Vorteile der digitalen Disposition für Bauunternehmen

In vielen Bereichen wird seit Jahren von der Digitalisierung gesprochen. Büros, Schulen und Produktionsstätte sind nur einige Beispiele, bei denen die digitale Entwicklung vorangetrieben werden soll. Anders sieht es in der Baubranche aus, denn hier fanden sich im Jahr 2021 Digitalisierungsmaßnahmen nur in 37 Prozent der befragten Bauunternehmen wieder (Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/2021). Dies ist eine alarmierend geringe Zahl, wenn man einen Blick auf die vielen Vorteile wirft, welche sich aus der Digitalisierung für die Baubranche ergeben. Wie sich die digitale Disposition von der analogen unterscheidet und welche Vorteile die Digitalisierung in einem Bauunternehmen mit sich bringt, erfahren Sie in diesen Artikel.

Was bedeutet digitale Disposition und Einsatzplanung am Bau?

Bevor sich der Begriff der Digitalisierung einmischt, sollte zunächst geklärt werden, was die Disposition Definition beinhaltet. Kurz gesagt, handelt es sich dabei um die Einteilung, Verteilung und Sortierung von Betriebsmitteln und Ressourcen, die meist mithilfe eines Einsatzplans verwaltet werden. Im Falle eines Bauunternehmens würde die Disposition vor allem die Verteilung von Baumaschinen in Form des Flottenmanagements beinhalten. Disponenten stellen sicher, dass Maschinen und Geräte zum richtigen Zeitpunkt auf der korrekten Baustelle verfügbar sind.

Analoge Disposition vs. digitale Disposition

In der Vergangenheit verlief die Disposition in der Logistik und in Bauunternehmen vor allem analog. E-Mails, Telefonanrufe und Excel-Listen waren und sind auch noch heute beliebte Tools in der Disposition und Projektplanung an den Stellen, wo die Digitalisierung noch nicht besonders weiter vorangeschritten ist. Diese analogen Methoden besitzen jedoch viele Schwachstellen und können Fehler aufweisen, da diese händisch gepflegt werden müssen. Vergessene oder doppelte Einträge, Überschreiben der Excel-Tabelle durch verschiedene Nutzer, Versionsprobleme und unübersichtliche, ineffiziente Strukturen sind die Folge.

Die digitale Disposition arbeitet stattdessen mit einer einst dafür vorgesehenen Software, mit der Sie sich endlich von Excel-Tabellen und E-Mail Chaos verabschieden können. In der Software können alle Baumaschinen und Maschinendaten erfasst und grafisch übersichtlich dargestellt werden. Auch die Nutzerverwaltung und Organisation wird erleichtert. Dies stellt einen großen Schritt im Digitalisierungsprozess dar, der den Arbeitsalltag für Bauunternehmen erheblich erleichtert und für enorme Transparenz sorgt.

Status quo der Digitalisierung in der Baubranche

Bei der Baubranche handelt es sich um einen traditionsbehafteten Industriezweig, in dem die Digitalisierung etwas langsamer voranschreitet als in anderen Branchen. Laut einer Studie, welche von der Telekom in Auftrag gegeben wurde, lag das Baugewerbe im Jahr 2019/2020 in Sachen Digitalisierung noch immer vier Punkte unter dem branchenübergreifenden Durchschnitt. Die Bauunternehmen, die jedoch zu diesem Zeitpunkt bereits Schritte zur Digitalisierung unternommen hatten, konnten ihren Umsatz steigern, von vereinfachten Prozessen und zufriedenen Mitarbeitern profitierten, neue Kunden gewinnen und auch die Kundenzufriedenheit wesentlich erhöhen.

Wie auch in anderen Industriezweigen kam es kurz darauf zu einem Umdenken, welches seinen Ursprung in der Corona-Pandemie hat. Eine weitere Studie aus dem Jahr 2020/2021 (Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/2021) zeigt, dass 37 Prozent aller Baufirmen wichtige Prozesse in ihrem Unternehmen aufgrund der Corona-Pandemie bereits digitalisiert haben. Hier fällt der Grad der Digitalisierung aber auch in den unterschiedlichen Bereichen ganz anders aus, wie eine weitere pwc Studie besagt. Während 89 Prozent der Unternehmer angaben, die Prozesse und das Arbeitsumfeld digitalisiert und flexibilisiert zu haben, liegt die Digitalisierung der Unternehmensstruktur bei nur 48 Prozent. Für einen so wichtigen und relevanten Zweig wie das Baugewerbe sind 37 Prozent im Jahr 2021 jedoch immer noch sehr wenig, vor allem im branchenübergreifenden oder internationalen Vergleich.

Welche Vorteile bietet die digitale Disposition mit ToolSense für die Baubranche?

