Breer Gebäudedienste, entreprise de nettoyage de bâtiments forte de 125 ans d'histoire, a remplacé un tableau Excel quasi vide par ToolSense et dispose désormais d'une base de données de premier ordre, ainsi que d'une application qui permet aux responsables de voir où se trouve chaque machine depuis n'importe où, y compris en télétravail.
Breer est l'une des plus anciennes entreprises de son genre en Allemagne, avec des archives remontant à 1897 et toujours dirigée par la famille Breer à la cinquième génération. Ralph Biedermann est directeur de la succursale de Heidelberg, totalement indépendante depuis 1992, où il travaille depuis 2007. L'entreprise est un prestataire de nettoyage haut de gamme aux relations clients durables, couvrant la région métropolitaine Rhin-Neckar autour de Mannheim et Heidelberg.
Le point de départ
Pendant des années, Breer a cherché un logiciel adéquat pour gérer son parc de machines, visitant des salons et examinant de nombreuses options. La plupart étaient conçues par les fabricants : bonnes pour les produits de leur marque, mais médiocres ou impossibles dès qu'il fallait ajouter des machines d'autres constructeurs, et Breer ne voulait pas que son logiciel l'enferme chez un seul fabricant. Le statu quo était un tableau Excel classique listant les objets et la machine qui s'y trouvait, avec un sous-champ indiquant si le contrôle de sécurité électrique avait été fait. Et c'était tout. Le tableau était difficile à tenir à jour et rarement actuel ; visiter un objet ou le vider tournait souvent à la surprise quant aux machines réellement présentes.
Pourquoi ToolSense
ToolSense est arrivé presque par hasard, via un e-mail de démarchage à froid au début de la pandémie qui, selon Biedermann, a tapé dans le mille. Le facteur décisif fut l'ouverture : un système de gestion des actifs qui traite tous les fabricants et tous les équipements de la même manière, qu'il peut configurer selon ses propres idées, en y attachant les images et les actifs qu'il souhaite. Il a salué la facilité d'utilisation, l'application mobile, le contact avec une équipe jeune et dynamique toujours joignable, et le flux régulier de nouvelles fonctionnalités ajoutées au cours des douze mois précédents.
C'est un système totalement ouvert ; tous les fabricants, tous les équipements sont traités de la même façon. Et je peux construire le système un peu selon mes propres idées. C'est quelque chose qui m'a beaucoup plu.
Ralph Biedermann · CEO Operations, Breer Gebäudedienste
Impact opérationnel
Le changement majeur, c'est la qualité des données : après avoir d'abord commencé par le mauvais bout et tourné en rond, Breer dispose désormais d'une base de données de premier ordre. Avec l'application, Biedermann peut ouvrir ToolSense et voir où se trouve une machine donnée, ce qui compte particulièrement pour le travail à distance et pour les responsables d'objet en télétravail. L'intégration a été facilitée par l'import en masse de données de base via Excel ; importer tous les clients d'une simple pression, il l'a qualifié de sensationnel. Son conseil aux autres déployant la maintenance et la gestion des machines : y aller calmement, sans pression, nommer un responsable de processus pour saisir les données, et réfléchir en amont à la façon de regrouper les machines, aux sous-groupes à créer et aux images à associer. Interrogé sur un retour à Excel pour la gestion du parc, sa réponse fut claire : pas dans ce contexte.
Et ensuite
Biedermann attend des changements importants dans le nettoyage de bâtiments, non seulement des machines évoluant vers la robotique et le travail autonome, mais aussi les systèmes de back-office : ERP, gestion documentaire et plus encore, qui manquent encore à de nombreuses entreprises. Il décrit le nettoyage comme un métier artisanal où le travail est solide mais où les processus en arrière-plan restent souvent très artisanaux. Face à une pression croissante sur les coûts dans le secteur, notamment liée au salaire minimum, lui et ToolSense voient la gestion des équipements comme un domaine longtemps négligé où la numérisation peut dégager efficacité et économies sans que cela fasse mal.
