Anlageninventur digitalisieren: Softwaregestützt zu mehr Effizienz

Vermögenswerte repräsentieren den finanziellen Wert eines Unternehmens und sind daher entscheidend für den langfristigen Erfolg. Sie ermöglichen Geschäftsaktivitäten, dienen als Sicherheit für Kredite, beeinflussen die Unternehmensbewertung und bieten einen Puffer in wirtschaftlich schwierigen Zeiten. Daher ist eine genaue Erfassung und Bewertung der Vermögenswerte in einer (digitalen) Anlageninventur von großer Wichtigkeit. Dies beeinflusst die Finanzberichterstattung, Steuerzahlungen, Versicherungsansprüche, Risikomanagement und die allgemeine betriebliche Effizienz eines Unternehmens.

In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die Grundlagen der Anlageninventur, die allgemeine Durchführung und die vielen Vorteile der Digitalisierung dieses Inventurverfahrens, welche mit einer Software wie ToolSense erreicht werden können.

Grundlagen der Anlageninventur

Definition Anlagevermögen

Das Anlagevermögen eines Unternehmens besteht aus langfristigen Vermögenswerten, die dazu dienen, die Geschäftstätigkeit zu unterstützen und langfristigen Nutzen zu generieren. Typischerweise gehören zum Anlagevermögen eines Unternehmens folgende Kategorien von Vermögenswerten:

• Sachanlagen (Gebäude, Grundstücke, Maschinen, Ausrüstungen, Fahrzeuge, Werkzeuge und andere materielle Vermögenswerte, die für die Produktion oder Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen verwendet werden)
• Immaterielle Vermögenswerte (Patente, Lizenzen, Marken, Urheberrechte, Softwareentwicklungen und andere nicht physische Vermögenswerte, die einen finanziellen Wert haben und langfristig genutzt werden)
• Finanzanlagen (Langfristige Investitionen in andere Unternehmen, Beteiligungen, Wertpapiere und Anleihen, die nicht für den kurzfristigen Handel bestimmt sind, sondern langfristig gehalten werden, um Rendite zu erzielen)
• Biologische Vermögenswerte (Pflanzen oder Tiere in landwirtschaftlichen Unternehmen)

Abgrenzung Umlauf- und Anlagevermögen

Anlagevermögen und Umlaufvermögen sind zwei Schlüsselkategorien in der Bilanz eines Unternehmens, die sich in mehreren Aspekten unterscheiden.

Das Umlaufvermögen beinhaltet kurzfristige Vermögenswerte, die voraussichtlich innerhalb eines Jahres in Bargeld umgewandelt werden, wie Bargeld, Forderungen aus Lieferungen und Lagerbestände. Es wird für kurzfristige operative Zwecke verwendet, um laufende Ausgaben zu decken, Kundenforderungen zu begleichen und den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.

Insgesamt spiegeln Anlagevermögen langfristige Investitionen und Vermögenswerte wider, während Umlaufvermögen kurzfristige Liquiditäts- und Betriebsanforderungen abdeckt. Die Trennung zwischen diesen beiden Kategorien ist entscheidend für die finanzielle Analyse und das Management eines Unternehmens, da sie Einblicke in die Kapitalstruktur und Liquidität bieten.

Rechtliche Grundlagen

Nach dem Artikel §240 HGB (Handelsgesetzbuch) und dem Steuerrecht (§ 146 AO) ist ein Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes sowie zum Ende des Geschäftsjahres zur Inventur verpflichtet. Dies gilt für das Vorratsvermögen. Für das Anlagevermögen gibt es keine rechtlichen Verpflichtungen, jedoch wird es empfohlen, die Anlageninventur alle 3 Jahre – oder bei Bedarf auch öfter – durchzuführen, um einen optimalen Überblick über das Anlagevermögen und daher über die Vermögenswerte des Unternehmens zu haben.

Welche Inventurarten gibt es?

Es existieren verschiedene Inventurarten, welche sich im Zweck, dem Inventar und der Durchführung unterscheiden. Dazu gehören unter anderem:

• Stichtagsinventur
• Zeitnahe Stichtagsinventur
• Permanente Inventur
• Stichprobeninventur
• Verlegte Inventur

In unserem korrespondierenden Blog-Artikel finden sich weiterführende Informationen zu den einzelnen Inventurarten, den unterschiedlichen Methoden der Durchführung einer Inventur (etwa die körperliche Bestandsaufnahme) und den Vorteilen einer Inventursoftware.

