Glosario
Las empresas que preparan balances deben realizar una vez al año un inventario a fecha de cierre. Con ello obtienen una visión de equipos, mercancías y materiales. En la práctica, las empresas utilizan distintos métodos para registrar estos elementos.
El Tema en Breve
- El inventario a fecha de cierre ayuda a cumplir los requisitos legales de registro de existencias.
- Normalmente coincide con la fecha de cierre del balance.
- Existen varios métodos prácticos, siendo el inventario físico el más importante.
¿Qué Es un Inventario a Fecha de Cierre?
Por definición, un inventario a fecha de cierre es un recuento realizado en una fecha o día de referencia concreto. La empresa quiere saber cómo están sus existencias en ese momento. Un inventario puede determinarse en cualquier momento, pero aquí el cálculo se asigna a una fecha específica. Esta fecha suele coincidir con el cierre del balance o situarse poco antes o después.
Formas de Procedimientos de Inventario
En la práctica se distinguen tres formas de inventario. El inventario a fecha de cierre suele ser un inventario físico. Sin embargo, el inventario contable y el inventario de activos fijos también son métodos permitidos.
Inventario Físico
Esta forma de inventario registra cantidades. En el inventario físico interesan las mercancías y materiales, es decir, los activos tangibles. La empresa decide qué método de captura utilizar. El registro físico puede hacerse mediante:
- Medición
- Estimación
- Pesaje
- Conteo
En una empresa productora o taller, por ejemplo, tornillos, clavos y materiales similares pueden formar parte del inventario. También deben registrarse las mercancías que estén en almacén en la fecha de cierre.
Inventario Contable
Mientras que el inventario físico se centra en activos tangibles, el inventario contable registra activos intangibles y corrientes. Los registros contables permiten seguir los saldos correspondientes. Documentos como extractos bancarios son importantes. El inventario contable cubre por tanto los elementos que no pueden registrarse físicamente, como cuentas por cobrar y saldos de caja. El saldo bancario actual también es relevante, siempre en la fecha de cierre.
Inventario de Activos Fijos
El inventario de activos fijos se refiere a activos tangibles móviles, como máquinas o equipos de operación y oficina. La empresa los lista en un registro de activos fijos. Este registro se mantiene según el uso en la empresa. Para determinar la base de activos, se usan los costes de adquisición continuados. El inventario de activos fijos forma parte de una gestión eficaz de maquinaria.
Base Legal del Inventario a Fecha de Cierre
Las empresas pueden estar obligadas a realizar un recuento de existencias o inventario a fecha de cierre. Esto se aplica a todas las empresas que deben preparar un balance. En ese caso, el inventario debe hacerse una vez al año. En Alemania, las normas correspondientes se encuentran en §240 HGB y en el código fiscal.
Las empresas deben realizar el inventario al final del ejercicio. Normalmente, el inventario y la fecha de cierre coinciden, a menudo el 31 de diciembre. Esto depende del sector. En agricultura, por ejemplo, el año natural y el ejercicio pueden diferir.
La ley también ofrece cierta flexibilidad. No todas las empresas pueden realizar el inventario exactamente el 31 de diciembre cada año, por lo que el recuento puede hacerse hasta diez días antes o después de la fecha de referencia.
Realización del Inventario a Fecha de Cierre
Para realizar el inventario, la empresa determina valores para todas sus mercancías y materiales. También se permiten estimaciones cuando los valores no pueden determinarse de otra manera.
Es importante registrar los elementos dos veces. Tras el primer recuento, una segunda persona vuelve a registrarlo todo. Solo se realiza la entrada en el inventario cuando ambas personas llegan al mismo resultado. En caso contrario, el inventario físico debe repetirse.
Actividades de Preparación
Para el inventario físico, la dirección debe nombrar primero a un responsable de inventario. Esta persona organiza el proceso, algo especialmente importante en empresas grandes, y supervisa el inventario.
Muchas empresas recurren a ayudantes porque el inventario suele consumir mucho tiempo. Estos ayudantes deben organizarse con antelación.
Los empleados necesitan herramientas adecuadas, como metros, para contar, medir y registrar elementos. El responsable de inventario proporciona estas herramientas.
