Die Richtlinie DIN 31051 gibt die Wartung als eine der grundlegenden Maßnahmen zur Instandhaltung von Maschinen, Geräten oder Fahrzeugen vor. Darunter fallen verschiedene Aufgaben, wie Reinigung oder Wechsel von Bestandteilen. Die Wartung verfolgt dabei das Ziel, den Soll-Zustand der Geräte und daher die Funktionssicherheit über einen längeren Zeitraum aufrechtzuerhalten. Dies ist mit erheblichen Vorteilen verbunden, aber vor allem in Unternehmen, die eine große Anzahl an Maschinen oder Fahrzeugen verwalten, kann das Wartungsmanagement schnell unübersichtlich werden. Um zu verhindern, dass wichtige Termine vergessen oder Maschinen bei der Wartung übersehen werden, hilft ein digitaler Wartungsplaner bei der Organisation und Dokumentation. Anstatt sich jedoch mit manuellen Daten herumzuschlagen, greifen moderne Unternehmen auf eine digitale Wartungssoftware zurück.
DAS THEMA KURZ UND KOMPAKT
- Ein Wartungsplan enthält wichtige Informationen zu anstehenden Wartungsterminen und den auszuführenden Wartungsarbeiten für alle Geräte innerhalb eines Unternehmens.
- Früher wurde ein Wartungsplan oft mit Excel erstellt, was einen hohen Zeit- und Arbeitsaufwand verursacht.
- Digitale Wartungsplaner können dabei helfen, die Wartung und Instandhaltung innerhalb des Unternehmens zu digitalisieren und auch zu automatisieren.
- So können Zeit und Geld gespart sowie die Lebensdauer der Maschinen verlängert werden.
- ToolSense bietet eine einfache cloud-basierte CMMS-Software, mit der alle Assets herstellerunabhängig verwaltet werden können.
Was ist ein (digitaler) Wartungsplan?
Ein Wartungsplan – oder auch Serviceplan genannt – enthält die wichtigsten Informationen sowie den Zeitplan für anstehende Wartungsarbeiten. Diese können entweder vom Hersteller, gesetzlich oder von Unternehmensrichtlinien vorgegeben werden. Vor der Digitalisierung wurden Wartungspläne meist mit Excel verwaltet, heutzutage tritt jedoch in modernen Unternehmen eine Wartungssoftware an diese Stelle. Mit diesem digitalen Wartungsplan können wiederkehrende Wartungsprozesse organisiert und anstehende Prüftermine verwaltet werden. Ebenso eignet er sich als Dokumentationssystem für bereits durchgeführte Wartungstermine und deren Resultate, wodurch ein digital gestütztes Wartungsmanagement optimal geeignet ist, die präventive Instandhaltung in einem Unternehmen zu verwalten.
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Was muss in einem Wartungsplan erfasst werden?
Aufgaben
In einer Wartungsplan-Software werden alle Aufgaben erfasst, die mit den Instandhaltungsmaßnahmen zusammenhängen und zur präventiven Wartung gehören. Dazu zählen Reinigungsarbeiten an den Maschinen, Austausch und Bestellung von Ersatzteilen, Reparaturen oder auch Inspektionen.
Zeit
Alle zeitlichen Aspekte des Wartungsplans werden ebenfalls in der CMMS-Software eingetragen. Dazu gehören wiederkehrende Prüftermine und Wartungsintervalle sowie die Zeit, die Techniker mit der Wartung einzelner Geräte und Maschine verbringen.
Objekte
Je nach Branche und der Größe des Betriebs sieht eine Auflistung aller Maschinen und Betriebsmittel unterschiedlich aus. Im Wartungsplan müssen alle Maschinen, Geräte und Arbeitsmittel aufgelistet werden, bei denen eine Wartung stattfinden muss. Diese werden in der Instandhaltungssoftware geführt und verwaltet. Der Wartungsplan kann ebenso für Gebäude genutzt werden und zum Beispiel als transparentes Dokumentationssystem für das Facility-Management dienen.
Wartungsverantwortliche
In der Wartungsplanung werden neben den Betriebsmitteln und Aufgaben ebenso die jeweiligen Verantwortlichen für den dazugehörigen Bereich oder die Maschinen erwähnt. So können Unklarheiten in den einzelnen Verantwortungsbereichen vermieden werden.
