ToolSense
Un inventario describe el registro de los activos de una empresa y suele asociarse con las mercancías que vende. Sin embargo, el equipamiento de una empresa también forma parte de sus activos y, en muchos casos, es más importante para las operaciones que los productos vendidos. Por eso los equipos deberían registrarse en un inventario de activos fijos para obtener una visión general, mantenerlos correctamente y utilizarlos mejor. Este artículo explica cómo funciona el inventario de equipos, qué debe tenerse en cuenta y cómo ayuda un software de inventario.
El Tema en Breve
- Además del inventario anual al final del ejercicio, las empresas deberían realizar un inventario de activos fijos aproximadamente cada tres años.
- Este inventario registra todos los activos tangibles e intangibles de una empresa.
- Un software como ToolSense puede ayudar a digitalizar y automatizar el proceso.
- Datos útiles como ubicación o tiempos de funcionamiento pueden recopilarse y almacenarse automáticamente.
Por Qué Es Importante Registrar Todos los Activos y Equipos
La legislación mercantil alemana exige a los comerciantes realizar un inventario anual al final del ejercicio. Pero ¿qué ocurre con los activos que no se venden y sirven para la producción y prestación de servicios? El registro de equipos y dispositivos se denomina inventario de activos fijos y debería realizarse al menos cada tres años mediante un inventario físico.
Este inventario ofrece ventajas importantes porque proporciona una visión precisa de todos los activos tangibles e intangibles. Incluye la flota de vehículos, todo el equipamiento, dispositivos como hardware informático, licencias de software y patentes. Cuando una empresa conoce sus activos, su estado y su valor, puede utilizarlos mejor. El equipamiento sobrante se hace visible, los dispositivos faltantes se detectan y los equipos pueden tomar decisiones más económicas sobre compras, mantenimiento o reparaciones.
Principios de un Inventario Eficaz
La gestión de inventario no debe tomarse a la ligera. Aporta muchos beneficios, pero listas incorrectas también pueden crear problemas. Cuatro principios ayudan a orientar un inventario eficaz:
- Sin doble conteo: cada objeto, incluidos hardware y herramientas, se cuenta una sola vez y se registra claramente.
- Integridad: todos los activos se registran correctamente y sin lagunas. Todo el parque queda documentado.
- Exactitud: cuando una empresa elige un tipo de inventario, debe ejecutarlo de forma correcta y completa.
- Verificabilidad: un tercero competente debe poder comprender y revisar los datos recopilados. Las listas de inventario deben conservarse durante el periodo requerido.
Qué Datos y Activos Deben Registrarse
Un inventario de activos fijos se diferencia de un inventario normal, que registra sobre todo mercancías y bienes para la venta. Un glosario de tipos de inventario y términos comunes ayuda a elegir el método adecuado. La gestión de activos, en cambio, enumera todos los activos de la empresa: vehículos, máquinas, herramientas, hardware y equipos informáticos, así como activos intangibles como licencias de software y patentes.
Para revisar el parque de activos, primero conviene preparar una lista completa de todos los activos. Los datos adicionales dependen del tipo de activo y de la empresa. Pueden incluir:
- Ubicación
- Coste de adquisición
- Coste operativo
- Fecha de adquisición
- Tiempo de funcionamiento
- Tiempo de inactividad
Funciones Importantes para un Software de Inventario
Las herramientas de inventario, como un software dedicado o una app de inventario, apoyan a las empresas durante el registro y la gestión de activos. Pueden facilitar mucho el proceso.
Funciones Básicas
Registro completo de todos los activos
El software de inventario adecuado debe poder registrar todos los activos de la empresa. Esto vale tanto para el inventario de vehículos como para la gestión de activos no motorizados. Una buena solución debería admitir flotas, hardware informático, dispositivos médicos y otras categorías.
Visión general mediante un panel intuitivo
En organizaciones grandes, las listas largas se vuelven difíciles de leer. Por eso un panel intuitivo es esencial, tanto en escritorio como en móviles y tabletas.
Conectividad con sistemas y proveedores externos
No todos los dispositivos proceden del mismo fabricante. Por ello, el software debe admitir sistemas y proveedores externos para centralizar el inventario en una sola plataforma.
Documentación de toda la información relevante
Crear una lista simple de dispositivos y vehículos es posible en Excel, pero la gestión compleja se vuelve confusa rápidamente. Un buen software permite almacenar información adicional, como facturas, tiempos de funcionamiento, ubicaciones, historial de mantenimiento, imágenes, vídeos y otros archivos.
