Work Order Management Software

Eine gute Arbeitsorganisation ist das A und O in einem Unternehmen. Doppelt erledigte Arbeit, unverrichtete Aufgaben oder Unklarheiten in der Verantwortung sorgen im Alltag nicht nur für unnötige Verwirrung, sondern können Ihrer Firma auch jede Menge Zeit und Geld kosten. Mit der Work Order Management Software von ToolSense behalten Sie all Ihre Anlagen im Blick und gestalten die Arbeitsauftragsverwaltung so einfach und übersichtlich wie nie zuvor.

Gestalten Sie Ihren Arbeitsauftragsprozess einfach und zuverlässig: Die wichtigsten Vorteile von ToolSense Work Order Management Software

Sparen Sie Zeit und Kosten

Klären Sie Verantwortlichkeiten direkt zu Beginn mit dem Work Order System von ToolSense, wodurch Aufgaben direkt an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Tritt an einer Maschine ein Problem auf, kann der Bediener in wenigen Minuten den an der Anlage befestigen QR-Code scannen, wodurch der verantwortliche Mitarbeiter sofort benachrichtigt wird und eine Reparatur einleiten kann. Das verkürzt und vereinfacht Arbeitsabläufe enorm und spart so Zeit und auch Kosten, die durch den Stillstand der Maschine verursacht werden.

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Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben

Gibt es in Ihrem Unternehmen Aufgaben, die täglich, wöchentlich oder auch monatlich anfallen? Dann können diese mit der ToolSense Software für Arbeitsaufträge automatisiert werden. Sind die zeitlichen Abstände einmal auf der Plattform eingetragen, erhalten die beteiligten Mitarbeiter eine Erinnerung zum rechten Zeitpunkt, sodass alle Work Orders fristgerecht ausgeführt werden. Das kann beispielsweise anstehende TÜV Termine, UVV Prüfungen, Sicherheitskontrollen oder eine Reinigung von Maschinen betreffen.

Dashboard: Alle relevanten Informationen auf einen Blick und in Echtzeit

ToolSense liefert eine übersichtliche und einfach zu nutzende Work Order Asset Management Software, deren Dashboard an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. So haben Sie aktuelle Zahlen, Standorte und anstehende Arbeitsaufträge stets im Blick und können Entwicklungen in Echtzeit verfolgen, darunter die Location Ihrer Anlagen, deren Laufzeiten oder auch ausstehende Reparaturanfragen.

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Verlängern Sie die Lebensdauer von Maschinen und Assets

Maintenance und Work Order Management leisten einen großen Beitrag zum Lebenszyklus Ihrer Assets, Maschinen und Fahrzeuge. Durch vorbeugende Wartung und die Einhaltung geplanter Reparatur- und Service-Termine können kleine Probleme schneller entdeckt und behoben werden, bevor diese weiteren Schaden anrichten oder zu Ausfallzeiten führen. ToolSense sorgt dafür, dass Sie in selbst gewählten Abständen an anstehende Wartungstermine erinnert werden. Außerdem können Reparaturaufträge, Ersatzteilbestellungen oder auch das fehlerfreie Ergebnis Ihrer Prüfung im Work Order Management System hinterlegt werden, sodass alle Mitarbeiter über die durchgeführten Arbeiten informiert sind und gegebenenfalls weitere Schritte einleiten können.

Schnelle und einfache Integration in Ihren Betrieb

Eine Software für die Verwaltung von Arbeitsaufträgen zu verwenden klingt nach einer guten Idee, doch Sie scheuen den dafür anstehenden Mehraufwand? Auch hier hält ToolSense die perfekte Lösung bereits für Sie parat. Verwalten Sie Assets, Equipment, Maschinen oder Fahrzeuge bereits in einer Excel-Tabelle, kann diese in nur wenigen Schritten mit einem einfachen Excel-Import in die Maintenance Work Order Software importiert werden. Auf diese Weise können Sie bereits nach kurzer Zeit mit Ihrem verbesserten Work Order Management loslegen.

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Mobiler Zugriff und leichte Navigation

Die beste Work Order Management Software sollte Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag erleichtern, nicht durch komplizierte Zugriffe oder eine unübersichtliche Plattform erschweren. Deswegen bietet ToolSense eine übersichtliche und einfache Navigation, womit Sie auf alle wichtigen Daten in nur wenigen Klicks zugreifen können. Ob auf der Baustelle, am Schreibtisch oder aus dem Homeoffice – die Work Order Management App erlaubt einen standortunabhängigen und mobilen Zugriff.

