Inventar Management

Alle Einrichtungs- und Vermögensgegenstände eines Unternehmens werden zum Inventar gezählt. Das beinhaltet natürlich Produktionsmaschinen sowie alle Materialien, welche für die Produktion oder die Bereitstellung von Dienstleistungen benötigt werden. Je nach Größe Ihres Betriebes oder der Art von Produkten und Dienstleistungen, die Sie anbieten, kann die schiere Masse des Inventars überwältigend wirken. Wenn Sie dabei den Überblick behalten möchten, gibt es eine Lösung: Inventar Management. Was genau darunter zu verstehen ist, welche verschiedenen Arten von Inventory Management es gibt und welche Lösung sich für Ihr Unternehmen am besten eignet, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist Inventar Management?

Inventar Management, Inventory Management oder auch Bestandsverwaltung genannt bezeichnet die Organisation und Verfolgung von Materialien, Produkten oder anderen Vermögensgegenständen. Das Inventar Management unterstützt bei der Organisation und Verwaltung aller festen und beweglichen Inventare. Die Bestandsverwaltung gilt immer für die gesamte Dauer, in der Produkte im Besitz des Unternehmens sind. Im Falle eines Produktionsbetriebs würde das den Zeitraum von der Anschaffung der Materialien bis hin zum Verkauf und Versand des fertigen Produkts umfassen.

Die Lagerverwaltung kann je nach Unternehmen und Inventar sehr vielschichtig ausfallen. Dazu zählen unter anderem:

• Einkauf
• Wareneingang
• Platzierung im Lager
• Lagerbestandsverfolgung
• Kommissionierung
• Verpackung
• Versand

Was ist ein Inventory Management System?

Ein Inventory Management System kann auch als Bestandsmanagement System bezeichnet werden. Hier gibt es allerdings Unterschiede zu bekannten ERP-Systemen (Enterprise-Ressource-Planning), womit Ressourcen und Personal verwaltet werden können. Im Vergleich zu einem Inventory Management Software hat das ERP-System einen hohen manuellen Aufwand.

Eine moderne Inventarisierungssoftware oder Inventarverwaltung App helfen bei der Lagerbestandsoptimierung, da sie mit der Funktion ausgestattet ist, Barcodes oder QR-Codes einzulesen und zu verarbeiten. Alternativ arbeitet eine Inventarisierungssoftware mit RFID-Techologie, welche die Verwaltung und Nachverfolgung von Materialien oder Waren automatisiert und somit manuelle Arbeit und Zeit einspart. So können Bestände tagesaktuell abgerufen und mit Soll-Daten verglichen werden. Außerdem können Automatisierungen festgelegt werden, sodass die Inventarverwaltung App bei geringem Bestand Benachrichtigungen verschickt oder gefragte Produkte nachbestellt.

Warum ist die Lager- bzw. Bestandsverwaltung wichtig?

Viele Waren oder Produkte auf Lager zu haben, ist nicht immer von Vorteil. Lagernde Waren bedeuten gleichzeitig gebundenes Kapital für Ihr Unternehmen, welches möglichst schnell in ungebundenes Kapital umgewandelt werden sollte. Umgekehrt sollte von beliebten Produkten ebenfalls nicht zu wenig gelagert werden, da Kundenbestellungen eventuell nicht mehr zeitnah bedient werden können oder Lieferengpässe von Materialien auftreten könnten.

Ziel des Bestandsmanagements ist es, den Prozess der Bestellung und Lagerung so zu optimieren, dass Materialien und Produkte nur für eine möglichst kurze Dauer gelagert werden, aber auch immer genügend vorhanden sind, um Bestellungen zu bedienen. Das erhöht die Kundenzufriedenheit, da keine langen Wartezeiten durch Lieferengpässe entstehen. Ein gut organisierter Lagerablauf trägt zudem zu einer Beschleunigung des Bestell- und Lieferprozesses bei, was die Servicequalität weiter verbessert. Zudem kann gutes Inventory Management dabei helfen, Kosten zu sparen. Ladenhüter werden herausgefiltert und können aus dem Sortiment genommen werden, Lagerkosten werden verringert und es wird stets nur so viel bestellt, wie tatsächlich benötigt wird. All dies wirkt sich positiv auf die Wirtschaftlichkeit und die Finanzen Ihres Unternehmens aus.

Wie funktioniert Inventar Management?

Bedarfsprognose

Die Bedarfsprognose oder Bedarfsanalyse dient dazu, die Bedürfnisse potenzieller Kunden zu ermitteln und sollte vor jeder Beschaffung durchgeführt werden. So erfahren Unternehmen, welche Produkte oder Dienstleistungen der Kunde wünscht und unter welchen Voraussetzungen sie an den Kunden gebracht werden sollte. Hierbei sollten der potenzielle und der realisierbare Markt betrachtet werden.