Creación y registro de etiquetas, códigos de barras y otros identificadores
Las etiquetas de inventario, códigos de barras y tags RFID ayudan a asignar claramente máquinas y equipos. Un software moderno puede crear códigos de barras o QR y asignarlos a cada activo. Después, los objetos pueden comprobarse en cualquier momento con un escáner o smartphone.
Otros Criterios de Selección
Además de las funciones imprescindibles, existen opciones útiles que simplifican el inventario y la gestión de activos. Por ejemplo, la gestión del ciclo de vida ayuda a controlar los activos desde la compra hasta la retirada. Esto incluye análisis de tiempos de funcionamiento, trabajos de mantenimiento y costes asociados. Las funciones personalizables de reporting y analítica ayudan a comprender y utilizar mejor el inventario. El software también puede apoyar la gestión de licencias y contratos.
Preparación: Cómo Lograr un Inventario Completo y Sostenible
Crear un inventario es un proyecto grande que requiere tiempo y paciencia. Cuando una empresa gestiona muchos objetos y una larga lista de máquinas, el inventario debe planificarse con cuidado. El esfuerzo administrativo depende del tamaño de la empresa y del número de activos.
Recopilar, Ordenar y Digitalizar Documentos
Para preparar un inventario de activos fijos, las empresas pueden usar documentos de años anteriores. Como estos documentos suelen conservarse durante años, los registros importantes deben ser fáciles de encontrar. Un software de inventario facilita este trabajo porque los documentos pueden almacenarse digitalmente y de forma segura. Los registros antiguos en papel deben digitalizarse para garantizar la integridad.
Crear una Visión General
Antes de empezar el inventario, las empresas deberían tener una visión general de los activos importantes y saber dónde se encuentra cada dispositivo. Así se evita que el inventario de flota falle porque algunos vehículos no estén en las instalaciones. Los activos IT usados por empleados en teletrabajo tampoco deben olvidarse.
Crear un Calendario
Para que el día del inventario transcurra sin problemas, conviene preparar un calendario. Se asignan responsabilidades, se define el proceso y se calcula el esfuerzo de personal. Un software de inventario apoya estas tareas y reduce el trabajo en todas las fases.
Revisar y Aclarar Procesos
¿Cómo fue el último inventario? ¿Qué pasos pueden mejorarse? Revisar inventarios anteriores ayuda a planificar procesos futuros y a detectar errores e ineficiencias.
Crear Transparencia
El último paso de preparación es una comunicación clara. El plan de inventario y los cambios respecto a años anteriores deben comunicarse al equipo para que todos entiendan el proceso. Una documentación escrita ayuda a resolver dudas antes de empezar.
Conclusión: Mantener la Visión de Todos los Activos con ToolSense
El inventario suele generar estrés y mucho trabajo manual. Un software de inventario cambia esto porque el inventario de equipos y dispositivos puede automatizarse y digitalizarse. ToolSense combina gestión de activos, gestión de inventario, gestión de órdenes de trabajo y más en una plataforma cloud clara. Los empleados acceden a los datos desde escritorio o móvil, ya estén en oficina, obra o teletrabajando.
Los activos pueden equiparse con hardware ToolSense, como rastreadores GPS y sensores Bluetooth, o con un código QR individual para que ubicación, tiempo de funcionamiento y mantenimiento se sigan automáticamente. Esta información se almacena en el archivo de ciclo de vida y puede consultarse en cualquier momento. ToolSense también permite guardar fotos, vídeos y otros archivos, como facturas y manuales. Al centralizar la información y convertir los datos en analítica, ToolSense ayuda a completar el siguiente inventario con rapidez y precisión.
FAQ
¿Qué Es el Inventario?
El inventario consiste en registrar objetos según características concretas. En el comercio, suele referirse al recuento de existencias.
¿Cuándo Debe Realizarse un Inventario?
Las empresas comerciales generalmente deben realizar un inventario anual, normalmente al final del ejercicio. Un inventario de activos fijos debería realizarse al menos cada tres años.
¿Qué Son los Datos de Inventario?
Los datos de inventario son la información recopilada durante el inventario. Varían según los activos de la empresa. Algunos ejemplos son ubicación, precios y fecha de adquisición.