Anlageninventur Durchführung

Wie verläuft der Anlageninventurprozess?

Als ein Teil der Anlagenbuchhaltung werden während der Anlageninventur alle Vermögensgegenstände festgehalten. Dies findet in einem strukturierten Prozess statt, der in mehreren Schritten abläuft.

1. Planung

Begonnen wird mit der sorgfältigen Planung der Anlageninventur. Dabei wird zunächst der Zeitpunkt für die Inventur bestimmt sowie die jeweiligen Verantwortlichkeiten festgelegt. Das Unternehmen sollte außerdem eine Liste der zu überprüfenden Vermögenswerte aufstellen und dafür sorgen, dass alle erforderlichen Dokumente und Werkzeuge zum Zeitpunkt der Inventur zur Verfügung stehen.

2. Bestandsaufnahme

Das verantwortliche Inventurteam beginnt mit der physischen Überprüfung der Vermögenswerte. Dies beinhaltet die Identifizierung, das Zählen und die Aufnahme von Informationen zu jedem Vermögenswert, wie Seriennummer, Standort und Zustand.

3. Dokumentation

Während der Inventur sollten alle relevanten Informationen über die Vermögenswerte sorgfältig dokumentiert werden. Dies kann manuell oder digital mithilfe von Anlageninventur-Software erfolgen.

4. Bewertung

Jeder Vermögenswert wird bewertet, um seinen aktuellen Wert zu ermitteln. Dies kann die Verwendung von Buchwerten, Marktwerten oder anderen Bewertungsmethoden erfordern, je nach den geltenden Bilanzierungsstandards und Steuervorschriften.

5. Abschreibung

Falls erforderlich, werden die Abschreibungswerte für die Vermögenswerte berechnet und aktualisiert. Dies ist besonders wichtig für langfristige Vermögenswerte, wie Maschinen und Fahrzeuge.

6. Abstimmung

In dieser Phase werden die Ergebnisse der Inventur mit den vorhandenen Aufzeichnungen in den Büchern des Unternehmens vergleichen. Dabei sollte sichergestellt werden, dass es keine signifikanten Abweichungen gibt. Auftretende Unstimmigkeiten werden abgeklärt.

7. Berichterstattung

Im Anschluss wird ein detaillierter Bericht über die Ergebnisse der Inventur erstellt. Dieser Bericht sollte alle wichtigen Informationen zu den überprüften Vermögenswerten, deren Bewertungen und eventuellen Unstimmigkeiten enthalten.

8. Korrekturmaßnahmen

Wenn Unstimmigkeiten oder Fehler festgestellt wurden, werden die notwendigen Maßnahmen eingeleitet, um diese zu korrigieren. Dies kann die Anpassung von Buchwerten, die Aktualisierung von Dokumentation oder die Klärung von Unterschieden mit den zuständigen Abteilungen beinhalten.

9. Abschluss und Dokumentation

Nach Abschluss der Anlageninventur werden alle Unterlagen und Berichte ordnungsgemäß archiviert und für 10 Jahre aufbewahrt. Dies ist wichtig für die Einhaltung von Aufbewahrungspflichten und für zukünftige Prüfungen.

Anlageninventur in der Baubranche

Die Baubranche erfordert in der Regel eine besonders gründliche Anlageninventur aufgrund der hohen Vermögenswerte und der Mobilität der Ausrüstungen. Die korrekte Bewertung und Abschreibung der Baumaschinen und -ausrüstungen sowie die Pflege von genauen Aufzeichnungen sind entscheidend, um die finanzielle Integrität und Effizienz der Unternehmen in dieser Branche sicherzustellen. Diese Besonderheiten müssen bei der Bestandsaufnahme in der Baubranche beachtet werden:

