WEISBENDER hat einen Flickenteppich aus Excel-Tabellen und Einzellösungen durch einen einzigen Asset-Prozess ersetzt, der direkt in der Software steckt, die die Teams ohnehin täglich nutzen, und gibt Objektleitern und dem Betrieb erstmals einen vollständigen Überblick über Maschinen und Geräte.
Die WEISBENDER Gebäudedienste GmbH ist ein klassisches mittelständisches Familienunternehmen mit rund 320 Mitarbeitenden, regional statt deutschlandweit tätig in der Gebäudereinigung, der Grünanlagenpflege und im Winterdienst. Magdalena Collenbusch ist seit zweieinhalb Jahren Geschäftsführerin und hat die Digitalisierung ins Zentrum des Unternehmens gerückt.
Die Ausgangslage
Vor ToolSense war das Bild „sehr mau", wie Collenbusch es selbst beschreibt. Im ERP-System waren zwar Fahrzeuge und größere Maschinen erfasst, kleine Geräte wie Staubsauger fielen aber komplett hinten rüber. Leitern lagen in einer Excel-Tabelle, für die VDE-Prüfung gab es noch eine separate Excel-Tabelle. Alles war sporadisch, ohne einen einzigen verlässlichen Datensatz. Die Winterdienstfahrzeuge wiederum liefen über ein weiteres eigenständiges IoT-System, eine zusätzliche Insellösung in einer Landschaft, mit der Collenbusch nicht zufrieden war.
Warum ToolSense
Der digitale Weg von WEISBENDER begann mit der Zeiterfassung von Blink und wuchs Modul für Modul. Als ToolSense als Blink-integrierte Option auftauchte, passte es zum Leitgedanken: alles aus einer Hand, keine Insellösungen mehr. Das machte die Einführung realistisch, weil das Asset Management in der Oberfläche lebt, die die Mitarbeitenden ohnehin täglich öffnen, statt in einer Parallelplattform, die niemand nutzen würde.
Wir hatten diese Insellösungen, wovon ich nicht sehr begeistert war. Jetzt haben wir alles nur noch in einer Oberfläche.
Maria Magdalena Collenbusch · Geschäftsführerin, WEISBENDER
Wirkung im Betrieb
Die Veränderung zeigt sich im Alltag. Objektleiter arbeiten hauptsächlich in Blink, und wenn sie in das Objekt springen, in dem sie sich gerade befinden, werden die dort erfassten Geräte bereits angezeigt. Der Betriebsleiter nutzt die webbasierte ToolSense-Oberfläche, um Fahrten zu kontrollieren und das IoT-Tracking der Winterdienstfahrzeuge zu überwachen, das früher ein eigenes System brauchte. Das Ergebnis ist eine Oberfläche statt mehrerer, weniger Tools, mehr Einblick und höhere Akzeptanz bei den Field-Service- und Werkstattmitarbeitern, die dafür sorgen, dass Maschinen geprüft, gesetzeskonform und schnell repariert sind.
Wie es weitergeht
WEISBENDER steckt noch mitten im Rollout. Ein Wechsel von Objektleitern hat einige Bereiche verzögert, daher ist die nächste Aufgabe, wirklich jedes Gerät zu erfassen, klein wie groß, für einen vollumfänglichen Überblick statt nur über Fahrzeuge. Darüber hinaus möchte Collenbusch, dass die Tickets ernsthaft genutzt werden und die Kommunikation mit Lieferanten und zur Ersatzteilbeschaffung über ToolSense läuft, sauber dokumentiert, weg von E-Mails und Anrufen. Auch die Reinigungskräfte sollen mit dem QR-Code auf jeder Maschine vertrauter werden. Ihr Rat an andere spiegelt den eigenen Weg wider: kleinteilig vorgehen, Bereich für Bereich, erst der Fuhrpark, dann die Maschinen, damit niemand verloren geht und die Motivation hält. WEISBENDER greift das Thema dafür monatlich in der Bereichs- und Objektleiterbesprechung auf.
