Die meisten Unternehmen nutzen ein oder mehrere Fahrzeuge für betriebliche Zwecke. Mit einem Flottenmanagement kann der Fuhrpark individuell optimiert und verwaltet werden. Digitale Lösungen, strukturierte Prozesse und klare Verantwortlichkeiten ermöglichen ein effizientes Flottenmanagement im eigenen Unternehmen.
Das Thema kurz und kompakt
- Mit dem Flottenmanagement werden sämtliche Prozesse rund um den Fuhrpark an eine verantwortliche Stelle übertragen, um Effizienz und Wirtschaftlichkeit zu gewährleisten.
- Der Fuhrparkleiter nimmt dabei eine Vielzahl von unterschiedlichsten Aufgaben in der Flottenverwaltung wahr.
- Durch die fortschreitende Entwicklung werden digitale Lösungen immer beliebter.
Was ist Flottenmanagement?
Als Flottenmanagement oder auch Fuhrparkmanagement werden sämtliche Aufgaben bezeichnet, welche bei der Fuhrparkverwaltung und der Betreibung eines Fuhrparks entstehen. Hierbei ist es nicht von Bedeutung, ob sich im Fuhrpark lediglich PKWs befinden oder auch LKWs, Busse, Transporter oder andere Verkehrsmittel wie Baustellenfahrzeuge.
Welche Aufgaben das Flottenmanagement genau umfasst, ist vom jeweiligen Betrieb abhängig und kann entsprechend umfangreich sein. Die betriebliche Struktur eines Fuhrparkmanagements hängt weiterhin davon ab, ob digitale Programme verwendet werden. Bei kleineren Fuhrparks werden die Aufgaben meistens durch die jeweiligen Abteilungen oder Mitarbeiter selbst wahrgenommen. Ab einer bestimmten Größe empfiehlt es sich jedoch, einen Fuhrparkmanager einzusetzen. In größeren Unternehmen mit entsprechenden Fuhrparks kann das Flottenmanagement ausgelagert werden, um die Effizienz zu erhöhen.
Ziel eines Fuhrparkmanagements
Das Ziel des Fuhrparkmanagements liegt im Wesentlichen darin, die Arbeitsprozesse im Hinblick auf den Fuhrpark zu optimieren und einen Überblick über die entsprechenden Ressourcen zu wahren, um diese optimal nutzen zu können. Ein Fuhrparkmanager kann aufgrund seiner Fähigkeiten den gesamten Überblick über diesen Bereich wahren. Sobald Maßnahmen erforderlich sind, kann er diese in geeigneter Weise treffen und den Zustand der Fahrzeugflotten erhalten. Durch diese grundlegenden Arbeiten kann die Sicherheit der Fahrzeuge und somit auch die der Fahrer gewahrt sowie verbessert werden. Mithilfe von digitaler Software Lösungen kann diese Optimierung noch weiter vorangetrieben werden.
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Welche Aufgaben umfasst das Flottenmanagement?
Mit dem Flottenmanagement werden vielseitige Aufgabenbereiche abgedeckt, welche für eine hohe Effizienz benötigt werden. Die Aufgaben reichen von einer grundlegenden Organisation und Einrichtung von Prozessen bis hin zu Kontrollen und Optimierungsmaßnahmen. Je nach Ausgestaltung des individuellen Fuhrparks können einzelne zusätzliche Aufgaben notwendig werden. Grundsätzlich sorgt das Flottenmanagement dafür, dass sämtliche Fahrzeuge im Fuhrpark wirtschaftlich genutzt werden. Weiterhin müssen für jeden betrieblichen Prozess die benötigten Transportmittel zur Verfügung stehen, wodurch eine gute Organisation und Planung erforderlich ist. Zudem gehört die Einhaltung der UVV Prüfung zu den wichtigsten Fuhrparkpflichten. Betriebe müssen das Fahrpersonal regelmäßig schulen und die Fahrzeuge auf ihre Sicherheit prüfen.
Die wichtigsten Aufgaben des Flottenmanagements zusammengefasst:
- Festlegung von Rahmenbedingungen und Grundsätzen
- Planung des Fuhrparks
- Fuhrparkverwaltung und Optimierung des Fuhrparks
- Beschaffung von Fahrzeugen
- Kontrolle und Reduzierung der Betriebskosten
- Schadensmanagement
- Planung von Inspektion, Instandsetzung und Wartungen
- Führerscheinkontrolle der Fahrer
Die Flottenmanagement-Prozesse unterstützen dabei nicht nur die tägliche Arbeit im Fuhrpark. Es können Statistiken und Auswertungen ausgearbeitet werden, welche Informationen zur Effizienz bereitstellen. Insbesondere im Hinblick auf das Kraftstoffmanagement oder die Fahrstilkontrolle können solche Auswertungen aufschlussreich sein.