Alexander Manafi (CEO) gibt Ihnen eine private Führung

Unser CEO, Alexander Manafi, gibt Ihnen eine kurze private Führung. Sehen Sie sich die Software an und erfahren Sie, wie ToolSense zur Verbesserung Ihrer Asset Operations beiträgt. Sollte die Video-Einbettung nicht funktionieren, finden Sie hier den Video-Link.

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Gesamtersparnis mit ToolSense

Gesamtersparnis mit ToolSense

Business Case eines deutschen Reinigungsunternehmens nach 1-jährigem Einsatz von ToolSense

Das Szenario: Das Unternehmen hat 1,5 T Mitarbeiter, 20 Objektleiter, 300 T€ Asset-Kosten pro Jahr, 350 Servicefälle pro Jahr & eine durchschnittliche Ausfallzeit / Servicefall von 2 Wochen

Asset-Kosten pro Jahr (Anschaffung, Miete, Wartung etc.)
300 T€
255 T€
Ersparnis 45 T€
20 Arbeitszeitkosten der Objektleiter pro Jahr (Verwaltungsaufgaben)
84 T€ (2.800 Stunden)
24 T€ (800 Stunden)
Ersparnis 60 T€ (2.000 Stunden)
Zusätzliche Arbeitszeit für Reinigungskräfte aufgrund von Ausfallzeiten pro Jahr
147 T€ (14.700 Stunden)
42 T€ (4.200 Stunden)
Ersparnis 105 T€ (10.500 Stunden)

Erstellen Sie leistungsstarke Workflows: Die wichtigsten Funktionen von Work Order Software im Überblick

Erstellen und Verwalten von Arbeitsaufträgen

Mit der Work Order Management Software von ToolSense können Sie die Arbeitsauftragsverwaltung in nur wenigen Klicks erledigen – auch mit dem Smartphone oder Tablet. Zudem lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren, sodass in regelmäßigen, festgelegten Abständen eine Erinnerung an den zuständigen Mitarbeiter gesendet wird. Ob es sich dabei um Reparaturanfragen, Ersatzteilbestellungen oder anstehende Wartungstermine handelt, spielt dabei keine Rolle, denn mit ToolSense können alle Arten von Field Work Order verwaltet werden.

QR-Code-Tagging

ToolSense bietet verschiedene Hardware an, welche Ihre Maschinen mit der Asset und Work Order Tracking Software verknüpft. Haben Sie jedoch keinen Platz für große Tracker, eignet sich das praktische QR-Code-Tagging. Für jedes Asset wird ein individueller QR-Code erstellt, der unauffällig an der Maschine, am Fahrzeug oder am Equipment platziert werden kann. Wird die Maschine genutzt oder soll eine Reparatur oder Ersatzteilbestellung in Auftrag gegeben werden, scannt der Mitarbeiter einfach den QR-Code mit einem Smartphone oder Tablet ein. Der Arbeitsauftrag gelangt so schnell und einfach in das System und wird an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.

Schwachstellen herausfinden und beheben

In Zusammenhang mit welchem Asset treten die meisten Work Orders auf? Wo entstehen am häufigsten Reparaturanfragen? Wie lange dauert es, bis Arbeitsaufträge abgeschlossen sind? Mit der Work Order Management Software von ToolSense können Sie Schwachstellen aufdecken und herausfinden, welche Maschinen und welche Arten von Arbeitsaufträgen besonders viel Zeit und Geld in Anspruch nehmen. Mit diesem Wissen kann der tägliche Workflow optimiert und effizienter gestaltet werden.

Ticketed Maintenance: Einfache Kommunikation über Arbeitsaufträge

Work Order Software sollte so schnell und einfach wie möglich sein, damit die Arbeitsauftragsverwaltung reibungslos verläuft. Aus diesem Grund arbeitet ToolSense mit einem praktischen Ticketsystem. Scannt ein Arbeiter den QR-Code an der Maschine, um beispielsweise ein Ersatzteil anzufordern, wird ein Ticket erstellt und die Nachricht an einen Mitarbeiter weitergeleitet, der für die Bestellung von Ersatzteilen zuständig ist. Wurde der Arbeitsauftrag bearbeitet, wird das Ticket geschlossen. Um auch im Nachhinein jeden Schritt nachverfolgen zu können, verbleibt der Auftrag im Lebenszyklusordner der Maschine und kann zu Analysezwecken genutzt werden. 

