Eine Inventur beschreibt die Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände eines Unternehmens und wird meist mit den Waren in Verbindung gebracht, die dieses Unternehmen verkauft. Jedoch zählt auch das Equipment einer Firma zu den Vermögenswerten und ist in vielen Fällen essenzieller als zu verkaufende Waren. Aus diesem Grund sollten auch die Assets in einer Anlageninventur inventarisiert werden, um einen Überblick zu erhalten, die vorhandenen Geräte optimal zu warten und einzusetzen. Wie die Inventarisierung von Equipment verläuft, was dabei zu beachten ist und welche Vorteile Sie aus einer Inventarisierungssoftware ziehen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Das Thema kurz und kompakt
- Neben der jährlichen Inventur zum Ende des Geschäftsjahres sollte alle 3 Jahre eine Anlageninventur in einem Unternehmen stattfinden.
- Diese Anlageninventur inventarisiert alle materiellen und immateriellen Vermögensgegenstände eines Unternehmens.
- Eine Software wie ToolSense kann dabei helfen, den Inventarisierungsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren.
- Dadurch werden viele nützliche Daten, wie Standort oder Laufzeiten, automatisch erhoben und gespeichert.
Darum ist eine vollständige Erfassung von Anlagen und Geräten so wichtig
Das Gesetz verpflichtet Händler zu einer jährlichen Bestandsaufnahme zum Ende des Geschäftsjahres. Doch wie sieht es mit den Vermögensgegenständen aus, die nicht verkauft werden, sondern der Produktion und der Ausführung der Dienstleistungen dienen? Die Erfassung des Equipments und der Geräte wird auch als Anlageninventur bezeichnet und sollte mindestens alle 3 Jahre durch eine körperliche Inventur erfolgen.
Die Anlageninventur hat erhebliche Vorteile für Unternehmen, da sie eine genaue Übersicht über alle materiellen und immateriellen Vermögensgegenstände verschafft. Das beinhaltet die gesamte Fahrzeugflotte, jegliches Equipment, alle Geräte wie beispielsweise IT-Equipment und auch Softwarelizenzen und Patente, über die ein Unternehmen verfügt. Hat eine Firma einen optimalen Überblick über alle Assets, deren Zustand und Wert, kann das Equipment besser eingesetzt und genutzt werden. Überflüssiges Equipment wird ermittelt und fehlende Geräte werden erkannt, sodass wirtschaftlichere Entscheidungen über neue Anschaffungen, Wartung oder Reparaturen getroffen werden können. Nur, wenn ein Unternehmen eine vollständige Übersicht über alle Geräte hat, können diese auch richtig und ökonomisch eingesetzt werden.
Die Grundsätze einer effektiven Inventur
Die Inventarverwaltung sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden, denn aus ihr entstehen einem Unternehmen viele Vorteile – aber auch Nachteile, wenn die erstellte Inventarliste fehlerhaft sind. Deshalb gibt es vier Grundsätze, an denen sich ein Unternehmen beim Inventarisieren orientieren kann:
- Keine Doppelzählungen: Jeder Gegenstand – auch, wenn es sich um eine Hardware- und Werkzeug-Inventarisierung handelt – wird grundsätzlich nur einmal gezählt und dabei eindeutig erfasst.
- Vollständigkeit: Bei der Bestandsaufnahme werden alle Vermögensgegenstände fehlerfrei und lückenlos erfasst. Der gesamte Bestand wird dokumentiert.
- Richtigkeit: Hat ein Unternehmen eine Inventurart gewählt, muss diese korrekt und vollständig durchgeführt werden.
- Prüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss die bei der Inventarisierung erhobenen Daten nachvollziehen und prüfen können. Die Inventurlisten müssen 10 Jahre lange aufbewahrt werden.
Welche Daten und Assets müssen für eine gute Bestandsverwaltung erfasst werden?
Eine Anlageninventur unterscheidet sich von einer regulären Inventur, bei der hauptsächlich Waren und Verkaufsgüter inventarisiert werden. Die Bestandsverwaltung der Assets dagegen listet alle Vermögensgegenstände einer Firma auf. Dazu gehören alle materiellen (Fahrzeuge, Maschinen, Werkzeuge, Hardware, IT-Equipment) und immateriellen (Softwarelizenzen, Patente) Vermögensgüter.
