Die Grüter Suter Kaffeemaschinen AG ersetzt jahrelange Excel-Serviceplanung durch eine einzige ToolSense-Plattform für Ticketing, Wartungsdaten und Technikerplanung, der unternehmensweite Rollout läuft gerade.
Die Grüter Suter Kaffeemaschinen AG ist ein Schweizer Kaffeemaschinen-Unternehmen für Gastronomie, Pflegeheime, Krankenhäuser und Firmenkunden. Fabian Ruiz führt das Unternehmen als CEO. Das Team wartet die Maschinen beim Kunden vor Ort, führt die vorbeugende Wartung durch und betreibt einen Notdienst für den installierten Bestand.
Die Ausgangslage
Jahrelang plante Grüter Suter seine Arbeit mit den klassischen Excel-Tabellen, die fast jedes Unternehmen kennt. Nach der Einführung eines neuen ERP-Systems vor etwa vier Jahren, samt digitaler Rapportierung, merkte das Team schnell, dass auch die Planung eine Digitalisierung braucht: ERP ist eher buchhalterisch ausgerichtet, und die Rapportierung deckte nur einen Teil ab. Periodizität und Termintreue gegenüber den Kunden wurden von Hand immer schwerer zu steuern. Für ein kleines Unternehmen war die mobile Datenerfassung und Rapportierung ein „Mammutprojekt", und die Planung war etwas vernachlässigt worden.
Der technische Leiter und Kundendienstleiter machte sich gemeinsam mit einem IT-Spezialisten tief in die Online-Recherche und Demoversionen und blieb bei ToolSense hängen. Nach der internen Vorstellung entschied sich die Geschäftsleitung für diesen Weg.
Warum ToolSense
Das Onboarding war echte Arbeit. Die aus dem ERP exportierten Stammdaten waren nicht so, wie sie sein mussten, also investierte das Team viel in deren Aufbereitung vor dem Import. Mit Unterstützung von Manuel von ToolSense passten sie das Field-Service-Tool dann an ihre Bedürfnisse an, in dem Bewusstsein, dass es kein „Wunschkonzert" ist: Man passt auch die eigenen Prozesse an, damit das Ganze Sinn ergibt. Eine Testphase mit zwei Technikern und der Administration brachte die Erkenntnisse für den vollständigen Rollout.
Das Tool ist für uns keine Lösung, sondern ein Hilfsmittel zur Qualitätssteigerung, und dafür müssen wir es nutzen.
Fabian Ruiz · CEO, Grüter Suter Kaffeemaschinen AG
Wirkung im Betrieb
Der Rollout erfolgt in diesem Monat: Die gesamte Organisation plant, ticketet und verwaltet Wartungsdaten in ToolSense, und das alte Ticketing-System wird abgelöst. Die beiden zentralen Ziele sind Effizienz und Planungssicherheit, eine einzige, verlässliche Quelle statt verstreuter Daten, Telefonnummern und Adressen. Es geht darum, Ressourcen besser zu nutzen, nicht abzubauen, und Zeit zu gewinnen, denn Zeit steht der Kundenbetreuung immer wieder im Weg. Ruiz erwartet zudem, dass ToolSense die Dokumentation der Elektroprüfung und sogar die Urlaubs- und Kapazitätsplanung des Personals unterstützt.
Wie es weitergeht
Ruiz sieht die Asset-History und Wartungsplanung als eine einzige Informationsplattform für Techniker und Administration, damit nichts in einer Excel-Tabelle landet und verschwindet. Sein Rat an andere: das Tool als Hilfsmittel verstehen, nicht als fertige Antwort, die Anwender beim Mitdenken über Verbesserungen halten und den Dialog mit dem Anbieter pflegen. Mit Blick nach vorn teilen beide Seiten ein Ziel: die Maschine, die selbst nach Service ruft, Telemetrie und IoT, die automatisch ein Ticket erzeugen, statt darauf zu warten, dass der Kunde anruft.
