungskosten
Eine professionelle CMMS-Lösung zahlt sich schnell aus: Auch Ihre Wartungskosten können Sie um durchschnittlich um 20 % reduzieren. Dies gelingt durch effizienteren Personaleinsatz, optimierte Routenplanung und die Vermeidung teurer Reparaturen durch rechtzeitige Wartung. Auch die Ersatzteilbestände und deren Kosten behalten Sie besser im Blick.
Erhöhung der Anlagenverfügbarkeit
Mit einer CMMS-Software maximieren Sie die produktive Zeit Ihrer Maschinen. Die Software plant Wartungen intelligent außerhalb der Betriebszeiten und bündelt mehrere Wartungsaufgaben effizient. Die dokumentierte Wartungshistorie ermöglicht zudem gezielte Optimierungen Ihrer Prozesse.
Verbesserte Compliance und Dokumentation
Eine CMMS-Software erfüllt Ihre Dokumentationspflichten ohne zusätzlichen Aufwand. Alle Wartungs- und Prüfaktivitäten werden automatisch protokolliert. Sie haben jederzeit einen lückenlosen Nachweis über die Einhaltung von Prüfintervallen. Relevante Dokumente und Zertifikate sind digital archiviert und schnell auffindbar.
Wer profitiert von einer CMMS-Software?
Eine CMMS-Software eignet sich für alle Unternehmen, die regelmäßig Wartungen und Instandhaltungen an ihren Anlagen durchführen müssen. Besonders wertvoll ist sie ab einer Flotte von 50 oder mehr Assets.
Einsatz von CMMS in verschiedenen Branchen
Im Facility Management unterstützt eine CMMS-Software Ihr Unternehmen bei der Verwaltung tausender Reinigungsmaschinen. Von Scheuersaugautomaten bis zu einfachen Staubsaugern – jedes Gerät wird digital erfasst und überwacht. Der Erfolg zeigt sich in optimierten Wartungszyklen und reduzierten Ausfallzeiten. Im Bausektor kann sich Ihr Unternehmen auf CMMS-Software für die Verwaltung der Baumaschinen verlassen. Die Software behält den Überblick über Wartungstermine, dokumentiert Maschinenprüfungen und stellt sicher, dass jedes Gerät einsatzbereit ist, wenn es gebraucht wird.
Typische Anwendungsfälle
Die häufigsten Einsatzszenarien einer CMMS-Software sind:
- Wartungsmanagement für große Maschinenflotten
- Koordination zwischen internen Teams und externen Dienstleistern
- Automatisierte Dokumentation von Prüfungen und Wartungen
- Überwachung von Wartungskosten und Maschinenzuständen
Ab welcher Unternehmensgröße sinnvoll?
Die Investition in eine CMMS-Software lohnt sich besonders, wenn Sie mindestens einen dieser Punkte mit „Ja“ beantworten:
- Verwalten Sie mehr als 50 wartungspflichtige Assets?
- Beschäftigen Sie mehrere Wartungsteams oder externe Dienstleister?
- Müssen Sie regelmäßig Prüfungen und Wartungen dokumentieren?
- Verlieren Sie den Überblick über anstehende Wartungstermine?
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Was ist ein mobiles CMMS?
Ein mobiles CMMS ist eine spezialisierte App für Smartphones und Tablets, die es Ihren Wartungsteams ermöglicht, alle wichtigen Instandhaltungsaufgaben direkt vor Ort zu erledigen. Anstatt zwischen Maschinen und Büro-PCs pendeln zu müssen, haben Techniker alle relevanten Informationen und Funktionen in ihrer Tasche. Die mobile Lösung synchronisiert sich nahtlos mit dem Hauptsystem und sorgt so für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Feld und Zentrale.
Mit einer mobilen CMMS-App verbinden Sie Ihre Mitarbeitenden effektiv, reduzieren administrativen Aufwand und maximieren die Betriebszeit Ihrer Anlagen. Die Kommunikation wird deutlich effizienter, da Informationen in Echtzeit ausgetauscht werden können und keine wertvollen Daten verloren gehen.
Entscheidende Funktionen eines mobilen CMMS
Eine leistungsstarke mobile CMMS-Lösung wie ToolSense bietet Ihnen zahlreiche Vorteile für den täglichen Einsatz:
- Arbeiten auch ohne Internetverbindung mit Offline-Funktionalität
- Einfaches Einsehen und Aktualisieren von Arbeitsaufträgen direkt am Einsatzort
- Hochladen von Fotos und Dokumenten zur Fehlerdokumentation
- Präzises Protokollieren von Arbeitszeiten für transparente Abrechnung
- Scannen von QR-Codes an Assets für sofortigen Informationszugriff
- Erhalten von Push-Benachrichtigungen für zeitkritische Warnungen
- Umfassende Verwaltung von Vermögenswerten und Ausrüstung
- Lückenlose Nachverfolgung aller Änderungen durch integrierte Prüfpfade
FAQ
Instandhaltungsmanagement oder Wartungsmanagement umfasst alle Aufgaben zur Überwachung, Organisation, Planung und Steuerung der Instandhaltung, die das Ziel verfolgt, Maschinen und andere Assets in guter Kondition zu halten oder zu verbessern.
Eine Instandhaltungs- oder Wartungssoftware wird zur Organisation, Steuerung und Ausführung der Wartungsarbeiten genutzt. Dazu können beispielsweise Maschinen überwacht, Wartungsintervalle festgelegt und Reparaturfortschritte verfolgt werden.
Ein Computerised Maintenance Management System (CMMS) wie das von ToolSense wird meist dort verwendet, wo viele Assets im Einsatz sind oder der Wartungsaufwand sehr hoch ist. Das kann beispielsweise in der Logistik, in der Landwirtschaft oder auch im produzierenden Gewerbe der Fall sein.
Wartung und Instandhaltung sind Überbegriffe aller vorgenommenen Arbeiten, welche darauf abzielen, die Funktionalität von Maschinen zu erhalten. Das beinhaltet unter anderem Reparaturen oder auch regelmäßige TÜV-Überprüfungen.
SAP selbst ist kein CMMS, sondern ein umfassendes ERP-System, bietet jedoch mit dem Modul SAP Plant Maintenance (PM) eine Komponente, die CMMS-Funktionalitäten abdeckt. Dieses Modul ermöglicht die Verwaltung von Wartungsaufgaben, Anlagenmanagement und die Planung von Instandhaltungsarbeiten, ist aber im Vergleich zu spezialisierten CMMS-Lösungen wie ToolSense oft komplexer in der Implementierung und weniger flexibel in der Anpassung an spezifische Branchenanforderungen.
Maintenance Software ist eine spezialisierte Lösung – wie beispielsweise ToolSense – zur Planung, Durchführung und Dokumentation aller Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten an Maschinen, Anlagen und Equipment. Sie hilft Unternehmen, Wartungsintervalle einzuhalten, Ausfallzeiten zu minimieren und die Lebensdauer ihrer Assets zu verlängern, während gleichzeitig alle relevanten Daten zentral gespeichert und für Analyse- und Dokumentationszwecke verfügbar sind.