Anleitung
Auch eine Anleitung zum Wartungsprozess sollte in der Wartung-Software nicht fehlen. Diese wird für jede Maschine, jedes Gerät oder jedes Fahrzeug individuell hinterlegt, sodass Techniker die notwendigen Informationen aus den Wartungsplänen der Maschine beziehen können.
Vorteile individueller Wartungsplanung mit Wartungssoftware
Wartungsmanagement ist keine neue Erfindung, doch mit fortschreitender Digitalisierung in vielen Branchen wird auch die Wartung und Instandhaltung in den Betrieben digitalisiert. Ursprünglich wurden Wartungsplaner mit Excel oder ähnlichen Programmen manuell erstellt und gepflegt, wodurch ein hoher Zeit- und Verwaltungsaufwand entsteht. Ein digitales Wartungsprogramm bietet dagegen viele verschiedene Vorteile, von denen Unternehmen profitieren können:
Einhaltung von Prüfterminen
Ein digitaler Wartungsplan für Maschinen und andere Betriebsmittel bietet ein umfangreiches Prüffristmanagement. Wartungsintervalle können zum Beispiel im Wartungsplan für Gabelstapler, Drehmaschinen, Pkw und alle anderen Assets individuell hinterlegt werden, sodass das Wartungsprogramm automatische Erinnerungen verschickt, sobald eine Inspektion oder ein anderes Event ansteht. Wichtige Prüftermine und Inspektionen können so problemlos eingehalten werden. Zusätzlich speichert die Software für Wartungsplanung weitere wichtige Informationen rund um die Betriebsmittel und die anstehenden Wartungsprozesse sowie die Ergebnisse der Inspektionen ab und ermöglicht somit eine lückenlose Dokumentation, die eine Wartungsplanung mit Excel nicht bietet.
Ausfälle reduzieren
Vorbeugende Wartung hat das Ziel, die Mitarbeiter- und Maschinensicherheit zu verbessern, die Lebensdauer zu erhöhen und Ausfallzeiten zu reduzieren. Betriebsmittel, die in regelmäßigen Abständen gewartet werden, weisen wesentlich weniger bis kaum Ausfälle auf, da kleine Fehler schnell erkannt und behoben werden können, bevor es zu größeren Ausfällen kommt. Die Wartungsplaner-Software erschafft dabei eine praktische Übersicht über alle Assets, die Terminierung bevorstehender Wartungsprozesse und speichert zudem weitere wichtige Dokumente ab.
Reibungslose Abläufe
Je größer das Unternehmen, desto unübersichtlicher und vielschichtiger gestaltet sich oft das Wartungsmanagement. Auch hier hat ein digitaler Wartungsplaner erhebliche Vorteile gegenüber einem Wartungsplan, der auf Excel basiert. Alle Mitarbeiter können zeitgleich auf die Planung zugreifen, ohne, dass dabei Versionskonflikte entstehen und cloud-basierte Lösungen ermöglichen zeitgleich das standortunabhängige Arbeiten an Maschinen oder Fahrzeugen. Auch Checklisten, die im Wartungsplan angelegt werden können, tragen zu reibungslosen Arbeitsabläufen in der Wartung und Instandhaltung bei, in denen alle Mitarbeiter stets über die notwendigen Informationen verfügen.
Mehr Sicherheit und Zuverlässigkeit
Prüf- und Wartungsplaner, die mit Excel erstellt wurden, haben etliche Nachteile. Auch, wenn sie auf einem Netzlaufwerk gespeichert sind, können sie nur von einer Person bearbeitet werden, sodass anderen Mitarbeitern der Schreibzugriff für dieses Dokument in dem Moment verwehrt wird. Zudem besteht die Möglichkeit, dass Tabellen- oder Listen versehentlich gelöscht werden. Ein Software-Wartungsplaner kann von allen Mitarbeitern gleichzeitig bearbeitet werden, sodass Techniker ihren individuellen Fortschritt im Wartungsprogramm festhalten können und der Wartungsstatus stets zuverlässig und aktuell angezeigt werden kann. Zusätzlich bietet ein digital gestütztes Wartungsmanagement eine erhöhte Sicherheit gegenüber einer Excel-Liste.