Maßgeschneiderte Benutzeroberfläche und klare Übersicht

Nicht jeder Disponent benötigt die gleichen Informationen. Maschinendaten sind vielfältig und können Standort, Laufzeiten, Arbeitsaufträge, Garantiebelege und vieles mehr enthalten, weshalb eine maßgeschneiderte Benutzeroberfläche in der digitalen Disposition einen hohen Stellenwert einnimmt. Ob die Disposition in der Logistik oder der Baubranche stattfindet – Sie können die Oberfläche Ihrer Software so einstellen, wie Sie es benötigen, damit alle Informationen stets auf einem Blick ersichtlich sind. Das hilft dabei, den Überblick über alle Baumaschinen zu behalten.

Kosten- und Zeitersparnisse

Die Investition in eine neue Software erscheint oft auf den ersten Blick wie eine überflüssige Ausgabe, gerade weil E-Mails und Excel-Tabellen kostenlos sind. Dieser Eindruck täuscht, denn auf lange Sicht können mit der richtigen Software für das Flottenmanagement eine Menge Kosten und auch Zeit eingespart werden. Die Übersichtlichkeit und einfache Struktur tragen zu einem effektiven Workflow bei, sodass die digitale Disposition wesentlich schneller und effizienter abläuft als ihr analoges Gegenstück. Da alle Maschinendaten stets im Blick behalten werden können, wird auch die vorbeugende Wartung erleichtert und trägt so zu einer starken Kostensenkung im Bauunternehmen bei, da Ausfallzeiten verringert und unerwartete Reparaturen vorgebeugt werden.

Automatisierung und Optimierung von Prozessen

Bei der Disposition in der Logistik und Baubranche treten viele wiederkehrende Aufgaben auf, die täglich, wöchentlich oder auch monatlich erledigt werden müssen. In der analogen Disposition gibt es wenig Möglichkeiten der Automatisierung, sodass diese Prozesse händisch ausgeführt werden müssen. Mit der richtigen Software für Einsatzplanung und Projektplanung haben Sie jedoch die Chance, wiederkehrende Aufgaben und Prozesse in nur wenigen Schritten zu automatisieren. Das kann beispielsweise wiederkehrende Erinnerungen beinhaltet, die so nicht mehr vergessen und pünktlich ausgeführt werden können.

Transparente Kommunikation und informierte Mitarbeiter

Externe und interne Kommunikation sowie Arbeitsaufträge können dank Digitalisierung in der Baubranche ebenfalls über eine einheitliche Software verwaltet werden. WhatsApp Nachrichten, die im Arbeitsgruppenchat untergehen, und E-Mails, welche oft frühzeitig im Papierkorb landen, haben nun endlich ausgedient. Auch der analoge Schriftverkehr ist sehr anfällig dafür, verlegt zu werden oder im Aktenvernichter zu landen. Eine moderne Software verwaltet und sichert die Kommunikation unter Mitarbeitern und Kunden, sodass keine wichtigen Informationen verloren gehen. Auch die Arbeitsauftragsverwaltung wird erleichtert. Die Aufträge landen stets beim richtigen Mitarbeiter und können durch ein transparentes Ticketsystem bearbeitet werden, sodass der Fortschritt zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar ist.

Jederzeit flexibel reagieren

Vor allem für ein Bauunternehmen ist Flexibilität von großer Bedeutung. Können Maschinen, Geräte und Ressourcen nicht in einem angemessenen Zeitrahmen an eine Baustelle geliefert werden, verzögert sich die Arbeit und es drohen im schlimmsten Fall Umsatzeinbußen. Die Digitalisierung in Bauunternehmen sorgt für größere Flexibilität, indem sie Überblick schafft, Prozesse vereinfacht und den Arbeitsalltag effizienter gestaltet. Während Excel-Listen und Papiertabellen langwierige Suchen mit sich bringen, können Ihre Mitarbeiter mit der richtigen Software in Sekundenschnelle herausfinden, welche Geräte verfügbar sind und sie so viel schneller an einen neuen Einsatzort schicken. Geht eine Maschine vor Ort kaputt oder kommt es zu unerwarteten Stillzeiten, kann dies dem Disponenten sofort in der Software übermittelt werden, wodurch Ersatzgeräte schneller dort ankommen, wo sie benötigt werden. Lange E-Mails und Telefonate sind dabei nicht mehr nötig.

Kein Datenverlust

Traditionelle Unternehmen sind aus Angst vor Datenverlust meist noch immer an Stift und Papier gebunden, obwohl es viel wahrscheinlicher ist, analoge und physische Dokumente zu verlieren. Eine cloud-basierte Software ist wesentlich sicherer, wenn es um potenziellen Datenverlust geht, denn anstatt physische Dokumente in Ordnern abzuheften oder Daten auf einem lokalen Datenträger zu speichern, sichert die Software alle wichtigen Informationen auf einem Server.

Historie nachvollziehen

Ob es sich um Einsätze auf der Baustelle, vergangene Reparaturen oder zurückliegende Arbeitsaufträge handelt – in der digitalen Disposition ist es mithilfe der passenden Software möglich, alle wichtigen Ereignisse nachzuvollziehen. Jegliche Informationen, die mit Ihren Geräten verknüpft sind, werden in der Software vermerkt und im Lebenzyklusordner gespeichert, sodass sie jederzeit in nur wenigen Klicks abgerufen werden können. Dies ist vor allem zu Analysezwecke wichtig, wenn die Informationen zur Entscheidungsfindung im Unternehmen herangezogen werden. Daher bietet eine Software ebenfalls praktische Reportings und Analysewerkzeuge.