• Die Vermögenswerte sind oft mobil und über verschiedene Baustellen verteilt. Die Koordination zwischen Bauprojekten und dem Inventurteam ist entscheidend.
• Das Inventurteam muss die physische Überprüfung aller Baumaschinen, -ausrüstungen und -fahrzeuge durchführen, die auf Baustellen oder in Lagern gehalten werden. Dies kann oft zeitaufwendig und logistisch komplex ausfallen.
• Alle Baumaschinen und -ausrüstungen sollten genau identifiziert und dokumentiert werden. Dies umfasst Seriennummern, Modelle, Standorte und Zustand. In einigen Fällen kann auch die Erfassung von Betriebsstunden oder Nutzungsdetails erforderlich sein.
• Die Bewertung der Baumaschinen und -ausrüstungen ist sehr komplex, da sie oft einer schnellen Abnutzung und Wertminderung unterliegen. Unterschiedliche Bewertungsmethoden können erforderlich sein, je nach Unternehmenspolitik und den geltenden Rechnungslegungsstandards.
• Aufgrund der Mobilität von Baugeräten kann es zu Standortwechseln und Transfers zwischen Bauprojekten kommen. Diese Bewegungen müssen genau verfolgt und dokumentiert werden.
• Die Aufrechterhaltung und Reparatur von Baumaschinen und -ausrüstungen sind entscheidend für die Werterhaltung. Daher müssen Wartungsnachweise und Reparaturprotokolle sorgfältig aufbewahrt werden.

Um die Herausforderungen bei der Inventur mobiler Anlagen in der Baubranche zu bewältigen, ist der Einsatz von Technologien wie GPS-Trackern für Baumaschinen unerlässlich. Diese bieten eine effiziente Lösung zur Standortverfolgung und Zustandsüberwachung Ihrer Ausrüstung über mehrere Baustellen hinweg. Erfahren Sie mehr über die Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten von GPS-Trackern in unserem neuen Beitrag zum Thema „GPS-Tracker für Baumaschinen“.

Anlageninventur im Facility-Management

Besonderheiten im Facility-Management beziehen sich auf die Vielfalt der Vermögenswerte, die Sorgfaltspflicht in Bezug auf Sicherheit und Gesundheit, die enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und die Notwendigkeit, die ordnungsgemäße Funktion der Einrichtungen sicherzustellen. Eine genaue und gut organisierte Anlageninventur ist entscheidend, um den effizienten Betrieb von Gebäuden und Einrichtungen zu gewährleisten. Diese Besonderheiten sind bei der Anlageninventur im Facility-Management zu bedenken:

• Die Anlageninventur im Facility-Management kann eine breite Palette von Vermögenswerten umfassen, wie z.B. Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik (HLK), Elektroanlagen, Aufzüge, Möbel und Büroeinrichtungen. Die Koordination mit den Verantwortlichen vor Ort und die Festlegung von Inventurdaten sind entscheidend.
• Eine Bewertung der Vermögenswerte im Facility-Management ist komplex, da sie oft verschiedene Lebensdauern und Nutzungszyklen haben. Die richtige Abschreibungsmethode und -rate muss auf jeden Vermögenswert angewendet werden.
• Das Facility-Management erfordert eine genaue Aufzeichnung der Wartungshistorie, um sicherzustellen, dass Anlagen ordnungsgemäß gewartet und repariert werden.
• Besondere Aufmerksamkeit sollte auf die Einhaltung von Vorschriften und Sicherheitsstandards gelegt werden, insbesondere bei Anlagen, die potenzielle Risiken für die Gesundheit und Sicherheit der Nutzer darstellen könnten.
• Die Anlageninventur erfordert oft enge Zusammenarbeit zwischen dem Facility-Management-Team und anderen Abteilungen, um Informationen auszutauschen und Unstimmigkeiten zu klären.

Anlageninventur Software – Softwaregestützte Anlageninventur per App 

Software zur digitalen Anlageninventur

Eine Inventarisierungssoftware automatisiert den Prozess der Erfassung, Verfolgung und Organisation von Vermögenswerten, sei es physisches Inventar wie Maschinen und Lagerbestände oder immaterielles Inventar wie Lizenzen und Software. Die Hauptfunktionen einer Inventarisierungssoftware können Folgendes umfassen:

Erfassung von Informationen: Die Software ermöglicht die Erfassung von detaillierten Informationen zu jedem Vermögenswert, einschließlich Seriennummern, Standorten, Kaufdaten und -preisen sowie anderen relevanten Daten.

Verfolgung von Bewegungen: Verfolgung von Bewegungen der Vermögenswerte, einschließlich Standortänderungen, Zuweisungen an Mitarbeiter und Transfers zwischen Abteilungen oder Standorten, gehört ebenso zu den Funktionen einer Software für Inventarisierung.

