Die Henning-Gruppe nutzt ToolSense, um Maschinenverwaltung schneller und transparenter zu machen: weg von langen Excel-Listen, hin zu direkten Schadensmeldungen, Reservierungen und einem gemeinsamen Überblick über Maschinenbewegungen.
Die Henning-Gruppe ist ein deutsches Facility-Services-Unternehmen mit rund 1.500 Mitarbeitenden und etwa 1.000 Kunden. Das Unternehmen arbeitet in der allgemeinen Gebäudedienstleistung mit Schwerpunkten Reinigung, Sicherheitsdienste und Gartenpflege. Karsten Winkler ist kaufmännischer Leiter und verantwortet Verwaltung und Digitalisierung.
Vor ToolSense
Maschinenverwaltung bedeutete früher große Excel-Listen mit vielen Informationen, aber wenig Sicherheit, ob die Maschinen noch dort waren, wo sie laut Liste stehen sollten. In der Reinigung wechseln Geräte oft kurzfristig den Einsatzort: Ein neuer Auftrag startet morgen, ein Staubsauger wird nach Feierabend verladen, und der Asset-Datensatz hinkt der Realität hinterher.
Diese Ad-hoc-Arbeitsweise machte es schwer, Standort, Zustand und Verantwortung mit den vorhandenen Ressourcen sauber nachzuhalten.
Schnellere Meldungen und klare Zuständigkeit
Mit ToolSense gehen Schadensmeldungen direkt an die richtige Adresse, statt über Telefonate und falsch adressierte E-Mails zu laufen. Techniker können sofort handeln, während Führungskräfte sehen, wo Maschinen stehen und wer sie reserviert hat.
Karsten betont auch den wirtschaftlichen Wert der eingesparten Zeit. Objektleiter müssen nicht mehr zu einem Objekt fahren, nur um zu prüfen, welche Maschinen dort stehen. Reinigungskräfte vor Ort können Probleme direkt melden, und die Organisation arbeitet mit denselben Informationen.
Schadensmeldungen gehen direkt an die richtige Adresse. Der Techniker bekommt die Meldung sofort und kann sofort handeln. Das Thema Transparenz und Geschwindigkeit in der Kommunikation hat uns sofort überzeugt.
Karsten Winkler · Kaufmännischer Leiter, Henning-Gruppe
Adoption richtig starten
Die Henning-Gruppe startete mit einer kleinen Gruppe von Objektleitern, die offen für digitale Geräteverwaltung waren. Innerhalb einer Woche wollten weitere Teams ebenfalls mitmachen, weil der praktische Nutzen sichtbar wurde: keine Stapel von Inventurzetteln, keine handschriftlichen Notizen und kein manuelles Suchen im Unternehmen.
Für Karsten ist die Antwort auf die Frage, ob er zu Excel zurückkehren würde, klar: nein.