Bestandsplanung

Sobald der Bedarf der Kunden ermittelt ist, folgt die Bestandsplanung. Hier wird sichergestellt, dass alle Produkte oder Materialien in ausreichendem Umfang vorhanden sind, sodass keine Produktions- oder Lieferengpässe entstehen und Sie die von Ihrem Unternehmen angebotenen Dienstleistungen erfüllen können. Wichtig ist auch die Berechnung des Sicherheitsbestands, sodass Ihr Unternehmen die Kunden auch bei Unterbrechungen der Lieferkette versorgen kann.

Beschaffungsplanung

Bei der Beschaffungsplanung geht es um den gesamten Prozess der Waren- oder Materialbeschaffung von der Bestellung beim Lieferanten, über den Transport, bis hin zur Einlagerung im eigenen Lagen oder der Weiterverarbeitung von Materialien in der Produktion.

Arten von Bestandsverwaltungssystemen

Periodische Inventur

In der periodischen Inventarverwaltung findet eine Inventur in regelmäßigen Abständen statt. Das kann monatlich, jährlich (zum Beispiel als sogenannte Stichtagsinventur), viertel- oder halbjährlich erfolgen. Da es sich hierbei um ein manuelles Inventursystem handelt, ist es anfälliger für Fehler als andere Methoden. Die periodische Inventur kann in Teilen oder als vollständige Bestandszählung stattfinden.

Permanente Inventur

Die permanente Inventur findet zu jedem Zeitpunkt statt. Mithilfe der Digitalisierung ist es möglich, Bestände in Echtzeit zu verfolgen, sodass Warenbestände stets tagesaktuell angezeigt werden können. Diese Methode ist sehr zuverlässig und ermöglicht eine akkurate Kontrolle des Lagerbestands.

Barcode System

Um Fehler in der manuellen Inventur zu minimieren, kann ein Barcode System zum Einsatz kommen. Dieses ist mit der Inventarisierungssoftware verknüpft und einfach umgesetzt. Anstatt Artikel händisch zu zählen, werden Barcode Etiketten auf jedem Produkt angebracht und während der Inventur – meist mithilfe eines Handscanners – eingescannt. Die Daten werden anschließend in die Inventarisierungssoftware eingelesen.

RFID-Tags

Eine moderne, automatisierte Alternative zum Scannen von Barcodes ist die Verwendung von RFID-Tags, welche an den Produkten angebracht werden und eine fantastische Möglichkeit für eine Bestandsmanagement-Optimierung sind. Die Erfassung läuft automatisch, wodurch sich wichtige Daten zu jedem Zeitpunkt auslesen lassen. Mit der richtigen Inventarverwaltung Software lassen sich auf diese Weise auch leicht die Ladenhüter identifizieren, da die Inventar Management Software zugleich die Lieferdaten speichert.

Lagerroboter

Sogenannte Lagerroboter können im Bestandsmanagement Aufgaben übernehmen, die über eine Inventur hinaus gehen. Sie können einsortieren, transportieren oder auch Ware aus dem Lager entnehmen. Bei der Inventur kommunizieren die Roboter mit der Inventar Management Software und übernehmen die lästige Zähl- und Scanarbeit.

Methoden des Bestandsmanagements

ABC-Inventory Management

Bei der ABC Analyse geht es zunächst darum, Produkte zu klassifizieren. Im Bestandsmanagement werden etwa die Produkte, die dem Unternehmen den meisten Umsatz einspielen, der Klasse A zugeordnet. Produkte, die weniger wirtschaftlich sind, gehören demnach zu den Klassen B oder C. Basierend auf dieser Analyse werden die Produkte im Inventory Management priorisiert. So können begrenzter Lagerplatz, Lager- und Verwaltungskosten und auch Zeit gespart werden, da die Prioritäten von Anfang an auf den wichtigsten Produkten liegen.

First In, First Out (FIFO)

Beim Inventory Control ist die First In, First Out (FIFO) Methode ebenfalls beliebt. Wie man dem Namen bereits entnehmen kann, werden die Produkte und Materialien, die zuerst eingelagert werden, das Lager auch als Erstes wieder verlassen. Die Methode ist besonders beliebt für Produkte mit einem Haltbarkeitsdatum, saisonale Produkte, oder schnell veraltete Produkte. Ziel ist es, sie zu verkaufen, bevor sie aus verschiedenen Gründen nicht mehr verkauft werden können.

Standardisierter Lagerbestand

Um etwaige Verkaufschancen aufgrund von Lieferengpässen nicht zu verpassen, eignet sich die Methode des standardisierten Lagerbestands. Im Inventar Management wird damit die Mindestmenge eines Produkts bezeichnet, welche immer auf Lager sein muss, um auch bei Lieferschwierigkeiten die eingehenden Kundenbestellungen bedienen zu können. Dieser standardisierte Lagerbestand weicht je nach Unternehmen, Kundennachfrage und Produkt ab und stellt sicher, dass nie zu viel oder zu wenig Artikel bestellt werden, was Lagerplatz und Geld spart.

