Die Dorfner Gruppe führt ToolSense Niederlassung für Niederlassung ein, um Papier, Telefonanrufe und Excel-Anlagenbücher durch eine digitale Plattform zu ersetzen, die von den Teams vor Ort tatsächlich angenommen wird und Finanzbuchhaltung und Controlling einen sauberen, standortgenauen Blick auf jedes Asset gibt.
Dorfner ist ein Multidienstleister im Facility Management, Reinigung, Catering und Anlagenwartung über alle Disziplinen hinweg, tätig in Deutschland, Österreich und Tschechien mit Stammsitz in Nürnberg. Die Gruppe wird nächstes Jahr 75. Vincenzo Montalto ist ihr Chief Digital Officer, mit fast 27 Jahren im Unternehmen, eine Zugehörigkeit, die ihm nach eigenen Worten genau dabei hilft zu verstehen, was Dorfner als Nächstes braucht und wohin es will, mit voller Rückendeckung der Geschäftsführung.
Die Ausgangslage
Wie bei vielen Unternehmen mit jahrzehntelanger Historie sind Dorfners Anlagenunterlagen organisch gewachsen, was in der Praxis viel Papier und viel Excel bedeutete. Die Gruppe führte eine ordentliche Anlagenbuchhaltung, doch sie sauber und prüfungssicher für Steuerberater zu halten, erforderte hohen manuellen Aufwand und viele Beteiligte, dazu ständige Telefonate. Montalto sagt offen, dass dies nicht nur in seiner Branche, sondern in weiten Teilen der deutschen Wirtschaft Alltag ist.
Eine zweite Herausforderung ist die Belegschaft selbst. Dorfner beschäftigt Menschen aus über 18 Nationen, und nicht jeder beherrscht Deutsch in Wort und Schrift. Die Handwerker und Hausmeister im Feld wollen mit den Händen arbeiten, nicht am PC sitzen oder sich mit Tabellen abmühen, jedes digitale Werkzeug musste also wirklich niedrigschwellig sein, um anzukommen.
Warum ToolSense
Montaltos Philosophie ist, dass Digitalisierung weder top-down noch bottom-up getrieben wird, sondern „aus der Mitte des Unternehmens", indem man die Menschen befähigt, die tatsächlich wissen, wo ein Prozess hakt. Er wählte ToolSense unter anderem, weil es diese Mitarbeiter den Idealprozess mitgestalten lässt, statt ihnen ein fertiges Produkt aufzuzwingen.
Wenn ein Mitarbeiter weiß, wo der Prozess hakt, wo verbessert werden kann, dann ist er auch derjenige, der uns sagen muss, wie der Idealprozess aussieht, und diese Mitgestaltung kann man nicht in jedem Produkt machen.
Vincenzo Montalto · CDO der Dorfner Gruppe, Dorfner Gruppe
Die Plattform geht zudem die Sprachbarriere direkt an, indem sie die Zugangshürde für eine multinationale Belegschaft senkt, einen Mehrwert, den Montalto schon für sich allein als enormen Gewinn einstuft.
Wirkung im Betrieb
Jeder hatte bereits ein Handy; jetzt hat er auch das passende Tool dazu. Die Teams scannen QR-Codes, melden Probleme und sehen, welche Aufgabe als Nächstes ansteht, vieles läuft papierlos und deutlich kontrollierter ab. Assets lassen sich tracken, wobei Montalto bewusst nicht übertrackt, das Ziel ist Klarheit, kein Überwachungsbetrieb. Die Asset-Management- und Field-Service-Prozesse von ToolSense haben Organisation, Prozess und Kommunikation zugleich vereinfacht.
Die Einführung ging schnell. Die erste Niederlassung war „ruckzuck" live, getrieben von einem starken Projektmanager, die zweite folgte demselben Muster, und es entstand eine sich selbst verstärkende Dynamik, sobald die Mitarbeiter den Mehrwert selbst erkannten.
Wie es weitergeht
Das größere Ziel ist das papierlose Büro und ein stetiger Abbau von Bürokratie. Sobald jede Niederlassung und Firma angeschlossen ist, erwartet Dorfner eine solide Grundlage für Anlagenbuchhaltung, Steuerberater und Controlling, mit dem genauen Wissen, wo jedes Asset steht, wann es versetzt und wann es verschrottet wird. Die aktuelle Aufgabe ist die unspektakuläre: jeden Einzelnen mitzunehmen und das System gruppenweit vollflächig zu implementieren, was Montalto im Laufe des nächsten Jahres abschließen will, bevor zwei bis drei weitere, bereits identifizierte Anwendungsfälle innerhalb der ToolSense-Plattform angegangen werden.
