Bidvest nutzt ToolSense, um Asset Operations transparenter, schneller dokumentierbar und einfacher steuerbar zu machen. Diese Kundengeschichte legt den Fokus auf den operativen Wandel: sauberere Asset-Daten, schnellere Problembearbeitung und Wartungsprozesse, die Teams im Arbeitsalltag befolgen können.
Bidvest Prestige Cleaning ist eines der größten Reinigungsdienstleistungs-Unternehmen Südafrikas. Myer Pincus steuert die nationale Technikorganisation von Johannesburg aus, mit Stützpunkten in Kapstadt und Port Elizabeth und rund sechzehn Technikern im Außendienst. Gemeinsam wartet das Team etwa 900 Maschinen pro Monat, Scheuersaugmaschinen, Kehrmaschinen und Kombigeräte, und der langfristige Umfang reicht an knapp 40.000 Assets über die gesamte Bidvest-Prestige-Basis hinweg.
Von Papier-Jobkarten zu einem digitalen Rückgrat
Vor ToolSense lief die Werkstatt auf Papier. Der Monatsplan lebte in Excel, Standorte wurden einem Techniker zugewiesen, und jeder Besuch erzeugte eine handgeschriebene Jobkarte, die ihren Weg zurück ins Büro finden musste. Bei der verschachtelten Struktur von Bidvest Prestige, Divisionen, Regionen, Gebäude, Maschinen innerhalb von Gebäuden, war schon die Zustellung der richtigen Karte an den richtigen Techniker ein kleines Projekt für sich.
ToolSense ersetzte diesen Ablauf von Anfang bis Ende. Jobkarten werden nun in der Plattform erzeugt, Arbeitsaufträge fließen automatisch zu den Technikern, und jedes Serviceereignis bleibt an die Maschine selbst angehängt, sodass beim Wechsel einer Maschine zwischen Standorten ihre komplette Historie mitwandert.
Papier geht verloren. Papier wird verlegt. Papier wird wegen Handschrift falsch gelesen. Mit ToolSense ist alles getippt, wir verwalten unsere Erlösquelle besser und haben volle Übersicht, die wir mit General Managern teilen können.
Myer Pincus · National Technical Manager, Bidvest Prestige Cleaning
Ein paralleler Rollout, dann komplett papierlos
Statt eines harten Umstiegs ließ Myer ToolSense und Papier drei bis vier Monate lang parallel laufen: Die Techniker füllten die Papierkarte aus, erfassten dann denselben Auftrag in ToolSense und hängten ein Foto der Papierversion an. Mit zunehmender Vertrautheit wuchs die Akzeptanz, dann wurden die Papierschritte abgeschafft. Selbst die am wenigsten computeraffinen Techniker des Teams stiegen problemlos um, ein Beleg für die Benutzeroberfläche.
In enger Zusammenarbeit mit ToolSense Customer Success ließ Bidvest Prestige vier individuelle Ticket-Vorlagen erstellen, die zur tatsächlichen Arbeitsweise passen, einschließlich eines Angebotsanfrage-Workflows, sodass Bestellungen nun innerhalb von ToolSense erstellt, verfolgt und abgeschlossen werden, statt per E-Mail hin- und herzuspringen.
Wohin es als Nächstes geht: IoT, mehr Assets, tiefere Analysen
Der heutige Umfang deckt die größere Aufsitz- und Nachläuferflotte ab. Der Plan ist, auf Waschmaschinen, Sauger, Polier- und Teppichmaschinen auszuweiten und schließlich alle rund 40.000 Prestige-Assets per QR-Code und Seriennummer zu verwalten.
Einige der neueren Maschinen, die in die Flotte kommen, werden bereits mit eingebauten Sensoren ausgeliefert; die Integration dieser IoT-Daten in dieselbe Plattform steht auf der Roadmap. Das andere Element ist eine engere Verknüpfung zwischen ToolSense und dem PowerBI-Reporting des Teams über die Integrations-Ebene.