Analysen und Reportings: Nutzen Sie Daten für eine bessere Entscheidungsfindung

Die Work Order Asset Management Software von ToolSense sammelt wichtige Daten rund um Ihre Assets und Arbeitsaufträge. Dazu zählen Standort, Laufzeiten, Ausfallzeiten, Reparaturanfragen, Ersatzteilbestellungen, Inventar sowie sämtliche interne und externe Kommunikation, welche im Lebenszyklusordner Ihres Equipments hinterlegt wird. Daraus werden aufschlussreiche Analysen und Reportings erstellt, welche Sie als Basis für Entscheidungsfindungsprozesse in Ihrem Unternehmen nutzen können.

Vorbeugende Wartung und Risikomanagement

Um den Lebenszyklus Ihrer Assets zu verlängern, ist regelmäßige vorbeugende Wartung unvermeidbar. Diese Wartungstermine mit den zu erfüllenden Aufgaben können im Work Order Management System hinterlegt werden, sodass Ihre Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen eine Erinnerung erhalten und genau wissen, wann welches Asset gewartet werden muss. Damit bleibt Ihr wichtiges Equipment stets in einwandfreiem Zustand. Das wirkt sich selbstverständlich auch auf das Risikomanagement Ihres Unternehmens aus. Gewartete Maschinen sind weniger häufig von unvorhersehbaren Ausfällen betroffen und stellen so ein wesentlich geringeres finanzielles Risiko dar.

Branchen und Anwendungsfälle: Für wen ist Work Order Management Software geeignet?

Sie haben Angst, bei vielen Assets und Mitarbeitern den Überblick über Ihre Arbeitsaufträge zu verlieren und suchen aus diesem Grund nach einer geeigneten Software für die Verwaltung von Arbeitsaufträgen? Dann sind Sie mit ToolSense auf der sicheren Seite. Die Asset Management und Work Order Software eignet sich für alle Unternehmen – unabhängig von der Branche – sobald eine große Anzahl von Assets im Einsatz sind oder viele Mitarbeiter an den Work Orders beteiligt sind.

Mit dem richtigen Work Order Management System behalten Sie nicht nur die Arbeitsauftragsverwaltung im Blick, sondern auch alle Ihre Assets. Das beinhaltet den Standort, Wartungstermine, Laufzeiten und vieles mehr, woraus wichtige Analysen und Reportings gewonnen werden können. Beispiele für Einsatzgebiete der Work Order Software können unter anderem die Bauindustrie, Forstwirtschaft, Reinigungsunternehmen, Landschaftsbauunternehmen oder Produktionsbetriebe sein, welche eine Reihe verschiedener Maschinen, Fahrzeuge oder unterschiedlichstes Equipment verwenden.

Häufig gestellte Fragen zu Work Order Management Software

Eine Work Order Management Software oder ein Work Order Management System übernehmen und digitalisieren die Verwaltung von Arbeitsaufträgen für ein Unternehmen. Das betrifft sowohl interne als auch externe Aufträge.

Beim Work Order Management geht es um die Verwaltung von Arbeitsaufträgen. Das kann interne Arbeitsaufträge betreffen, wie beispielsweise die Kommunikation zwischen Technikern und Mitarbeitern in der Beschaffung. Aber auch die externe Kommunikation mit Partnern oder Lieferanten fällt unter das Work Order Management.

Ein gutes Work Order Management sorgt in einem Unternehmen dafür, dass Kompetenzen und Verantwortungen von Anfang an klar und deutlich festgelegt sind. Das verhindert doppelt erledigte oder liegengebliebene Arbeiten und trägt so zu einem effizienten und wirtschaftlichen Arbeitsalltag bei. Zudem kann mit der richtigen Work Order Software jederzeit nachvollzogen werden, welcher Arbeitsauftrag von welchem Mitarbeiter und zu welchem Zeitpunkt ausgeführt wurde.

Eine Work Order Management Software verwaltet alle Kundenaufträge und auch interne Arbeitsanweisungen in einem System, sodass kein Auftrag übersehen werden kann. Zudem verfügt die Software über praktische Analysetools, welche Aufschluss über die Effizienz Ihres täglichen Workflows geben.

Werden Arbeitsaufträge in einem System digital festgehalten, ist es viel unwahrscheinlicher, dass einzelne Aufträge übersehen oder vergessen werden. Zudem ist es jederzeit möglich, Aufträge auch zu einem späteren Zeitpunkt nachzuvollziehen, wodurch genau ermittelt werden kann, über welchen Zeitraum ein Auftrag bearbeitet wurde. So ergibt sich an vielen Stellen ein großes Optimierungspotenzial. Außerdem sorgt die Work Order Management Software dafür, dass Arbeitsaufträge nicht doppelt bearbeitet werden und bei genau dem Mitarbeiter landen, für den sie bestimmt sind.