Just-In-Time-Produktion (JIT)

Der englische Begriff „Just In Time“ lässt sich mit „gerade rechtzeitig” übersetzen und steht für die bedarfssynchrone Produktion. Der Unterschied zu anderen Bestandsmanagement Methoden ist das verringerte Lagerrisiko, denn hier werden Materialien und Produkte nicht dauerhaft im Unternehmen gelagert. Stattdessen werden sie erst bestellt und geliefert, wenn sie tatsächlich für einen Kundenauftrag benötigt werden. Diese Methode der Bestandsverwaltung setzt eine zuverlässige Zusammenarbeit mit den Zulieferern voraus, verringert aber den Zeitraum der Kapitalbindung erheblich.

Welche Faktoren haben Einfluss auf das Inventar Management?

Externe Faktoren

Es gibt viele verschiedene Faktoren, die auf das Inventar Management Einfluss nehmen können und deshalb bei der Planung bedacht werden können. Zu den externen Faktoren zählen vorwiegend Faktoren seitens des Lieferanten. Diese müssen vor allem zuverlässig sein – sowohl in der Qualität als auch in der Einhaltung gesetzter Liefertermine. Ein weiterer externer Faktor besteht auf der Seite des Kunden, denn das Unternehmen muss den Markt im Blick behalten und Kundenanfragen auch kurzfristig bedienen können.

Interne Faktoren

Auch auf Unternehmensseite gibt es Faktoren, die das Inventory Management beeinflussen. Hierzu zählen vorwiegend mit dem Lagerbetrieb verbundene Kosten, aber auch die Flexibilität der Produktion, in der Kundenwünsche stets schnell bedienen können sollte. Auch die Fertigungstiefe hat einen Einfluss auf das Inventar Management.

Die Vorteile von Inventar Management Software mit ToolSense

1. Lieferengpässe vermeiden – Die Inventory Management Software von ToolSense erkennt, wenn sich ein Produkt oder ein Material dem Ende zuneigt, sodass Sie stets rechtzeitig nachbestellen können und Lieferengpässe vermeiden.
2. Zeit sparen – ToolSense ist mit einer modernen Technologie ausgestattet, die Ihnen erlaubt, Daten schnell und einfach mithilfe von QR-Codes oder RFID-Technologie zu übermitteln. Das verringert die manuelle Arbeit erheblich und spart dabei viel Zeit.
3. Kommunikation verbessern – ToolSense übernimmt das Work Order Management für Sie, wodurch Arbeitsanweisungen in der Inventarverwaltung Software übersichtlich dargestellt und gespeichert werden. Das macht Anweisungen deutlich und nachvollziehbar und verbessert sowohl die interne als auch die externe Kommunikation.
4. Zugriff vereinfachen – Die cloud-basierte Inventory Management Software von ToolSense erlaubt es Ihnen und Ihren Mitarbeitern, von jedem Standort aus auf die wichtigsten Daten zuzugreifen. Ob mithilfe der Desktop-Software oder der mobilen Ansicht – mit ToolSense werden die unübersichtlichen Excel-Tabellen abgelöst.
5. Alle Daten im Blick behalten – Die Inventarisierungssoftware von ToolSense speichert alle relevanten Daten an einem Ort und bietet beeindruckende Analytics-Funktionen sowie eine digitale Inventarliste, wodurch die Effizienz und Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens gesteigert werden kann.

Die Zukunft des Bestandsmanagements

IoT

Das Internet of Things (IoT) oder auch Internet der Dinge genannt, bezeichnet in der Digitalisierung die Vernetzung von physischen und virtuellen Objekten. Auch im Inventar Management bringt diese Vernetzung klare Vorteile, zum Beispiel durch den Einsatz von RFID-Technologie. So können viele Abläufe automatisiert werden, was sich durch ein erhebliches Zeit- und Geldersparnis auszeichnet.

KI

KI – die künstliche Intelligenz – ist längst nicht mehr auf Science-Fiction-Filme begrenzt, sondern findet sich bereits im Alltag vieler Unternehmen. Im Bestandsmanagement nimmt die künstliche Intelligenz die Form von Lagerrobotern an, welche Sortier- und Zählarbeiten übernehmen und somit den Arbeitsalltag sehr effizient gestalten.

Fazit

Jedes Unternehmen, welches Inventar und Vermögensgegenstände zu verwalten hat, sollte über eine Bestandsmanagement-Optimierung nachdenken. Mit einer modernen Asset Management Software wie ToolSense können viele manuelle Prozesse digitalisiert, automatisiert und somit wesentlich vereinfacht werden. Richtig eingesetzt, trägt das Bestandsmanagement System zu einer verbesserten Wirtschaftlichkeit bei, da Kapitalbildungen verringert, Ressourcen geschont und Zeit eingespart werden.

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