Um den Bestand zu prüfen, sollte zunächst eine vollständige Liste all dieser Assets angefertigt werden. Welche Daten zusätzlich erhoben werden, hängt von der Art der Assets und dem Unternehmen ab. Dazu können zählen:
- Standort
- Anschaffungskosten
- Betriebskosten
- Anschaffungszeitpunkt
- Laufzeiten
- Stillstandszeiten
Die wichtigsten Funktionen für Ihre Inventarisierungssoftware
Inventarisierungstools, wie eine geeignete Software oder eine Inventar-App, unterstützen Unternehmen bei der Bestandsaufnahme und Bestandsverwaltung und können den Prozess erheblich erleichtern. Die folgenden Funktionen sollte eine gute Software für Inventarisierung auf jeden Fall aufweisen:
Basisfunktionen
Eine vollständige Erfassung aller Assets
Das richtige Inventur-Programm sollte in der Lage sein, alle Assets zu erfassen, über die eine Firma verfügt. Das gilt sowohl für die Inventarisierung von Fahrzeugen als auch für die Verwaltung nicht motorisierter Assets. Eine gute Software sollte alle Asset-Arten unterstützen, z.B. die Flotte, IT-Hardware oder auch medizinische Geräte.
Übersicht durch ein intuitives Dashboard
Vor allem in großen Unternehmen können lange Inventarlisten schnell unübersichtlich werden, weshalb ein intuitives Dashboard bei einer Inventar-Software besonders wichtig ist. Das gilt sowohl für die Desktop-Plattform als auch für mobile Ansichten auf Smartphones und Tablets.
Konnektivität zu Drittsystemen und -anbietern
Nicht alle Geräte stammen vom gleichen Hersteller. Darum ist es essenziell, dass die Softwarelösung auch Drittsysteme und Drittanbieter unterstützt. So kann die Inventarisierung der Geräte in einer einzelnen Plattform erfolgen.
Dokumentation aller relevanten Informationen
Eine einfache Liste aller Geräte und Fahrzeuge zu erstellen, ist bereits mit Excel möglich. Das führt bei einer komplexeren Inventarverwaltung jedoch zu enormer Unübersichtlichkeit. Deshalb bietet eine gute Inventur-Software die Option, zusätzliche relevante Informationen zu speichern, wie Rechnungen, Laufzeiten, Standorte, Wartungshistorie, Bilder, Videos und mehr.
Erstellung und Erfassung von Inventaretiketten, Barcodes und Co.
Inventaraufkleber sowie der Einsatz von Barcode-Etiketten oder RFID-Tags ist bei der Inventarisierung nützlich, um Maschinen und Geräte eindeutig zuzuordnen. Ein modernes Inventur-Programm kann diese Barcode- oder QR-Code-Etiketten erstellen und den einzelnen Assets zuweisen. Die Gegenstände und Geräte können durch die Vergabe der Codes mit einem Barcode-Scanner oder dem Smartphone jederzeit geprüft werden.
Weitere Auswahlkriterien
Neben den notwendigen Features, die in einer Inventarsoftware nicht fehlen dürfen, gibt es jedoch noch weitere, „nice-to-have“ Funktionen, die nicht überall enthalten sind, aber dennoch den Prozess der Bestandsaufnahme und Bestandsverwaltung vereinfachen. Das gilt beispielsweise für das Lebenszyklusmanagement, das Unternehmen dabei hilft, ihre Assets von der Anschaffung bis zur Entsorgung im Blick zu behalten. Das beinhaltet ebenso die Auswertung und Analyse von Laufzeiten, Wartungsarbeiten und den verbundenen Kosten, die einem Asset eindeutig zugeordnet werden können. Individualisierbare Reporting- und Analytics-Funktionen helfen dabei, das vorhandene Inventar besser zu verstehen und einzusetzen. Außerdem unterstützt die Software beim Management bestehender Lizenzen und Verträge.
Die Vorbereitung: So gelingt eine nachhaltige und lückenlose Inventur
Ein Inventar zu erstellen, ist ein großes und umfangreiches Unterfangen, das Zeit und Geduld benötigt. Vor allem, wenn ein Unternehmen viele Inventargegenstände verwaltet und die Maschinen-Inventarliste entsprechend lang ausfällt, sollte eine Inventur ausführlich geplant und organisiert werden. Der jeweilige Verwaltungsaufwand hängt dabei natürlich von der Größe des Unternehmens und der Anzahl der Assets ab.
Unterlagen sammeln, sortieren und digitalisieren
Als Vorbereitung auf eine anstehende Anlageninventur können Unternehmen die Unterlagen aus vergangenen Jahren heranziehen. Da Inventur-Unterlagen für 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, sind die wichtigsten Dokumente stets griffbereit. Aber auch hier zeigt sich ein klarer Vorteil der Inventur-Software, da Unterlagen in digitaler Form gespeichert und sicher aufbewahrt werden können. Sind noch altere Aufzeichnen mit Stift und Papier vorhanden, sollten diese für die Vollständigkeit digitalisiert werden.
