El grupo 2M está incorporando a ToolSense todo su parque de máquinas de limpieza, herramientas, vehículos y EPI, sustituyendo sistemas de GPS más caros y registros sueltos por una única fuente de verdad que sabe dónde está cada activo de valor, en qué estado se encuentra y cuándo se inspeccionó por última vez.

Oliver Majowski fundó el grupo 2M hace 21 años y lo dirige como director general. Aprendió el oficio de la limpieza de edificios desde la base, de aprendiz a maestro y luego a perito designado oficialmente, y conoce de primera mano los problemas que conlleva gestionar máquinas, equipos y vehículos a gran escala.

El punto de partida

2M había intentado registrar sus máquinas y equipos en su software, pero en la práctica la imagen distaba de ser fiable. Oliver cuenta la historia que lo resume todo: la empresa pasó un año buscando una escalera de limpiacristales, dio por hecho que el cliente la había robado y un año después encontró exactamente la misma escalera en exactamente el mismo cliente. No había forma fiable de saber dónde, cuándo y en qué estado estaba cada activo, sobre todo las piezas de valor.

El impulso para actuar vino de dos frentes. La empresa migraba a un nuevo ERP cuyo módulo de activos ya no podía gestionar los equipos como antes, y los sistemas de GPS independientes que ya usaban resultaban costosos para lo que aportaban, en esencia confirmar si un trabajador había estado en el sitio cuando un cliente se quejaba.

Por qué ToolSense

Un colega del sector de la limpieza recomendó ToolSense, y en cuanto Oliver lo comparó con el hueco del ERP, se convirtió en el reemplazo previsto. Dos cosas lo decidieron: la parte de gestión de flota, que ya mostraba por sí sola un caso de negocio positivo, y una función que destaca, una etiqueta Bluetooth en las máquinas de valor que se detecta automáticamente cuando el activo se carga en un vehículo de la empresa y de nuevo al descargarlo. Una integración con Blink también facilitó el despliegue, al sincronizar objetos y activos entre los sistemas que los equipos de campo ya utilizan.

Pasamos un año buscando una escalera. Había desaparecido, dijimos que el cliente la había robado, y un año después encontramos exactamente la misma escalera en exactamente el mismo cliente. Ese era el statu quo.

Oliver Majowski · director general, grupo 2M

Impacto operativo

Oliver es sincero: registrarlo todo es un esfuerzo enorme, 2M estima a grandes rasgos unas 2.500 máquinas y dispositivos en total (sin contar siquiera la informática de oficina de cada delegación) y va por unos 250 registrados, así que el trabajo está lejos de terminar. Pero el beneficio ya se nota: datos limpios sobre la antigüedad, el estado y la última inspección DGUV V3 de cada activo, vinculados al lugar donde el activo realmente está. Para una empresa de FM bajo fuerte presión de costes, esa visibilidad alimenta directamente el control de gestión. Oliver describe horas dedicadas a cuadrar manualmente hojas de cálculo para entender por qué no cuadraban los márgenes, destapando en un caso una pérdida de 35.000 euros en un solo sitio, justo el tipo de fuga que solo se detecta cuando sabes qué tienes y cuánto cuesta.

Qué sigue

La ambición es gestionar todo en ToolSense, desde aspiradoras hasta escaleras de limpiacristales y equipo de trabajos verticales, con seguimiento completo de inspecciones y la posibilidad de analizar con qué frecuencia falla cada activo, necesita reparación o resulta antieconómico seguir reparándolo. El mismo enfoque se extiende a los vehículos y los EPI. Para Oliver es a la vez una cuestión de seguridad y de eficiencia: saber dónde está cada activo y en qué estado, para no enviar a un trabajador con una aspiradora sujeta con cinta adhesiva y para no malgastar capital en máquinas que están paradas sin usar o fallan una y otra vez. Su consejo a otros: no rehuir el esfuerzo de registrarlo todo, porque ese orden es la base de una empresa sana.