ISS Austria

ISS Austria beschäftigt rund 7.000 Mitarbeitende und betreibt ungefähr ebenso viele Maschinen, vom kleinen Gerät bis zum großen Scheuersaugautomaten. Auf dem Reinigungstag im Dezember 2025 haben Bernd Steinreiber, damals Head of Operations Performance bei ISS Austria und heute Global Head of Cleaning bei ISS, und Alexander Manafi, Mitgründer und CEO von ToolSense, gezeigt, wie aus Excel, Papier und WhatsApp ein digitaler Prozess für die gesamte Maschinenflotte geworden ist. Und was das wirtschaftlich bringt: 20 % weniger Investitionskosten für neue Maschinen.

Viele Stellen, viele Versionen, keine Echtzeit

Wer bei ISS Austria eine Information über eine Maschine brauchte, musste mehrere Stellen fragen. Die Leasingkosten kannte die Finanz, die Wartungskosten der Einkauf, ob eine Maschine kaputt war, wusste der operative Betrieb, und wie lange ein Leasing noch läuft, stand bei der Leasingbank. Jeder dieser Wege dauerte, und am Ende des Tages kostete das Ressourcen.

Dazu kam der manuelle Aufwand. ISS Austria hatte eine durchaus ordentliche Maschinenliste in Excel, abgelegt im Intranet, mit rund 400 Informationen pro Maschine: Kostenstelle, Objekt, Leasingbeginn. Nur arbeiteten oft vier Personen gleichzeitig daran, speicherten Kopien am Desktop und luden sie wieder hoch. Welche Version stimmte, wusste niemand sicher. Die Finanz führte eigene Strukturen, jede Niederlassung ihre eigene Liste. Formeln wurden gelöscht, Dateien verschoben, und vor jedem Quartalsgespräch mit der Finanz begann der Abgleich von vorn.

Die größte Lücke aber war die Echtzeit. Laut Liste sollte eine Maschine in einem bestimmten Objekt stehen. Ob sie dort tatsächlich war, ob sie überhaupt genutzt wurde, wusste niemand. Wurde ein Objekt abgerüstet und ein neues gestartet, gingen Maschinen zwischen den Inventuren schlicht verloren.

Wir sollten nicht über Leistungsstunden und Stundenkontrolle sprechen, sondern über Qualität und KPIs. Darüber redet man mit Kunden gerne. Dazu brauche ich aber Maschinenkontrolle.

Bernd Steinreiber · Global Head of Cleaning, ISS

Ein QR-Code an jeder Maschine

Die Lösung beginnt beim Gerät. Auf jeder Maschine, vom Kleingerät bis zum Scheuersaugautomaten, klebt ein QR-Code. Die Reinigungskraft scannt ihn mit dem eigenen Handy, ohne Diensthandy, ohne App und ohne Login. Ist das Handy auf Türkisch oder Arabisch eingestellt, erscheint das Formular in dieser Sprache. Die Störungsmeldung geht direkt an den Servicemanager und von dort an den zuständigen Lieferanten, im Reinigungsbereich etwa Kärcher, im Food-Service an ganz andere Partner. Die gesamte Kette läuft in einem System, und die Stillstandszeiten sind deutlich gesunken.

Genauso laufen die Prüfungen. Elektroprüfungen, Leitern, persönliche Schutzausrüstung: Was früher in Excel-Listen und Formularen stand, liegt jetzt in einer App, mit direkter Kommunikation an die Lieferanten. Fällt eine Prüfung an, bekommt der Objektleiter rechtzeitig eine Erinnerung, und wenn der Arbeitsinspektor kommt, ist alles dokumentiert.

Lieferanten arbeiten im selben System

Der entscheidende Unterschied ist für Bernd Steinreiber, dass alle Lieferanten von ISS Austria direkt in ToolSense arbeiten. Wird eine neue Maschine ausgeliefert, legt der Lieferant sie selbst an: Kostenstelle, Lieferort, wer sie übernommen hat. Das schont interne Ressourcen, und zum ersten Mal schauen alle auf dieselbe Datenbasis.

Alle Wartungskosten und Angebote pro Maschine liegen zentral in ToolSense und werden im Einkauf verwaltet. Der Servicemanager sieht, welche Kosten im nächsten Monat auf ihn zukommen, etwa ein fälliger Batterietausch, und kann entscheiden, ob sich die Reparatur lohnt oder eine Neuanschaffung. Wartungstermine stimmt er direkt über das System mit den Lieferanten ab.

Meldet jemand per QR-Code einen Defekt, sieht der Lieferant in Echtzeit, um welche Maschine es geht, und bringt gleich ein Ersatzgerät mit. Mit den wichtigsten Lieferanten hat ISS Austria vereinbart, dass ein Ersatz innerhalb von 24 Stunden vor Ort ist: Meldung heute um 15 Uhr, Maschine spätestens morgen um 15 Uhr. Weil jeder Schritt erfasst wird, lässt sich nachvollziehen, wann eine Meldung weitergeleitet wurde, wie schnell der Lieferant reagiert hat und wann repariert war. So lassen sich Partner vergleichen, statt sich mit „Ich komme morgen" vertrösten zu lassen.

Vernetzung über alle Marken

Jüngere Maschinen ohne eingebautes IoT hat ISS Austria mit IoT-Modulen nachgerüstet, neuere Generationen des Hauptlieferanten kommen bereits vernetzt. Statt sich in drei Herstellerportalen anzumelden, weil es von einer Marke sieben, von der nächsten drei und von der dritten acht Maschinen gibt, arbeitet das Team in einem System mit allen Maschinen. Auch Reinigungsroboter wie Gausium oder Pudu sind angebunden, damit es nicht zehn Apps braucht.

