Dorfner Gruppe está implantando ToolSense delegación por delegación para sustituir el papel, las llamadas telefónicas y los libros de activos en Excel por una única plataforma digital que los equipos de campo adoptan de verdad, y que da a finanzas y a control de gestión una visión limpia y geolocalizada de cada activo.
Dorfner es un proveedor multiservicio de facility management, limpieza, catering y mantenimiento de instalaciones en todas las disciplinas, presente en Alemania, Austria y la República Checa desde su sede en Núremberg. El grupo cumple 75 años el próximo año. Vincenzo Montalto es su Chief Digital Officer, con casi 27 años en la empresa, una trayectoria que, según él, le ayuda precisamente a entender qué necesita Dorfner a continuación y hacia dónde quiere ir, con el pleno respaldo de la dirección.
El punto de partida
Como muchas empresas con décadas de historia, Dorfner había dejado crecer sus registros de activos de forma orgánica, lo que en la práctica significaba mucho papel y mucho Excel. El grupo llevaba una contabilidad de activos en regla, pero mantenerla limpia y lista para la auditoría de los asesores fiscales exigía un gran esfuerzo manual y muchas personas implicadas, además de constantes llamadas telefónicas. Montalto reconoce con franqueza que esta es la realidad cotidiana no solo de su sector, sino de buena parte de la industria alemana.
Un segundo reto es la propia plantilla. Dorfner emplea a personas de más de 18 nacionalidades, y no todas dominan el alemán hablado y escrito. Los oficios y conserjes en el campo quieren trabajar con las manos, no sentarse ante un PC ni pelearse con hojas de cálculo, así que cualquier herramienta digital tenía que ser realmente de bajo umbral para cuajar.
Por qué ToolSense
La filosofía de Montalto es que la digitalización no se impulsa ni de arriba abajo ni de abajo arriba, sino «desde el centro de la empresa», dando capacidad a las personas que realmente saben dónde se atasca un proceso. Eligió ToolSense en parte porque permite a esos empleados co-diseñar el proceso ideal en lugar de imponerles un producto cerrado.
Si un compañero sabe dónde se atasca el proceso, dónde se puede mejorar, también es quien debe decirnos cómo es el proceso ideal, y ese tipo de co-diseño no es posible en todos los productos.
Vincenzo Montalto · CDO del grupo Dorfner, Dorfner Gruppe
La plataforma además aborda de frente la barrera del idioma al rebajar el umbral de acceso para una plantilla multinacional, una ventaja que Montalto valora por sí sola como un gran logro.
Impacto operativo
Todos tenían ya un móvil; ahora cuentan con la herramienta que lo acompaña. Los equipos escanean códigos QR, notifican incidencias y ven cuál es la siguiente tarea, con buena parte del trabajo funcionando sin papel y mucho más controlado. Los activos pueden rastrearse, aunque Montalto evita deliberadamente rastrear en exceso, el objetivo es la claridad, no la vigilancia. Los procesos de asset management y field service de ToolSense han simplificado a la vez la organización, los procesos y la comunicación.
La adopción fue rápida. La primera delegación entró en producción «en un abrir y cerrar de ojos», impulsada por un sólido jefe de proyecto, la segunda siguió el mismo patrón, y se generó una dinámica que se retroalimentaba en cuanto los empleados veían el valor por sí mismos.
Qué sigue
La ambición mayor es la oficina sin papeles y una reducción sostenida de la burocracia. Una vez conectadas todas las delegaciones y empresas, Dorfner espera una base sólida para la contabilidad de activos, los asesores fiscales y el control de gestión, sabiendo exactamente dónde está cada activo, cuándo se traslada y cuándo se da de baja. La tarea actual es la menos vistosa: llevar consigo a cada persona e implantar el sistema de forma plena en todo el grupo, algo que Montalto espera completar a lo largo del próximo año, antes de abordar otros dos o tres casos de uso ya identificados dentro de la plataforma ToolSense.
