Flottenmanagement
Eine Facility-Management-Firma mit ca. 3.000 Mitarbeitern hat kürzlich ihre komplette Fuhrpark-Telematik vom bekannten Anbieter "Webfleet" auf das ToolSense-System umgestellt. Dadurch werden nun mehr als 30.000 € pro Jahr an Softwarekosten eingespart.
Diese Fallstudie beleuchtet:
- Wie das Unternehmen Webfleet genutzt hat
- Welche Funktionen stattdessen von ToolSense genutzt werden
- Einen Vergleich der Kosten beider Systeme und eine 4-jährige ROI-Betrachtung
- Wie der Systemwechsel durch eine "ToolSense-Vertragsübernahme" ohne jegliche Zusatzkosten ermöglicht wurde
Wie das Unternehmen Webfleet genutzt hat
Das Facility-Management-Unternehmen hat Webfleet hauptsächlich zur Ortung, Routenverfolgung und Fahrtendokumentation genutzt.
Die Möglichkeit eines finanzamtrelevanten Fahrtenbuchs mittels Webfleet wurde vom Unternehmen jedoch nicht genutzt.
Welche Funktionen stattdessen von ToolSense genutzt werden
Dieselben Anwendungsfälle werden in ToolSense abgedeckt: eine Übersicht über die Fahrten eines Fahrzeugs, die Routenhistorie, die Fahrtendokumentation und die Fahrer-Identifizierung mittels RFID-Karte.
Optimieren Sie Ihr Flottenmanagement mit ToolSense: Profitieren Sie von nahtloser Fahrtenerfassung, proaktiver Wartung und Kosteneinsparungen – alles auf Basis einer bewährten Lösung. Wechseln Sie mühelos und nutzen Sie die Kraft Ihrer Daten für klügere Entscheidungen.
Vergleich der Kosten beider Systeme und 4-jährige ROI-Betrachtung
Da das Unternehmen eine Flotte von 149 Fahrzeugen hat und diese auch mit dem Webfleet-System ausgestattet hatte, gestaltet sich der gesamtheitliche Kostenvergleich wie folgt.
Über einen 4-Jahres-Vergleich sieht man, dass das Unternehmen durch den Wechsel auf ToolSense durchschnittlich mehr als 30.000 € jährlich an Softwarekosten einspart. Wenn man die Anschaffung der Hardware außer Acht lässt und nur die laufenden Abogebühren für die Telematik-Hardware einbezieht, spart das Unternehmen mit ToolSense immer noch mehr als 20.000 € pro Jahr.
Hierbei ist wichtig herauszustreichen, dass – wie angeführt – alle nötigen Funktionen für das Fuhrparkmanagement ebenfalls in ToolSense vorhanden sind und daher keinerlei Abstriche gemacht werden müssen.
Wie der Systemwechsel durch eine "ToolSense-Vertragsübernahme" ohne jegliche Zusatzkosten ermöglicht wurde
Ein Hemmnis für den Wechsel des Systems war jedoch die vertragliche Bindung an Webfleet. Die 149 Telematik-Einheiten waren teilweise mit einer vertraglichen Laufzeit von 12 bis zu 24 Monaten versehen.
Daher hatte das Unternehmen die folgenden zwei Möglichkeiten, um einen Systemwechsel von Webfleet auf ToolSense zu realisieren:
Option 1 – Auf das Auslaufen der Webfleet-Verträge warten
- Vorteil: Keine Mehrkosten
- Nachteil: Langwieriger Prozess, mühsam, zwei Systeme parallel, Ersparnis kommt erst Stück für Stück
Option 2 – Sofort wechseln und die laufenden Webfleet-Verträge weiter zahlen
- Vorteil: Schneller Prozess, nur ein System
- Nachteil: Hohe Mehrkosten durch weiterlaufende Webfleet-Verträge
Beide Optionen sind eher unattraktiv. Daher haben wir bei ToolSense die Möglichkeit einer "Vertragsübernahme" geschaffen.
Hierfür hat das Unternehmen die Liste an Webfleet-Telematik-Einheiten gegenüber ToolSense offengelegt, jeweils mit den Kosten pro Monat und dem Verlängerungsdatum pro Einheit.
ToolSense hat dann die vertraglich fixierten Webfleet-Kosten berechnet, die das Facility-Management-Unternehmen auf jeden Fall noch an Webfleet zahlen musste. In diesem Fall waren es 14.650,13 €.
ToolSense hat dem Unternehmen dann im Rahmen einer Austauschaktion von 149 Auto-Telematik-Modulen einen einmaligen Sonderrabatt von 14.650,13 € gewährt.
Somit konnte das Unternehmen alle Webfleet-Verträge kündigen und sofort auf das ToolSense-System umsteigen.
Dies geschah ohne jegliche Mehrkosten durch die Webfleet-Verträge. Der einzige Aufwand war:
- bei Webfleet die Verträge zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu kündigen
- in 149 Autos das Webfleet-Telematik-Modul abzustecken und das ToolSense-Telematik-Modul anzustecken
Dieser Ansatz hatte die folgenden Vorteile für das Unternehmen:
- Keine zusätzlichen Kosten durch weiterlaufende Webfleet-Verträge
- Sofortiges Arbeiten mit nur einem System (ToolSense)
- Ab Tag 1 Realisierung des Business Case und Ersparnis von mehr als 20.000 € pro Jahr an Softwarekosten
Der einzige Nachteil war in diesem Fall für ToolSense der zusätzliche Rabatt, der gewährt wurde. Dieser wurde aber im Sinne einer langfristigen Partnerschaft als sinnvoll angesehen.
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