Auslastung verbessern

Mit analogen Mitteln ist es oft schwer, Laufzeiten und Stillstandszeiten zuverlässig nachzuvollziehen. Auch hier kommt die digitale Software für Flottenmanagement ins Spiel, denn Laufzeiten können mithilfe von Trackern, Sensoren und QR-Codes einfach verfolgt werden. Das wiederum sorgt dafür, dass Disponenten einen viel besseren Überblick über den tatsächlichen Einsatz der Baumaschinen haben und wenig gebrauchte Geräte besser an einem anderen Standort einsetzen können, an dem sie dringender gebraucht werden.

Einfache und unkomplizierte Bedarfsmeldung 

Auch die Kommunikation kann über die Software gelenkt werden, wodurch Disponenten alle wichtigen Informationen stets an einem Ort und im Blick haben. Trifft in der Software eine Bedarfsmeldung ein, so kann diese von Disponenten direkt gesehen und problemlos bearbeitet werden, ohne auf E-Mails oder Excel-Listen zurückzugreifen. Standort und Einsatz von Geräten sind im System erfasst und sichtbar, sodass Maschinen auf dem Bau direkt neu zugeteilt werden können.

Implementierung digitaler Prozesse: So klappt die Digitalisierung von Baustellen

Eines ist sicher: Die Digitalisierung geschieht nicht von allein und schon gar nicht von heute auf morgen. Der Digitalisierungsprozess modernisiert und digitalisiert grundlegende Organisationsstrukturen im Unternehmen, was eine gute Planung und natürlich auch kompetente Fachkräfte voraussetzt. Mit einem Team von Experten gelingt die Digitalisierung der Unternehmensstrukturen dennoch sehr gut und schnell, vor allem, wenn die passende Software zum Einsatz kommt. Obwohl die Implementierung Arbeit und Investitionen voraussetzt, zahlt sich dies bald in vereinfachten und effizienteren Arbeitsabläufen aus. Auf lange Sicht kann durch die Digitalisierung an vielen Stellen im Unternehmen Geld und Zeit eingespart werden.

Digitale Disposition mit der ToolSense Baustellen-Software

ToolSense bietet eine moderne Asset Management Lösung, die für die Logistik- und Baubranche perfekt geeignet ist. Sie erhalten einen umfangreichen Überblick über all Ihre Maschinen und können auf wichtige Maschinendaten (z. B. Standort, Laufzeiten, Stillstandszeiten und vieles mehr) in nur wenigen Klicks zugreifen, da die Benutzeroberfläche an Ihre Anforderungen angepasst werden kann. Kommunikationen und Arbeitsaufträge können ebenfalls über die ToolSense Plattform abgewickelt werden, wodurch sie stets übersichtlich und transparent übermittelt werden – mit vollständigem Zugriff auf die Historie. Jedes Gerät erhält einen eigenen Lebenszyklusordner, in dem alle gesammelten Maschinendaten, Arbeitsaufträge sowie weitere Informationen, wie Rechnungen, Reparaturanfragen, TÜV-Prüfungen, Bilder und Videos, abgelegt werden können.

Die Software von ToolSense kann zusammen mit einer Auswahl an Hardware genutzt werden, beispielsweise Trackern oder Sensoren. Alternativ können Sie von der praktischen QR-Code-Lösung Gebrauch machen. Um Laufzeiten zu verfolgen, einen Schaden zu melden oder einen Arbeitsauftrag auszulösen, scannen Ihre Mitarbeiter einfach den individuellen QR-Code an der Maschine ein und übermitteln das Problem in Sekundenschnelle mit dem Smartphone oder Tablet. Nach einer kurzen Einweisung können alle Mitarbeiter die ToolSense Software am Desktop oder auf mobilen Geräten problemlos nutzen und von der grafischen Darstellung sowie den Analysefunktionen profitieren.

Fazit

Die Digitalisierung stellt deutsche Bauunternehmen vor große Herausforderungen, da in vielen Fällen Umstrukturierungsmaßnahmen und technische Neuanschaffungen notwendig sind. Auch neue und kompetente Fachkräfte sind gefragt, um die Digitalisierung in der Baubranche voranzutreiben. Doch neben großen Veränderungen und neuen Investitionen bringt das digitale Zeitalter aber auch viele Vorteile mit sich, die sich in vereinfachten Arbeitsabläufen, erhöhter Produktivität, einem gesteigerten Umsatz und größerer Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit äußern. Die Unternehmen, welche bereits erste Schritte zur digitalen Disposition getätigt haben, konnten von der Digitalisierung profitieren. Um auf dem internationalen Feld und im brancheninternen Vergleich nicht den Anschluss zu verlieren, ist für viele Firmen in der Baubranche nun der Zeitpunkt gekommen, einen weiteren Schritt in das digitale Zeitalter zu unternehmen.

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