Bestandsverwaltung: Die Software hilft bei der Überwachung des Bestandsniveaus, der Verfügbarkeit von Produkten oder Ausrüstungen und der Nachbestellung bei Bedarf.

Wartung und Reparatur: Sie kann Wartungshistorien und -pläne verwalten, um sicherzustellen, dass Vermögenswerte ordnungsgemäß gewartet und repariert werden, um deren Lebensdauer zu verlängern.

Berichterstattung und Analyse: Die Software generiert Berichte und Analysen über den Inventarstatus, Wertentwicklung und Nutzungshistorie, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.

Compliance: Sie kann dazu beitragen, die Einhaltung von Vorschriften und Steuervorschriften zu gewährleisten, indem sie genaue Aufzeichnungen über Vermögenswerte führt.

Integration: Inventarisierungssoftware kann oft in andere Geschäftssysteme wie Buchhaltungssoftware, Einkaufssysteme und Facility-Management-Tools integriert werden.

Anlageninventur App – Inventarisieren mit dem Handy 

Um die Anlageninventur zu digitalisieren, ist der Einsatz einer App-basierten Software ratsam. Mitarbeiter sind während des Anlageninventurprozesses nicht länger an stationäre Computer und Handscanner gebunden. Stattdessen ermöglicht eine Anlageninventur App die Bestandsaufnahme mithilfe von Smartphones, Tablets und entweder einem QR-Code oder RFID-Etiketten. Durch den Einsatz von QR- und Barcodes sowie RFID bei der Anlageninventur können relevante Informationen direkt durch den Scanvorgang in der Inventarisierungsapp gespeichert werden.

Empfehlungen für eine effiziente Erfassung und Verwaltung aller Assets finden Sie in unserem Blog-Artikel Tipps für eine effiziente Inventarisierung Ihrer Assets.

Vorteile der digitalen Anlageninventur

Eine Software oder App zur Durchführung der Anlageninventur bietet eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber manuellen oder papierbasierten Inventurprozessen. Hier sind einige der Hauptvorteile:

Zeitersparnis: Die Nutzung von Software automatisiert den Anlageninventurprozess und beschleunigt die Erfassung von Daten erheblich. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis im Vergleich zur manuellen Zählung und Aufzeichnung.

Genauigkeit: Software minimiert menschliche Fehler, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten können. Dies verbessert die Genauigkeit der Inventurergebnisse erheblich.

Effizienz: Eine Inventursoftware ermöglicht die gleichzeitige Erfassung von Daten durch mehrere Benutzer an verschiedenen Standorten. Dies steigert die Effizienz und ermöglicht die Inventur großer Bestände in kürzerer Zeit.

Verwaltung und Verfolgung: Mit Software können Sie Vermögenswerte über einen längeren Zeitraum verfolgen, Änderungen verwalten und Wartungsaufzeichnungen führen. Dies unterstützt die ordnungsgemäße Verwaltung und Instandhaltung von Anlagen.

Automatisierte Berechnungen: Software kann automatisch Abschreibungen, Wertberechnungen und andere finanzielle Aspekte der Anlageninventur verarbeiten, was die finanzielle Berichterstattung erleichtert.

Datenintegrität: Digitale Datensätze sind weniger anfällig für Beschädigungen oder Verluste als physische Dokumente. Dies erhöht die Datensicherheit und -integrität.

Echtzeit-Updates: Mit Inventursoftware können Sie Änderungen und Bewegungen von Vermögenswerten in Echtzeit verfolgen, was die Aktualität der Inventardaten sicherstellt.

Berichterstattung: Anlageninventur-Software ermöglicht die einfache Erstellung von Berichten und Analysen über den Inventarstatus, die Wertentwicklung und die Nutzungshistorie. Dies erleichtert die Entscheidungsfindung und die Compliance.

Integration: Viele Inventursoftwarelösungen bieten Integrationen mit anderen Unternehmenssystemen wie Buchhaltung, Einkauf und Facility-Management, um einen nahtlosen Datenaustausch zu ermöglichen.

Mobilität: Mit mobilen Anlageninventur Apps können Sie die Inventur vor Ort durchführen, ohne auf Papierformulare oder manuelle Eingabe zurückgreifen zu müssen. Auch altmodische Handscanner entfallen mit einer QR-Code oder RFID-basierten Anlageninventur.