Fuhrparkmanagement – ein komplexer Prozess
Das Fuhrparkmanagement ist ein bedeutsamer und zugleich komplexer Prozess eines Unternehmens. Er ist auf die Kontrolle aller im Fuhrpark vorhandenen Transportmittel vom Tag der Anschaffung bis hin zum Ende der Nutzungsdauer ausgerichtet. Durch diese Funktion sollen zunächst die Flottenmanagement-Kosten im Blick behalten werden. Zudem ist wirtschaftliches Agieren sowie das Erreichen einer hohen Effizienz von wesentlicher Bedeutung. Die Einhaltung rechtlicher Vorschriften ist ebenfalls ein wichtiges Ziel der Flottenmanagement-Prozesse.
Welche Teilprozesse gibt es?
Das Flottenmanagement umfasst eine Reihe von verschiedenen Teilprozessen. Hierzu gehören beispielsweise:
- Wartung
- Reparatur
- Leasing oder die Finanzierung von Fahrzeugen
- Einhaltung von rechtlichen Vorschriften
- Schadensmanagement
Durch eine schlanke Ausgestaltung von Prozessen können einzelne Arbeitsschritte effizient gestaltet werden. Zusätzlich eingerichtete Kontrollen der wichtigsten Prozesse gewährleisten zudem die Wirksamkeit und beugen Fehlern vor. Die Verantwortung für die einzelnen Teilbereiche liegt grundsätzlich beim Flottenmanager. Weiterhin können spezielle Arbeitsschritte an andere Mitarbeiter direkt delegiert werden.
Flottenmanager Aufgaben
In den vergangenen Jahren wurden die Aufgaben eines Fuhrparkleiters zunehmend umfangreicher. Der Aufgabenbereich umfasst verschiedene Tätigkeiten und reicht vom allgemeinen operativen Tagesgeschäft bis hin zu speziellen strategischen Überlegungen. Zudem spielt die Prozessplanung eine wesentliche Rolle im Arbeitsalltag des Fuhrparkleiters. Entsprechend hoch sind auch die Anforderungen an diese Position.
Ein Flottenmanager zeichnet sich in der Regel durch Fähigkeiten in der Organisation, Koordination, Effizienz sowie durch wirtschaftliches Handeln aus. Er plant, organisiert und kontrolliert wichtige betriebliche Prozesse für effiziente Flottenmanagement Lösungen. Zu den Aufgaben des Flottenmanagers gehört weiterhin die Aufklärung und Sensibilisierung von Mitarbeitern. Ein Flottenmanager ist grundsätzlich auch für die Gewährleistung der Fahrsicherheit, der Mitarbeiterbindung sowie die Beachtung der Konformität mit ELD-Richtlinien zuständig.
Anwendungsgebiete des Fuhrparkmanagements
Nahezu jedes Unternehmen verfügt über Fahrzeuge, welche betrieblichen Zwecken dienen. Ob PKWs für den Außendienst, LKWs für Transporttätigkeiten oder landwirtschaftliche Fahrzeuge – die Anforderungen an einen Fuhrpark sind je nach Unternehmen ganz individuell. Entsprechend umfangreich sind daher die Anwendungsgebiete des Fuhrpark- und Flottenmanagements.
Nicht jedes Unternehmen hat die Möglichkeiten oder internen Kapazitäten, um das Fuhrparkmanagement in die eigenen Strukturen zu implementieren. Daher kann es sich durchaus empfehlen, diese Stelle auf einen Dienstleister auszulagern. Aus Kosten- und Effizienzgründen wird von dieser Möglichkeit in der Praxis gerne Gebrauch gemacht. Insbesondere bei einer umfangreichen Fahrzeugflotte kann eine Auslagerung des Flottenmanagements viele Vorteile mit sich bringen.
Digitales Flottenmanagement
Um die Abläufe zu optimieren, bieten zahlreiche Entwickler Programme zur digitalen Verwaltung des Flottenmanagements an. Insbesondere bei größeren Flotten wird es zunehmend schwerer, sämtliche Aufgaben mit entsprechender manueller Dokumentation zu bewältigen. Eine Flottenmanagement-Software kann den Fuhrparkleiter dabei erheblich unterstützen. Die Nutzung einer solchen Software bietet zahlreiche Vorteile, von denen Unternehmen profitieren können. Weiterhin wird Flottenmanagement Telematik verwendet, um die effiziente Fuhrparksteuerung zu optimieren.
Was ist eine Flottenmanagement-Software?
