Die 2M-Gruppe bringt ihren gesamten Bestand an Reinigungsmaschinen, Geräten, Fahrzeugen und PSA in ToolSense, ersetzt teurere GPS-Systeme und einzelne Listen durch eine einzige Datenquelle, die weiß, wo jedes hochwertige Gerät ist, in welchem Zustand es sich befindet und wann es zuletzt geprüft wurde.
Oliver Majowski hat die 2M-Gruppe vor 21 Jahren gegründet und führt sie als Geschäftsführer. Er hat das Gebäudereiniger-Handwerk von der Pike auf gelernt, vom Gesellen über den Meister bis zum öffentlich bestellten Sachverständigen, und kennt die Probleme aus erster Hand, die das Verwalten von Maschinen, Geräten und Fahrzeugen im großen Maßstab mit sich bringt.
Die Ausgangslage
2M hatte versucht, seine Maschinen und Geräte in der Software anzulegen, doch in der Praxis war das Bild alles andere als verlässlich. Oliver erzählt die Geschichte, die alles auf den Punkt bringt: Das Unternehmen suchte ein Jahr lang eine Glasreiniger-Leiter, ging davon aus, der Kunde habe sie gestohlen, und fand genau dieselbe Leiter ein Jahr später bei genau demselben Kunden wieder. Es gab keine verlässliche Möglichkeit, jederzeit zu wissen, wo, wann und in welchem Zustand ein Gerät war, gerade bei hochwertigen Stücken.
Der Anstoß kam aus zwei Richtungen. Das Unternehmen stellte auf ein neues ERP um, dessen Geräteverwaltung das nicht mehr leisten konnte wie zuvor, und die bereits genutzten separaten GPS-Systeme waren kostenintensiv für das, was sie lieferten, im Kern die Bestätigung, ob ein Mitarbeiter vor Ort war, wenn ein Kunde sich beschwerte.
Warum ToolSense
Ein Kollege aus der Reinigungsbranche empfahl ToolSense, und als Oliver es gegen die ERP-Lücke hielt, wurde es zum geplanten Ersatz. Zwei Dinge gaben den Ausschlag: das Fuhrpark-Thema, das schon für sich allein einen positiven Business Case zeigte, und ein Feature, das er hervorhebt, ein Bluetooth-Tag an hochwertigen Maschinen, das automatisch erfasst wird, wenn das Gerät ins Firmenfahrzeug verladen wird, und wieder beim Ausladen. Auch eine Blink-Integration erleichterte den Rollout, indem sie Objekte und Geräte über die Systeme hinweg synchronisiert, die die Teams vor Ort ohnehin nutzen.
Wir haben ein Jahr lang eine Leiter gesucht. Sie war spurlos verschwunden, wir sagten, der Kunde habe sie geklaut, und ein Jahr später fanden wir genau dieselbe Leiter bei genau demselben Kunden wieder. Das war der Status quo.
Oliver Majowski · Geschäftsführer, 2M-Gruppe
Wirkung im Betrieb
Oliver ist ehrlich: Alles zu erfassen ist ein riesiger Aufwand, 2M schätzt grob rund 2.500 Maschinen und Geräte insgesamt (noch ohne die Büro-EDV der einzelnen Niederlassungen) und ist derzeit bei etwa 250 erfassten, die Arbeit ist also längst nicht fertig. Doch der Nutzen ist schon sichtbar: saubere Daten zu Alter, Zustand und letzter DGUV-V3-Prüfung jedes Geräts, verknüpft mit dem Ort, an dem das Gerät tatsächlich steht. Für ein FM-Unternehmen unter hohem Kostendruck fließt diese Transparenz direkt ins Controlling. Oliver beschreibt, wie er Stunden damit verbringt, Tabellen manuell abzugleichen, um zu verstehen, warum die Margen nicht aufgingen, in einem Fall ein Verlust von 35.000 Euro auf einem einzigen Objekt, genau die Art von Leck, das man nur entdeckt, wenn man weiß, was man hat und was es kostet.
Wie es weitergeht
Das Ziel ist, alles in ToolSense zu verwalten, vom Staubsauger über die Glasreiniger-Leiter bis zur Industriekletterer-Ausrüstung, mit vollständiger Prüfungsverfolgung und der Möglichkeit auszuwerten, wie oft ein Gerät ausfällt, repariert werden muss oder sich nicht mehr lohnt zu reparieren. Derselbe Ansatz erstreckt sich auf Fahrzeuge und PSA. Für Oliver ist es zugleich eine Frage der Sicherheit und der Effizienz: zu wissen, wo jedes Gerät ist und in welchem Zustand, damit Mitarbeiter nicht mit einem mit Klebeband zusammengehaltenen Staubsauger losgeschickt werden und damit kein Kapital in Maschinen versickert, die ungenutzt herumstehen oder ständig ausfallen. Sein Rat an andere: den Aufwand der vollständigen Erfassung nicht scheuen, denn diese Ordnung ist das Fundament eines gesunden Unternehmens.