Insgesamt trägt die Verwendung von Software oder Apps erheblich dazu bei, den Inventurprozess effizienter, genauer und benutzerfreundlicher zu gestalten. Dies führt zu einer besseren Verwaltung von Vermögenswerten und trägt zur finanziellen Transparenz und Compliance bei.

ToolSense als Inventur-Management-Software

Digitale Anlageninventur – Niels Pfaff über den Gamechanger ToolSense

Niels Pfaff und die TipTop Group verwenden ToolSense für die Verfolgung großer und kleiner Geräte, die dem Anlagevermögen zuzuordnen sind. „[…] damit kann man diese […] Fehler, die in den ganzen Prozessen durch fehlende Meldungen usw. passieren, eben auch einfach korrigieren“, erklärt Pfaff, der besonders die Vermeidung von Fehlerquellen und lückenlose Nachverfolgung aller Assets als Vorteil betont (siehe 04:04 – 05:41 im folgenden Video).

Digitales Asset-Management mit ToolSense

ToolSense ist eine umfassende Asset-Management-Lösung, die Asset Tracking, Inventurmanagement, Lagerverwaltung, Arbeitsauftragsverwaltung, Facility-Management, Maintenance Management (Wartungsmanagement) und Flottenverwaltung in einer Software und App vereint. Die Unabhängigkeit von speziellen Herstellern sorgt für bestmögliche Kompatibilität mit allen Geräten – unabhängig von der Branche. Die cloud-basierte Software und mobile App ermöglichen zudem ein ortsungebundenes Arbeiten über mehrere Standorte hinweg.

Dank des einfachen Excel-Imports können bereits existierende Asset-Listen in nur wenigen Klicks in die ToolSense Software integriert werden, sodass Unternehmen im Anschluss eine vollständige Liste ihres Anlagevermögens erhalten. In der Software erhält jedes Gerät, jede Maschine und jedes Fahrzeug einen individuellen Lebenszyklusordner, in dem alle relevanten Daten abgelegt werden. Das beinhaltet Anschaffungsdaten, Geräteinformationen, Laufzeiten, Ausfallzeiten, Wartungshistorie, verknüpfte Arbeitsaufträge, Rechnungen, Garantiebelege, Anleitungen, Fotos, Videos und mehr. Somit sind alle wichtigen Informationen stets abrufbar, wodurch die Inventur des Anlagevermögens erheblich erleichtert wird.

Zuständige Mitarbeiter können über die Desktop-Applikation oder auch die mobile App auf alle Daten zugreifen und diese unabhängig von ihrem Standort bearbeiten und erweitert. ToolSense ermöglicht die Verwaltung aller Assets mithilfe von diversen IoT-Tools, wie GPS Trackern, Bluetooth Sensoren, QR-Codes oder RFID-Tags. Diese erleichtern auch die Bestandsaufnahme, da Bewegungen des Anlagevermögens jederzeit mithilfe eines Smartphones oder Tablets gescannt und automatisch gespeichert werden können. Auch die Verwaltung des Inventars kann mit ToolSense automatisiert werden, indem eine Mindeststückzahl für einzelne Komponenten in der Software festgelegt wird. Unterschreitet die Anzahl die festgelegte Stückzahl, versendet ToolSense automatische Erinnerung an verantwortliche Mitarbeiter, sodass zeitnah eine neue Bestellung getätigt werden kann.

Fazit

Obwohl die Anlageninventur gesetzlich nicht verpflichtend ist, entstehen einem Unternehmen durch die Inventur des Anlagevermögens erhebliche Vorteile in der Finanzberichterstattung, in der Sicherheit und im Risikomanagement. Nur, wenn Firmen zu jedem Zeitpunkt wissen, welche Vermögenswerte sie besitzen, in welchem Zustand sie sich befinden und welchen Wert diese haben, können diese Assets optimal eingesetzt werden und zum langfristigen Erfolg des Unternehmens beitragen. Durch die Verwendung einer Anlageninventur-Software und Asset-Management-Lösung wie ToolSense kann die digitale Anlageninventur vereinfacht werden, sodass alle Prozesse effizient, zeit- und ressourcensparend ablaufen.

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