WISAG hat niederlassungsweise Excel-Dateien und verstreute PDFs durch ein zentrales System für seine Maschinenflotte ersetzt, vom ersten Meeting bis zum Livegang in der ersten Niederlassung in rund einem Monat, und rollt es auf Basis des starken Feedbacks aus der Operative weiter aus.
Die WISAG Gebäudereinigung Holding ist Teil der WISAG-Gruppe, einem der größten Facility-Management-Unternehmen Deutschlands. Die Gruppe gliedert sich in WISAG Facility Service, WISAG Industrie und WISAG Aviation und deckt alles ab, von Gebäudedienstleistungen über Industriehallen bis zur Bodenabfertigung am Flughafen. Steven Mollenhauer leitet die Digitalisierungsprojekte für die Reinigungsholding.
Die Ausgangslage
Vor ToolSense bestand der Status quo aus viel Excel, vielen Offline-Listen, vielen PDF-Dateien, die hin- und hergeschickt wurden. Es gab kein zentrales Verwaltungsprogramm; jede Niederlassung verwaltete ihre Datenbank einzeln. Die DGUV-Prüfungen verschärften die Zersplitterung: Ein Teil wurde als Eigenkontrolle durchgeführt, ein Teil mit Spartenkollegen aus der Gebäudetechnik wie der Elektrotechnik, und ein Großteil wurde an externe Nachunternehmer vergeben, von denen jeder mit einer eigenen Lösung ankam. Das Ergebnis war ein hoher Verwaltungsaufwand, allein um alles zusammenzuführen und alle Daten konsistent zu aktualisieren, statt auf zwanzig verschiedene Tools zu setzen.
Warum ToolSense
Der Erstkontakt kam über das zentrale Team für digitale Transformation bei WISAG, das übergeordnete Anfragen sammelt und an die am besten passende Sparte weiterleitet. Die Reinigungsholding griff das Gespräch auf, fand das Projekt äußerst spannend und entschied, es mit den operativen Teams zu pilotieren. Für Mollenhauer war das Entscheidende die Chance, alles an einem Punkt zu zentralisieren und zu digitalisieren, statt es über viele Systeme zu verteilen, genau die Stelle, an der ToolSense ansetzt.
Der Status quo war tatsächlich sehr viel Excel, sehr viele Offline-Listen, sehr viele PDF-Dateien, die ausgetauscht wurden. Es gab kein zentrales Verwaltungsprogramm.
Steven Mollenhauer · Projektmanager Digitalisierung, WISAG
Wirkung im Betrieb
ToolSense macht Maschinendaten und Maschinenverwaltung transparent: WISAG sieht direkt, wo sich die Maschinen befinden, wie stark sie ausgelastet sind und wie viele Geräte welcher Fabrikate an jedem Standort stehen. Mit direkten Auswertungen kann das Team gemeinsam mit den Kollegen vor Ort wirtschaftliche Prüfungen anstellen, stehen die richtigen Maschinen an der richtigen Position, braucht es größere oder kleinere Maschinen? Der Pilot lief schnell, vom ersten größeren Meeting bis zum Livegang in der ersten Niederlassung in etwa einem Monat, ungewöhnlich rasch für ein Unternehmen dieser Größe, und das Feedback kam direkt von den Objektleitern und der Operative, die die alten Probleme kannten. Ein Ablauf, der sich in einer Niederlassung bewährt hatte, wurde dann auf weitere ausgerollt, und die Asset-Management- und Field-Service-Prozesse wurden angenommen, weil die Operative die Erleichterung im Alltag spürte.
Wie es weitergeht
Mollenhauers wichtigstes Ziel ist eine langfristige Partnerschaft. Der nächste Schritt ist der vollständige Rollout über alle Reinigungsniederlassungen; darüber hinaus betreibt WISAG auch in den anderen Sparten Maschinen, in der Gebäudetechnik und am Flughafen, die künftig an ToolSense andocken könnten. Auf der Messe in Amsterdam besprochene Ideen reichen noch weiter, in Richtung IoT, Big Data und Digital-Twin-Szenarien, bei denen kombiniert wird, wo sich Mitarbeiter und Maschinen zu welchem Zeitpunkt befinden, um das Erlebnis für Mieter und Eigentümer zu verbessern. Sein Rat an andere: jetzt anfangen, die operativen Teams von Anfang an mitnehmen und nicht nur auf die großen Marktteilnehmer schauen, sondern auch auf Start-ups mit neuen Ansätzen.
