Breer Gebäudedienste, una empresa de limpieza de edificios con 125 años de historia, sustituyó una tabla de Excel casi vacía por ToolSense y ahora cuenta con una base de datos de primer nivel, además de una app que permite a los responsables ver dónde está cada máquina desde cualquier lugar, incluido el teletrabajo.
Breer es una de las empresas más antiguas de su tipo en Alemania, con registros que se remontan a 1897 y todavía dirigida por la familia Breer en su quinta generación. Ralph Biedermann es director gerente de la sucursal de Heidelberg, totalmente independiente desde 1992, donde trabaja desde 2007. La empresa es un proveedor de limpieza de alta gama con relaciones de cliente duraderas, que cubre la región metropolitana Rin-Néckar en torno a Mannheim y Heidelberg.
El punto de partida
Durante años, Breer buscó un software adecuado para gestionar su parque de máquinas, visitando ferias y revisando muchas opciones. La mayoría estaban desarrolladas por los fabricantes: buenas para los productos de esa marca, pero pobres o imposibles a la hora de añadir máquinas de otros fabricantes, y Breer no quería que su software lo atara a un único fabricante. El statu quo era una tabla de Excel clásica que listaba los objetos y qué máquina había dentro, con un subcampo sobre si se había hecho la revisión de seguridad eléctrica. Y eso era todo. La tabla era difícil de mantener y rara vez estaba al día; visitar un objeto o vaciarlo a menudo se convertía en una sorpresa sobre qué máquinas había realmente.
Por qué ToolSense
ToolSense llegó casi por casualidad, a través de un correo de captación en frío cerca del inicio de la pandemia que, como dijo Biedermann, dio en el clavo. El factor decisivo fue la apertura: un sistema de gestión de activos que trata a todos los fabricantes y todos los equipos por igual, que puede configurar según sus propias ideas, adjuntando las imágenes y los activos que quiere. Elogió la facilidad de uso, la app móvil, el contacto con un equipo joven y dinámico siempre localizable, y el flujo constante de nuevas funciones añadidas en los doce meses anteriores.
Es un sistema totalmente abierto; todos los fabricantes, todos los equipos se tratan por igual. Y puedo construir el sistema un poco según mis propias ideas. Eso es algo que me gustó mucho.
Ralph Biedermann · CEO Operations, Breer Gebäudedienste
Impacto operativo
El cambio principal es la calidad de los datos: tras empezar al principio por el lado equivocado y dar vueltas, Breer cuenta ahora con una base de datos de primer nivel. Con la app, Biedermann puede abrir ToolSense y ver dónde está una máquina concreta, algo que importa especialmente para el trabajo a distancia y para los responsables de objeto en teletrabajo. La incorporación se facilitó con la carga masiva de datos base basada en Excel; importar a todos los clientes con solo pulsar un botón lo calificó de sensacional. Su consejo a otros que implanten mantenimiento y gestión de máquinas: ir con calma, sin presión, nombrar a un responsable de proceso para introducir los datos y pensar de antemano cómo agrupar las máquinas, qué subgrupos crear y qué imágenes adjuntar. Preguntado sobre si volvería a Excel para la gestión del parque, su respuesta fue clara: en este contexto, no.
Qué sigue
Biedermann espera cambios importantes en la limpieza de edificios, no solo máquinas que avanzan hacia la robótica y el trabajo autónomo, sino también los sistemas de back-office: ERP, gestión documental y más, que a muchas empresas todavía les faltan. Describe la limpieza como un oficio artesanal en el que el trabajo es sólido, pero los procesos de fondo suelen seguir siendo muy artesanales. Ante la creciente presión de costes en el sector, incluida la dinámica del salario mínimo, él y ToolSense ven la gestión de equipos como un ámbito largamente descuidado donde la digitalización puede liberar eficiencia y ahorros sin que duela.