Eine Fuhrparkmanagement-Software ist ein Verwaltungsmanagementsystem, welches Unternehmen dabei hilft, ihren Fuhrpark optimal zu verwalten. Die Funktionen der Software stehen in Abhängigkeit zum verwendeten Flottenmanagementsystem. Eine Flottenmanagement-Software übernimmt in den meisten Fuhrparks nahezu jegliche Dokumentation. Dabei gilt dies sowohl für die Stammdaten zu den Fahrzeugen als auch für Fahrtenbücher, welche meistens elektronisch in die Software integriert sind. Weiterhin lassen sich Daten zu den Fahrern des Unternehmens dokumentieren und speichern. Zu weiteren möglichen Funktionen zählen:
- eine Ortung der Fahrzeuge mittels GPS-Tracker,
- die Organisation der Fahrzeuge in Gruppen,
- eine optimale Zuteilung in Bezug auf die jeweiligen Aufgaben
- und die Auswertung von anstehenden Wartungsintervallen.
Je nach Software können noch zahlreiche weitere Funktionen enthalten sein. Jedes Unternehmen stellt eigene Anforderungen an eine Flottenmanagement-Software, weshalb eine genaue Analyse der jeweiligen Funktionen von erheblicher Bedeutung ist.
Flottenmanagement-Software Vorteile
- Die wesentlichen Vorteile einer Software für das Flottenmanagement liegen insbesondere in der großen Zeitersparnis und dem geringeren Arbeitsaufwand. Viele Prozesse können problemlos automatisiert werden und somit die Effizienz deutlich erhöhen.
- Darüber hinaus müssen keine manuellen Statistiken geführt werden, da dies die Software in der Regel übernimmt. Auch durch Alarmsysteme oder vorhandene GPS-Tracker kann eine Software einen erheblichen Teil dazu beitragen, die Fahrzeuge vor Diebstahl oder Beschädigung zu schützen.
- Mit einer Flottenmanagement-Software lassen sich Routenplanung optimieren, individuelle Reportings erstellen und es kann eine Grundlage für sichere und nachhaltige Entscheidungen gebildet werden.
- Weiterhin sorgt eine Software mit einer guten Übersicht für eine erheblich höhere Transparenz. Die eingepflegten Daten sind leicht zugänglich und gut zu überblicken.
- Mithilfe der Auswertung von Fahrzeugdaten kann insbesondere bei Arbeitsmaschinen oder Baustellenfahrzeugen erkannt werden, welche Maschinen in welchem Maß ausgelastet sind.
ToolSense bietet hierfür eine umfassende Vernetzung aller Fahrzeuge, mit deren Hilfe Fahrzeugdaten analysiert werden und somit teilweise hohe Flottenmanagement Kosten eingespart werden können.
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Fazit
Ein Flottenmanagement ist unerlässlich für alle Unternehmen, bei welchen der Fuhrpark eine wichtige Rolle spielt. Dabei kommt es auch darauf an, wofür der Fuhrpark genutzt wird. Je nach Branche und Größe empfiehlt sich die Nutzung einer Maschinen- und Flottenmanagementsoftware, um die zahlreichen Vorteile, die sich im Hinblick auf die Kosten- und Zeitersparnisse, die erhöhte Transparenz sowie die Möglichkeit der umfassenden Analyse und Auswertung der Daten zu nutzen.
FAQ
Das Flottenmanagement umfasst eine Gesamtheit von Prozessen, die sich mit dem unternehmenseigenen Fuhrpark ergeben. Dabei bezieht sich der Begriff nicht nur auf das Anfertigen von Fahrtenbüchern, sondern auch das Analysieren von der Auslastung einzelner Fahrzeuge. Ebenso die Einhaltung der entsprechenden Wartungsintervalle sowie rechtlichen Regelungen gehören zu den Aufgaben des Fuhrparkmanagements.
Ein Flottenmanagement eignet sich grundsätzlich für alle Unternehmen, welche mehrere Fahrzeuge besitzen. Eine Flottenmanagement Reinigung in der Industrie ist unerlässlich für eine gleichbleibende Qualität. Ob Flottenmanagement für Baumaschinen oder für verschiedenste PKWs – mit einem effizienten Fuhrparkmanagement kann in nahezu jeder Branche viel Geld gespart werden.
Die wichtigsten Vorteile eines effizienten und strukturierten Flottenmanagements liegen in der Transparenz aller Fahrzeugdaten und damit auch in einer möglichen Analyse zur Kosten- und Nutzenoptimierung des Fuhrparks. Im Hinblick auf Nachhaltigkeit und zur Optimierung von betriebsinternen Prozessen kann ein Flottenmanagement ebenfalls einen entscheidenden Einfluss haben.
Moderne Flottenmanagement-Softwares umfassen immer mehr Funktionen, mit denen Prozesse zunehmend automatisiert werden. In Zukunft wird die Automatisierung noch weiter voranschreiten, sodass immer weniger Tätigkeiten von Mitarbeitern oder Fuhrparkmanagern wahrgenommen werden müssen. Einen Beitrag hierzu leistet auch eine Flottenmanagement App. Solche Lösungen werden voraussichtlich in der Zukunft noch weiter an Bedeutung gewinnen.