Mehr Transparenz
Eine Wartungsplaner-App oder Software erlaubt es einem Unternehmen, Zugriffsrechte auf alle nötigen Mitarbeiter zu verteilen. Somit erhalten Techniker oder Facility-Manager eine umfangreiche Übersicht über alle Wartungsprozesse, den Verlauf, die Ergebnisse und anstehende Inspektionstermine. Wichtige Dokumente, wie Wartungsberichte, Wartungsverträge oder Gefahrenbeurteilungen, können ebenso im Wartungsprogramm abgelegt werden. Das sorgt für größtmögliche Transparenz und Planbarkeit im Arbeitsalltag.
Kosten senken und Arbeitsschutz verbessern
Verschleppte Inspektionen oder Maschinenausfälle können sich im Betrieb schnell durch hohe Kosten bemerkbar machen. Auch hier helfen Wartungspläne für Maschinen, die digital verwaltet und automatisiert werden können, die vorbeugende Wartung zu verbessern und Kosten einzusparen. Werden regelmäßige Inspektionen und Wartungsarbeiten durchgeführt, können Ausfälle verringert, größere und teurere Reparaturen verhindert sowie die Lebensdauer der Maschinen verlängert werden. All dies trägt effektiv dazu bei, die Kosten zu senken. Regelmäßig gewartete Maschinen und Gebäude sind zudem sicherer, sodass der Arbeitsschutz im gesamten Unternehmen verbessert werden kann.
Mehr Zeit
Den Wartungsplan zu erstellen, nimmt mit Excel und ähnlichen manuellen Systemen viel Zeit in Anspruch – vor allem, wenn ein Unternehmen viele Betriebsmittel oder eine große Flotte verwaltet. Mit einer CMMS-Software gibt es hauptsächlich einen initialen Einrichtungsaufwand, bei dem alle Maschinen, Geräte, Werkzeuge und Fahrzeuge in das Programm aufgenommen werden müssen. Clevere Automatisierungen und einfache Workflows innerhalb der Software erleichtern anschließend die Verwaltung der Wartungstermine, sodass Mitarbeiter ein großes Zeitersparnis erleben.
So erstellen Sie digitale Wartungspläne mit ToolSense
Der Excel-Wartungsplan für Fahrzeuge und Maschinen hat ausgedient. Dennoch zögern viele Unternehmen, einen digitalen Wartungsplan in der Industrie durchzusetzen, weil sie initiale Kosten und einen hohen Einrichtungsaufwand fürchten. Wir zeigen anhand des Wartungsplan-Beispiels, wie schnell und einfach ToolSense als Wartungsprogramm in Ihrem Unternehmen etabliert werden kann, sodass Ihr digitaler Wartungsplan in nur wenigen Schritten anwendungsbereit ist.
Schritt 1: Assets anlegen
Zuerst müssen alle Assets in ToolSense angelegt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einen Wartungsplan für Kran, Kompressor, Lkw oder sonstige Betriebsmittel anlegen – in dieser Wartungsplaner-Software können Maschinen und Werkzeuge aller Art verwaltet werden. Auch der Hersteller spielt keine Rolle. Ist bereits eine vollständige Liste Ihrer Assets vorhanden, kann diese mit der praktischen Excel-Import-Funktion in die Plattform integriert werden, sodass ToolSense schnell einsatzbereit ist.
Schritt 2: Prüftermine bestimmen
Unterschiedliche Geräte besitzen unterschiedliche Prüftermine und Wartungsintervalle. Diese können in ToolSense für jedes individuelle Asset entweder als festgesetzter Termin oder auch als wiederkehrendes Event eingetragen werden. Dadurch erhalten zuständige Mitarbeiter stets eine Erinnerung in der Software oder auch per E-Mail, sobald ein wichtiger Wartungstermin ansteht. Die essenziellen Instandhaltungsmaßnahmen können somit nicht vergessen werden.
Schritt 3: Zuständigkeiten definieren
Damit die Wartung-Software Erinnerungen an die richtigen Mitarbeiter schicken kann, müssen im nächsten Schritt die Zuständigkeiten definiert werden. Jeder Arbeitsauftrag, beispielsweise für den Austausch wichtiger Ersatzteile, kann einem Mitarbeiter direkt zugeordnet werden, der daraufhin eine Benachrichtigung erhält und über den anstehenden Auftrag informiert wird.