Der Business Case: 20 % weniger Investitionskosten

ISS Austria investiert jedes Jahr eine hohe sechsstellige Summe in neue Maschinen. Gleichzeitig zeigen die Daten, dass Maschinen sehr ungleich genutzt werden. Bernd Steinreiber nennt ein Beispiel: In einem Objekt stehen acht Geräte. Fünf fahren viel zu viel, drei viel zu wenig. Die überlasteten Maschinen verursachen hohe Wartungskosten, und weil ToolSense auch die Ladezyklen zeigt, wird sichtbar, ob richtig geladen wird. Die Batterie ist der größte Kostenfaktor einer Maschine; wird sie falsch geladen, ist eine zwei Jahre alte Maschine schnell ein Fall für die Entsorgung. Also wird das Team geschult, die Nutzung verteilt, und nach wenigen Tagen zeigen die Daten, ob es gewirkt hat.

Der größte Hebel liegt vor dem Einkauf. Braucht ein Objekt eine Maschine, prüft der Einkauf in ToolSense, ob der passende Typ irgendwo verfügbar ist, und schaut sich die Nutzung an. Steht eine gut gewartete, wenig genutzte Maschine an anderer Stelle, wird sie umgesetzt, statt eine neue zu kaufen. So konnte ISS Austria die Investitionskosten für Maschinen um 20 % senken. Das ist Geld für Ausbildung und Ausstattung der Mitarbeitenden, und es ist auch ein Beitrag zur Nachhaltigkeit, denn jede nicht gekaufte Maschine ist eine Batterie weniger, die entsorgt werden muss.

Früher hat der Objektleiter nicht gewusst, dass da links eine Maschine steht, die eigentlich das machen könnte.

Bernd Steinreiber · Global Head of Cleaning, ISS

Auch Qualität wird messbar. Fällt die Nutzung einer Maschine plötzlich ab, etwa nach einem Personalwechsel, bekommt der Objektleiter einen Hinweis, bevor der Kunde anruft, und kann nachschulen. Jeder Objektleiter sieht nur seine Maschinen, mit Laufzeit, Standort, Nutzung und Ladezyklen in einem einheitlichen Format.

Die Learnings aus der Einführung

Inzwischen ist ToolSense auch in vielen anderen ISS-Ländern im Einsatz. Für Unternehmen, die so ein System ernsthaft einführen wollen, hat Bernd Steinreiber klare Empfehlungen:

• Beim Betrieb anfangen. Vor dem Rollout erklären, was das System den Menschen im Objekt bringt. Wer es nur anordnet, löst Diskussionen aus, und die verschleppen jede Einführung.
• Alle an einen Tisch. Finanz, externe Buchhaltung, Einkauf, Objektleitung und Lieferanten, damit ab Tag eins jeder weiß, was er zu tun hat.
• Prozesse vorher vereinfachen. Mit Post-its aufschreiben, was heute passiert. Aus zehn Schritten werden oft vier.
• Daten bereinigen, bevor sie ins System kommen. Erst Inventur und einheitliche Formate, dann der Import.
• IoT schon bei der Auslieferung. Eine Maschine für 7.000 Euro kostet mit IoT-Modul 7.200 Euro. Über drei bis fünf Jahre Lebenszyklus rechnet sich das allemal.
• Lieferanten verpflichten. Der Prozess gilt für alle. Wer nicht mitmacht, sitzt nicht mehr mit am Tisch.
• Das Ziel definieren. Auslastung sehen, Investitionen senken, Maschinen nach einer Abrüstung wiederfinden: Was das System leisten soll, gehört vorher geklärt.

Wenn ich schlechte Daten ins System einspiele, habe ich am Ende schlechte Daten in einem System. Bevor ich etwas neu mache, muss ich erst das Alte korrigieren.

Bernd Steinreiber · Global Head of Cleaning, ISS

Mehr Zeit für Kunden und Mitarbeitende

Für Bernd Steinreiber hat das Facility Management zwei Hebel: die Reinigungskraft und den Objektleiter, der dafür sorgt, dass der Kunde zufrieden ist und der Vertrag erfüllt wird. Das System nimmt dem Objektleiter Telefonate, Nachfragen und E-Mails an Lieferanten ab. Selbst wenn das nur eine halbe Stunde am Tag ist, ist es eine halbe Stunde mehr für Kunden und Mitarbeitende. Die Reinigungskräfte haben den QR-Prozess mitentwickelt und gut angenommen, weil eine Meldung nicht mehr in einer WhatsApp-Nachricht untergeht.

Vom Digitalisieren zum Automatisieren

Der nächste Schritt, so Alexander Manafi, führt vom Digitalisieren zum Automatisieren. Heute zeigt ToolSense die Daten, und Menschen entscheiden. Künftig übernimmt ein KI-Agent die Routine, den ToolSense heute KI Flotten-Assistent nennt: Er verbindet Kosten-, Service- und IoT-Daten, erkennt etwa, dass eine Maschine in einem Objekt kaum genutzt wird und in einem anderen gebraucht würde, und fragt den Einkäufer nur noch, ob er die Umsetzung anstoßen soll. Ein Klick, und das Ticket an den Lieferanten ist erstellt.