ToolSense
Un inventaire correspond au recensement des actifs d’une entreprise et est souvent associé aux marchandises vendues. Pourtant, les équipements d’une entreprise font aussi partie de ses actifs et sont souvent plus essentiels aux opérations que les produits commercialisés. Il est donc important de les enregistrer dans un inventaire des immobilisations afin d’obtenir une vue d’ensemble, de mieux entretenir les équipements et de les utiliser de manière optimale. Cet article explique comment réaliser l’inventaire des équipements, les points à surveiller et les avantages d’un logiciel d’inventaire.
Le Sujet en Bref
- En plus de l’inventaire annuel de fin d’exercice, une entreprise devrait réaliser un inventaire des immobilisations environ tous les trois ans.
- Cet inventaire recense tous les actifs corporels et incorporels de l’entreprise.
- Un logiciel comme ToolSense peut aider à numériser et automatiser le processus.
- Des données utiles, comme l’emplacement ou les temps de fonctionnement, peuvent être collectées et stockées automatiquement.
Pourquoi le Recensement Complet des Actifs Est Important
La législation commerciale allemande impose aux commerçants un inventaire annuel à la fin de l’exercice. Mais qu’en est-il des actifs qui ne sont pas vendus et qui servent plutôt à la production et à la prestation de services ? Le recensement des équipements et appareils est appelé inventaire des immobilisations et devrait être réalisé au moins tous les trois ans sous forme d’inventaire physique.
Cet inventaire apporte des avantages importants, car il fournit une vue précise de tous les actifs corporels et incorporels. Cela inclut la flotte de véhicules, les équipements, les appareils comme le matériel informatique, ainsi que les licences logicielles et brevets. Lorsqu’une entreprise connaît ses actifs, leur état et leur valeur, elle peut mieux les utiliser. Les équipements superflus deviennent visibles, les appareils manquants sont identifiés et les équipes peuvent prendre des décisions plus économiques concernant les achats, la maintenance ou les réparations.
Principes d’un Inventaire Efficace
La gestion d’inventaire ne doit pas être prise à la légère. Elle apporte de nombreux avantages, mais des listes incorrectes peuvent aussi créer des problèmes. Quatre principes guident un inventaire efficace :
- Pas de double comptage : chaque objet, y compris le matériel et les outils, est compté une seule fois et enregistré clairement.
- Exhaustivité : tous les actifs sont recensés correctement et sans lacunes. L’ensemble du parc est documenté.
- Exactitude : lorsqu’une entreprise choisit un type d’inventaire, elle doit l’exécuter correctement et complètement.
- Vérifiabilité : un tiers compétent doit pouvoir comprendre et vérifier les données collectées. Les listes d’inventaire doivent être conservées pendant la période requise.
Quelles Données et Quels Actifs Faut-il Enregistrer ?
Un inventaire des immobilisations diffère d’un inventaire classique, qui porte surtout sur les marchandises et biens destinés à la vente. Un glossaire des types d’inventaire et termes courants aide à choisir la bonne méthode. La gestion des actifs recense au contraire tous les actifs de l’entreprise : véhicules, machines, outils, matériel informatique et équipements IT, mais aussi actifs incorporels comme licences logicielles et brevets.
Pour contrôler le parc, il faut d’abord préparer une liste complète de tous les actifs. Les données supplémentaires dépendent du type d’actif et de l’entreprise. Elles peuvent inclure :
- Emplacement
- Coût d’acquisition
- Coût d’exploitation
- Date d’acquisition
- Temps de fonctionnement
- Temps d’arrêt
Fonctions Importantes pour un Logiciel d’inventaire
Les outils d’inventaire, comme un logiciel dédié ou une application d’inventaire, soutiennent les entreprises dans le recensement et la gestion des actifs. Ils peuvent considérablement simplifier le processus.
Fonctions de Base
Enregistrement complet de tous les actifs
Le bon logiciel d’inventaire doit pouvoir enregistrer tous les actifs possédés par l’entreprise. Cela vaut pour l’inventaire des véhicules comme pour la gestion des actifs non motorisés. Une bonne solution prend en charge les flottes, le matériel IT, les dispositifs médicaux et d’autres catégories d’actifs.
Vue d’ensemble grâce à un tableau de bord intuitif
Dans les grandes organisations, les longues listes deviennent vite difficiles à lire. Un tableau de bord intuitif est donc essentiel, aussi bien sur ordinateur que sur smartphone ou tablette.
Connexion aux systèmes et fournisseurs tiers
Tous les appareils ne proviennent pas du même fabricant. Le logiciel doit donc prendre en charge les systèmes et fournisseurs tiers afin que l’inventaire soit centralisé dans une seule plateforme.
