Breer Gebäudedienste, ein Gebäudereiniger mit 125-jähriger Geschichte, ersetzte eine nahezu leere Excel-Tabelle durch ToolSense und verfügt nun über eine Top-Datenbasis sowie eine App, mit der Führungskräfte von überall, auch aus dem Homeoffice, sehen, wo jede Maschine ist.
Breer ist eines der ältesten Unternehmen seiner Art in Deutschland, mit Aufzeichnungen bis 1897 zurück und nach wie vor in fünfter Generation von der Familie Breer geführt. Ralph Biedermann ist Geschäftsführer der seit 1992 vollständig eigenständigen Niederlassung Heidelberg, wo er seit 2007 tätig ist. Das Unternehmen ist ein hochwertiger Dienstleister in der Gebäudereinigung mit langen Kundenbeziehungen und deckt die Metropolregion Rhein-Neckar rund um Mannheim und Heidelberg ab.
Die Ausgangslage
Breer suchte seit Jahren nach einer vernünftigen Software zur Verwaltung seines Maschinenparks, besuchte Messen und sah sich viele Optionen an. Die meisten waren herstellerseitig entwickelt: gut für die Produkte dieser Marke, aber schlecht oder unmöglich, wenn es darum ging, Maschinen anderer Hersteller hinzuzufügen, und Breer wollte sich über die Software nicht auf einen Hersteller festlegen. Der Status quo war eine klassische Excel-Tabelle, in der Objekte aufgeführt waren und welche Maschine darin stand, mit einem Unterpunkt dazu, ob die elektrische Schutzuntersuchung gemacht wurde. Das war alles. Die Tabelle war schwer zu pflegen und selten aktuell; ein Besuch in einem Objekt oder dessen Räumung wurde oft zur Überraschung darüber, welche Maschinen tatsächlich vorhanden waren.
Warum ToolSense
ToolSense kam fast zufällig, über eine Kaltakquise-E-Mail nahe dem Beginn der Pandemie, die, wie Biedermann sagt, den Nagel auf den Kopf traf. Entscheidend war die Offenheit: ein Asset-Management-System, das alle Hersteller und alle Gerätschaften gleich behandelt und das er nach seinen eigenen Vorstellungen einrichten kann, mit den Bildern und Anlagen, die er möchte. Er lobte die einfache Bedienung, die mobile App, den Kontakt zu einem jungen, dynamischen Team, das immer erreichbar ist, und den stetigen Strom neuer Funktionen, die in den zwölf Monaten zuvor hinzugekommen waren.
Es ist ein ganz offenes System; alle Hersteller, alle Gerätschaften werden gleich behandelt. Und ich kann das System ein bisschen nach meinen Vorstellungen aufbauen. Das war etwas, das mir sehr gut gefallen hat.
Ralph Biedermann · CEO Operations, Breer Gebäudedienste
Wirkung im Betrieb
Die wichtigste Veränderung ist die Datenqualität: Nachdem man anfangs am falschen Ende begonnen und sich im Kreis gedreht hatte, hat Breer nun eine Top-Datenbasis. Mit der App kann Biedermann ToolSense öffnen und sehen, wo eine bestimmte Maschine ist, was besonders für mobiles Arbeiten und für Objektleiter im Homeoffice wichtig ist. Das Onboarding wurde durch den Excel-basierten Massen-Upload von Grunddaten erleichtert; den Import aller Kunden auf Knopfdruck nannte er sensationell. Sein Rat an andere bei der Einführung von Wartung und Maschinenmanagement: entspannt herangehen, keinen Druck aufbauen, einen Prozessverantwortlichen für die Datenpflege benennen und sich im Vorfeld überlegen, wie man die Maschinen clustert, welche Untergruppen man einführt und welche Bilder man hinterlegt. Auf die Frage, ob er für das Maschinenmanagement je wieder zu Excel zurückkehren würde, war seine Antwort eindeutig: in diesem Zusammenhang nicht.
Wie es weitergeht
Biedermann erwartet erhebliche Veränderungen in der Gebäudereinigung, nicht nur Maschinen in Richtung Robotik und autonomer Arbeit, sondern auch die Backoffice-Systeme: ERP, Dokumentenverwaltung und mehr, die vielen Firmen noch fehlen. Er beschreibt die Reinigung als Handwerksbranche, in der die Arbeit solide ist, die Prozesse im Hintergrund aber oft noch sehr handwerklich bleiben. Bei steigendem Kostendruck in der Branche, auch durch die Mindestlohn-Dynamik, sehen er und ToolSense das Gerätemanagement als einen lange vernachlässigten Bereich, in dem die Digitalisierung Effizienz und Einsparungen erschließen kann, ohne dass es wehtut.