Überblick verschaffen
Bevor die Anlageninventur beginnt, sollten Unternehmen bereits eine Übersicht über alle wichtigen Assets haben und wissen, wo sich welche Geräte befinden. So wird vermieden, dass die Inventarisierung der Flotte scheitert, da sich einige Fahrzeuge nicht auf dem Firmengelände befinden. Auch IT-Gegenstände, die von Mitarbeitern im Homeoffice genutzt werden, sollten nicht vernachlässigt werden.
Zeitplan erstellen
Für einen reibungslosen Ablauf am Inventurtag ist es wichtig, dass Unternehmen bereits vorher einen Zeitplan erstellen. Hierbei werden für die Inventarisierung der Geräte alle Verantwortlichkeiten festgelegt, ein Ablaufplan erstellt und der Personalaufwand kalkuliert. Eine Inventarisierungssoftware unterstützt Firmen dabei und verringert den Aufwand in allen Bereichen.
Prozesse überdenken und klären
Wie verlief die letzte Inventarisierung? Welche Punkte und Prozesse der letzten Jahre können verbessert werden? Bereits stattgefundene Inventuren zu prüfen, hilft bei der Planung zukünftiger Prozesse und kann Fehler und Ineffizienz aufdecken. Das trägt zu einer Verbesserung des aktuellen Inventurprozesses bei.
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Transparenz schaffen
Ein letzter Schritt vor dem Beginn der Bestandsaufnahme ist die richtige Kommunikation. Die Pläne für die Inventarisierung sowie die Veränderungen zum Prozess der Vorjahre sollten dem Team eindeutig kommuniziert werden, damit alle Mitarbeiter Transparenz über die Abläufe erhalten. Eine schriftliche Dokumentation eignet sich hierfür besonders gut, damit alle eventuellen Fragen bereits vor der Inventarisierung geklärt werden können.
Fazit: Behalten Sie den Überblick über alle Assets mit der Software von ToolSense
Eine Inventarisierung verursacht in den meisten Unternehmen eine stressige, angespannte Atmosphäre und viel manuelle Arbeit. Mit der Verwendung einer Inventarsoftware ist damit endgültig Schluss, denn eine Inventur von Equipment und Geräten kann damit automatisiert und digitalisiert werden. ToolSense kombiniert Asset Management, Inventurmanagement, Arbeitsauftragsverwaltung und vieles mehr in einer einzigen, cloud-basierten Plattform, die übersichtlich und leicht verständlich gestaltet ist. Mitarbeiter können auf alle wichtigen Daten über den Desktop oder die mobile Ansicht zugreifen – ganz egal, ob vom Schreibtisch, von der Baustelle oder auch aus dem Homeoffice.
Assets werden mit der ToolSense Hardware (GPS-Tracker und Bluetooth-Sensor) oder mit einem individuellen QR-Code ausgestattet, sodass Standort, Laufzeit und Wartungsarbeiten einfach und automatisch verfolgt werden können. All diese Informationen werden im Lebenszyklusordner hinterlegt und können jederzeit abgerufen werden. Zusätzlich erlaubt ToolSense die Speicherung von Fotos, Videos oder anderen Dateien, wie Rechnungen und Bedienungsanleitungen. Da alle Informationen an einem Ort verwahrt werden und Daten automatisch gesammelt, gespeichert und in nützlichen Analytics verarbeitet werden, hilft ToolSense dem Unternehmen dabei, die nächste Inventur fehlerfrei und schnell zu meistern.
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FAQ
Die Inventarisierung Definition besagt, dass es sich dabei um eine Bestandsaufnahme von Objekten in Hinsicht auf bestimmte Merkmale handelt. Im Handel wird die Inventarisierung auch als Inventur bezeichnet.
Handelsunternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, eine jährliche Inventur vorzunehmen. Diese erfolgt meist zum Ende des Geschäftsjahres. Eine Anlageninventur dagegen sollte mindestens alle 3 Jahre stattfinden.
Als Inventardaten werden die Daten bezeichnet, die bei einer Inventur erhoben werden. Je nachdem, wie das Inventar eines Unternehmens aufgestellt ist, können diese anders ausfallen. Beispiele für gesammelte Inventardaten sind Standort, Preise oder Anschaffungszeitpunkt.