Para facilitar el inventario contable, las empresas deben registrar todas las operaciones relevantes. Esto asegura un proceso fluido. Es importante conservar todos los documentos que permitan rastrear valores, especialmente:
- Saldos de cuenta
- Recibos
- Facturas
- Listas de saldos y existencias
- Cuentas por cobrar, deudas y partidas pendientes con sus importes
Procedimientos de Simplificación de Inventario
El inventario a fecha de cierre es un proceso exigente que puede ocupar recursos de la empresa durante varios días. Para reducir esta carga, la ley permite procedimientos de simplificación. Incluyen inventario por muestreo, inventario permanente e inventario desplazado antes o después de la fecha de cierre. Nuestro artículo detallado ofrece una visión de los distintos tipos de inventario. Estos métodos ayudan a mantener el esfuerzo en un nivel razonable y, al mismo tiempo, producir resultados suficientemente precisos.
Inventario por Muestreo
Normalmente, el inventario a fecha de cierre es un inventario completo. El objetivo es registrar todos los elementos o valores sin lagunas. El inventario por muestreo es diferente. Aun así, la empresa debe respetar los principios de una contabilidad correcta.
Los métodos matemáticos y estadísticos permiten extrapolar el stock total a partir de una muestra examinada. La empresa registra una parte de sus existencias y simplifica mucho el trabajo. Las grandes empresas suelen utilizar este método porque un registro completo puede requerir un esfuerzo extremo.
Inventario Permanente
También es posible que las empresas realicen inventario de forma continua. En ese caso, ya no está vinculado a una fecha concreta. Esto no significa que todos los datos requeridos estén siempre disponibles. Como el inventario se reparte durante el año, el resultado final se obtiene al cierre. Los valores se determinan por etapas, por ejemplo asignando grupos de mercancías a meses concretos.
Inventario Antes o Después de la Fecha de Cierre
Otra opción es realizar el inventario poco antes o poco después de la fecha de cierre. Se trata de un inventario desplazado. Existe un plazo concreto: el desplazamiento no puede superar diez días. Esto crea un periodo de 20 días para realizar el inventario.
Ventajas y Desventajas
Las empresas que realizan un inventario a fecha de cierre deben considerar sus ventajas y desventajas.
Ventajas
- Proporciona resultados precisos.
- La empresa controla todo su stock en una fecha concreta.
- El plazo de 20 días permite trabajar el inventario con detalle.
Desventajas
- Requiere mucho tiempo.
- La producción puede detenerse durante el inventario, reduciendo ingresos.
- Los ayudantes generan costes de personal.
Ventajas del Inventario Permanente Frente al Inventario a Fecha de Cierre
La ventaja del inventario permanente es que el esfuerzo se distribuye. En lugar de hacerlo todo en 20 días, la empresa dispone de todo el año. Esto resulta útil cuando no se pueden organizar ayudantes con poca antelación o cuando la empresa no puede asumir la carga dentro del plazo. Puede ser especialmente útil para empresas pequeñas con menos recursos.
Conclusión
El inventario a fecha de cierre es obligatorio en muchos casos, pero también aporta ventajas a la empresa. Proporciona una visión de mercancías y materiales y ayuda a detectar pérdidas rápidamente. El mayor reto es mantener el esfuerzo lo más bajo posible. Los procedimientos de simplificación ayudan en ello. Con un software de gestión de maquinaria, los equipos y medios operativos pueden gestionarse e inventariarse mediante códigos QR, haciendo los procesos más simples y eficaces.
FAQ
¿Qué Es un Inventario a Fecha de Cierre?
Es un inventario en una fecha concreta que registra todas las mercancías y materiales de la empresa.
¿Qué Es un Inventario Cercano a la Fecha de Cierre?
No se realiza exactamente en la fecha de cierre, sino dentro de los diez días anteriores o posteriores.
¿Cuándo Es Obligatorio?
Todas las empresas que preparan balances están obligadas a realizarlo.
¿Qué Ventajas Tiene?
Ofrece una visión completa de todas las existencias de la empresa.
¿Qué Es un Inventario Desplazado?
Es un inventario que no se realiza exactamente en la fecha de cierre, sino antes o después.
¿Qué Procedimientos de Inventario Existen?
Los procedimientos posibles son inventario físico, inventario contable e inventario de activos fijos.