Documentation de toutes les informations pertinentes
Une simple liste d’appareils et de véhicules peut être créée dans Excel, mais une gestion plus complexe devient vite confuse. Un bon logiciel permet donc de stocker des informations supplémentaires, comme factures, temps de fonctionnement, emplacements, historique de maintenance, images, vidéos et autres fichiers.
Création et enregistrement d’étiquettes, codes-barres et autres identifiants
Les étiquettes d’inventaire, codes-barres et tags RFID aident à attribuer clairement machines et équipements. Un logiciel moderne peut créer des codes-barres ou QR codes et les associer aux actifs. Les objets peuvent ensuite être contrôlés à tout moment avec un scanner ou un smartphone.
Autres Critères de Sélection
En plus des fonctions indispensables, certaines options supplémentaires simplifient l’inventaire et la gestion des actifs. Par exemple, la gestion du cycle de vie aide à suivre les actifs de l’achat à la mise au rebut. Cela inclut l’analyse des temps de fonctionnement, travaux de maintenance et coûts associés. Des fonctions personnalisables de reporting et d’analytics aident à mieux comprendre et utiliser l’inventaire existant. Le logiciel peut aussi soutenir la gestion des licences et contrats.
Préparation : Réussir un Inventaire Complet et Durable
Créer un inventaire est un projet important qui demande du temps et de la patience. Lorsqu’une entreprise gère de nombreux objets et une longue liste de machines, l’inventaire doit être soigneusement planifié. L’effort administratif dépend de la taille de l’entreprise et du nombre d’actifs.
Collecter, Trier et Numériser les Documents
Pour préparer l’inventaire des immobilisations, les entreprises peuvent utiliser les documents des années précédentes. Comme ces documents doivent souvent être conservés plusieurs années, les pièces importantes doivent rester accessibles. Un logiciel d’inventaire facilite ce travail, car les documents peuvent être stockés numériquement et conservés en sécurité. Les anciens documents papier doivent être numérisés pour garantir l’exhaustivité.
Créer une Vue d’ensemble
Avant le début de l’inventaire, les entreprises devraient déjà disposer d’une vue d’ensemble des actifs importants et savoir où se trouve chaque appareil. Cela évite qu’une flotte soit difficile à inventorier parce que certains véhicules ne sont pas sur le site de l’entreprise. Les équipements IT utilisés en télétravail ne doivent pas non plus être oubliés.
Établir un Planning
Pour un déroulement fluide le jour de l’inventaire, il faut préparer un planning. Les responsabilités sont attribuées, le déroulement est défini et l’effort en personnel est calculé. Un logiciel d’inventaire soutient ces tâches et réduit l’effort nécessaire.
Revoir et Clarifier les Processus
Comment s’est déroulé le dernier inventaire ? Quelles étapes peuvent être améliorées ? Examiner les inventaires passés aide à planifier les processus futurs et à révéler erreurs et inefficacités.
Créer de la Transparence
La dernière étape de préparation est une communication claire. Le plan d’inventaire et les changements par rapport aux années précédentes doivent être communiqués à l’équipe afin que tous comprennent le processus. Une documentation écrite permet de clarifier les questions avant le début de l’inventaire.
Conclusion : Garder une Vue d’ensemble de Tous les Actifs avec ToolSense
L’inventaire crée souvent du stress et beaucoup de travail manuel. Un logiciel d’inventaire change cela, car l’inventaire des équipements et appareils peut être automatisé et numérisé. ToolSense combine gestion des actifs, gestion d’inventaire, gestion des ordres de travail et bien plus encore dans une plateforme cloud claire. Les collaborateurs accèdent aux données importantes depuis un ordinateur ou un mobile, au bureau, sur chantier ou en télétravail.
Les actifs peuvent être équipés de matériel ToolSense, comme des traceurs GPS et capteurs Bluetooth, ou d’un QR code individuel afin que l’emplacement, le temps de fonctionnement et les travaux de maintenance soient suivis automatiquement. Ces informations sont stockées dans le dossier de cycle de vie et restent accessibles à tout moment. ToolSense permet aussi de stocker photos, vidéos et autres fichiers, comme factures et manuels d’utilisation. Toutes les informations sont centralisées et transformées en analytics, ce qui aide l’entreprise à réussir son prochain inventaire rapidement et précisément.
FAQ
Qu’est-ce que l’inventaire ?
L’inventaire consiste à recenser des objets selon des caractéristiques définies. Dans le commerce, il désigne souvent la prise d’inventaire des stocks.
Quand Faut-il Réaliser un Inventaire ?
Les entreprises commerciales doivent généralement réaliser un inventaire annuel, souvent à la fin de l’exercice. Un inventaire des immobilisations devrait être réalisé au moins tous les trois ans.
Que Sont les Données d’inventaire ?
Les données d’inventaire sont les informations collectées pendant l’inventaire. Elles varient selon les actifs de l’entreprise. Les exemples incluent l’emplacement, les prix et la date d’acquisition.