Schritt 4: Aufgaben durchführen
Die Arbeitsauftragsverwaltung von ToolSense erleichtert die einmaligen und wiederkehrenden Workflows im Unternehmen. So können nicht nur Mitarbeiter direkt zugewiesen, sondern auch praktische Checklisten für den Wartungsplan erstellt werden. Anhand dieser können Techniker die nötigen Aufgaben durchführen und ein direktes Feedback in der Software geben. Damit ist zu jedem Zeitpunkt sichergestellt, dass die Wartungsplaner-Software aktuell ist und den jeweiligen Zustand der Maschine und der Wartungsprozesse widerspiegelt.
Schritt 5: Folgetermine festlegen
Konnte eine Instandhaltungsmaßnahme nicht zufriedenstellend abgeschlossen werden oder werden weitere Wartungstermine in festgelegten Abständen fällig, so können auch diese Folgetermine in nur wenigen Klicks in der ToolSense Wartungssoftware angelegt werden.
Schritt 6: Dokumentation der Prüfprotokolle
Jedes Asset erhält in ToolSense einen individuellen Lebenszyklusordner und ein Prüfprotokoll, in dem die wichtigsten Informationen und Dokumente abgespeichert werden können. Das betrifft beispielsweise Wartungsverträge mit externen Technikern, Wartungsberichte, Rechnungen, Garantiebelege, Wartungsanleitungen sowie Fotos und Videos. Da ToolSense eine cloud-basierte Lösung ist, die sowohl auf Desktop-PCs als auch auf Smartphones zugänglich ist, können Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt auf essenzielle Informationen zugreifen – unabhängig von ihrem Standort.
Fazit: Wartungsplanung vereinfachen mit der digitalen Wartungssoftware von ToolSense
Ein digitaler Wartungsplan kann den Arbeitsalltag in Ihrem Unternehmen wesentlich erleichtern. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie viele Betriebsmittel unterschiedlicher Art betreiben, deren Verwaltung einen hohen manuellen Arbeitsaufwand darstellt. Mit ToolSense können Sie in wenigen Schritten digitale Wartungspläne erstellen, wichtige Termine im Blick behalten, Erinnerungen für anstehende Wartungsarbeiten erhalten, Arbeitsaufträge in nur wenigen Klicks bearbeiten und alle Informationen rund um Ihre Maschinen an nur einem Ort verwahren.
ToolSense verringert auf diese Weise nicht nur den Arbeits- und Zeitaufwand, sondern unterstützt ebenso Ihre präventive Wartung. Damit sparen Sie auf lange Sicht hohe Reparaturkosten und erhöhen die Lebensdauer Ihrer Geräte, sodass die Wartungsplaner-Software von ToolSense ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis bietet.
FAQ mit Fragen und Antworten zum Thema
Ein Wartungsplan — oder auch Serviceplan genannt — gibt an, wann oder in welchen Abständen Maschinen, Geräte, Werkzeuge oder Fahrzeuge gewartet oder inspiziert werden müssen. Diese Intervalle können entweder vom Hersteller, gesetzlich oder auch vom Unternehmen, welches die Assets betreibt, vorgegeben werden.
Eine Wartungsdokumentation beschreibt die Intervalle und den Umfang der anstehenden Wartungs- und Inspektionsarbeiten einer Maschine oder eines Fahrzeugs. Auch direkte Wartungsanleitungen können der Wartungsdokumentation beigefügt werden.
Ein Wartungsbericht gibt Auskunft über durchzuführende oder durchgeführte Wartungsarbeiten, sodass Techniker genaue Anweisungen erhalten, welche Instandhaltungsmaßnahmen an welcher Maschine notwendig sind. Zudem kann mit einem gut geführten Wartungsbericht zu jedem Zeitpunkt nachvollzogen werden, welche Arbeiten ausgeführt wurden und welches Ergebnis die Inspektionen gebracht haben.
Ein guter digitaler Wartungsplan verwaltet alle Assets eines Unternehmens, unabhängig von der Art oder dem Hersteller. Zudem ist eine eindeutige Zuweisung der Arbeitsaufträge wichtig, sodass Zuständigkeit klar erkennbar und für alle Mitarbeiter eindeutig sind. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Festlegung von Terminen oder Wartungsintervallen, sodass automatische Erinnerungen verschickt werden, wenn eine Inspektion ansteht.